Produktivitet kontra produktivitetsverktyg gör den senare verkligen arbete?

När jag studerade var allt jag behövde en anteckningsblock och en penna för att hålla reda på alla mina uppdrag. Denna metod var giltig och pålitlig ... tills skolan bryter. Mina anteckningar har en tendens att växa ben och gå MIA på mig, och när jag var på universitetet blev elektroniska anteckningsblock och online kalendrar mina favoritval. Bärbara datorer och datorer var märkbart svårare att förskjuta än cellulosabaserade skribringar av dina helgplaner.

Då kom "vi har en app för den tiden" och hela helvetet släppte lös. Denna period gav upphov till massor av appar som levererar en eller två stora uppgifter för användaren. Nu kan de gå många namn, men en av de mer populära är "produktivitetsverktyg". en verktyg att göra dig mer produktiv? Vad är det för att hata, eller hur? Tydligen gott.

Det är sångaren, inte rimen

Ärligt talat kan tekniska verktyg bara göra så mycket. Ingen blir omedelbart en mästerkock bara för att de har topprankade kockknivar. Spellcheckers kan till exempel hjälpa till med att minimera stavfel, men de gör dig inte bättre skriv över natten. Synkroniseringssystem ser till att du får de filer du behöver var som helst, när som helst, men du måste fortfarande hålla reda på alla olika versioner av dokument du har. Och du måste starta din tidspårare innan du börjar jobba, annars blir ingenting spårat.

Effektiviteten av dessa verktyg börjar med användaren. Om du inte är minst produktiv i vad du gör, förvänta dig inte att verktygen ska fungera mirakel för dig, för det är inte vad de är gjorda för.

Fällan av att göra-listor

Åh, jag älskar att göra-listor. De är grymma. Jag jotar allting, glöm aldrig någonting, någon händelse eller ärende någonsin igen. Jag blev drottningen av produktivitet. Sedan märkte jag tre fall av att vara för produktiv för ditt eget bästa.

Elefanten i rummet

En, du förväntas komma ihåg allt: dina kollegor ber dig att bekräfta saker för dem din chef berättar dig när du saknar en tidsfrist (eftersom det är omöjligt att du skulle glömma datumet); och glömmer din mors födelsedag skulle starta ett kärnvapenkrig i ditt nästa familjeåterförening (ledsen mamma).

Du får inte längre glömma någonting. Nu är det en läskig tanke.

Oändlig historia

Två, du prioriterar alltid dina ärenden varje gång du lägger till något nytt på listan. "Att få mjölken" kan ta så lång tid som en vecka för att korsa eftersom du fortsätter att lägga allting framför den, när de kommer in. Och ditt sinne kommer att ha en tendens att glömma de saker du glömmer att lägga till i din lista.

Du kommer att programmeras för att vara helt beroende av den här listan. Effekten? Jag slog av misstag en lista - som inte säkerhetskopierades - en gång i mitten av en super upptagen period. Det var kaos. Fullständigt kaos.

Vem jobbar för vem?

Tre kommer du till slut att lista, uppdatera, korsa och ta bort din planerare / arrangör / app / verktyg även när du är fast i trafik, väntar på en klient, sitter vid busshållplatsen eller när telefonen är i flygläge. Om du tror att det är normalt och ett acceptabelt beteende enligt dagens standarder frågar jag dig detta: är du mer produktiv eller jobbar mer?

De är inte samma sak. Kom ihåg att konceptet bakom produktivitetsverktyg är att verktygen ska göra Mer så att du kan göra mindre. Om det inte hjälper dig att få mer tid åt dig själv ska det inte kallas ett produktivitetsverktyg.

Hemligheten att vara produktiv är ...

... att klara dig bra. Att bara ha verktygen räcker inte, du behöver också självdisciplin, en organiserad inställning till dina uppgifter, förmågan att använda dina resurser väl och veta när du ska släppa taget. Åh, och hålla ögonen på deadlines och veta hur man prioriterar är också viktiga egenskaper men de kan hjälpa till med de nämnda verktygen.

Gentag påminnelse att alltid tilldela tid för dig själv och för din familj (även de två måste separeras). Människor är mer som battericeller än maskiner. Vi kan inte arbeta nonstop; vi måste sakta ner, varva ner, stoppa, ladda och starta igen.

Så om du arbetar eller använder en buggy, spränger tekniskt verktyget dig över frustrationsgränsen, du är den enda personen som kan lägga ett stoppskylt och ta en paus.

Verktyg av min handel

Alla produktivitetsverktyg är inte bra för alla. Det är den främsta anledningen till att din kollega kanske gillar ett synkroniseringsprogram men du gillar en annan. Det är också varför det finns hundratals produktivitetsverktygslistor där ute som inte har några gemensamma likheter alls. Det är ett fritt universum; du kan använda vilket verktyg som "synkroniseras" med dig, så att säga.

Ännu viktigare är valet av produktivitetsverktyg en fråga om personlig preferens; Det är som när du plockade ut det tillbehöret som går bra med din Halloween kostym. Du vet när något fungerar för dig och när det inte är det. Låt inte någon annan trycka dig på att du borde eller kan använda bara ett visst verktyg eller en app.

Slutsats

När det gäller att jag efter att ha slutat jobbet för att gå full frilans, arbetade med jonglering, en behövlig pjokk och tog mina mästare på sidan fick jag inse att jag behövde all hjälp jag kan få. Mitt favorit produktivitetsverktyg? Bra oljepenn och papper - En notebook med liten storlek för att vara exakt. Jag behöver inte ladda det eller rädda mig för att det skulle gå tom för juice Jag kan göra kopior av mina påminnelser, lägg dem i kylen, peka upp det på ett bräde eller släppa det i en bok.

Mina anteckningar är lätta att kompilera, skriva upp, korrigera och uppdatera, och jag behöver inte en handledning för att kunna använda den ordentligt. Dessutom, när jag får en uppgift, är det alltid mer tillfredsställande att skicka anteckningen i papperskorgen än att klicka på "Klar".