Guide till online-samarbeten Användbara tips, verktyg och applikationer

Konsten att samarbeta på nätet har varit långsamt finjusterat under ett par årtionden. Man kan hävda att digitalt nätverk startade med mobiltelefonernas popularitet. Men World Wide Web har expanderat för att skapa en mötesplats där idéer kan utvecklas till något mycket verkligt och konkret. Att arbeta med ett lag av vilken storlek som helst kommer att kräva någon kompromiss. Och med rätt verktyg och ideologier är det möjligt att bygga några av framtidens största tekniska framsteg.

Det verkar mycket lättare att göra detta skriftligt än när du behöver sätta dina idéer i rörelse. Du måste få alla att tänka på samma sida och kommunicera sina idéer effektivt. Detta kräver starkt ledarskap och rätt plattform för att starta kreativa strävanden. I den här artikeln vill jag dela några av mina tips för att få ditt team att samarbeta online.

Få laget organiserade

För mycket försök och fel har jag kommit till slutsatsen att organisationen är nummer ett råd du borde följa. Om du tar något bort från den här artikeln borde det vara hur du får ditt lag organiserade.

(Bildkälla: applec2400)

Varje projekt kan behöva en annan organisationsstil. Du måste ha en ren metod för att dela idéer och gruppera relaterade ämnen tillsammans. E-post är ett självklart val eftersom du kan konfigurera kategorier och taggar för arkiverade diskussioner. Men det är inte så bra för realtidsdelning mellan flera personer.

Privata forum

Chat-applikationer är en annan lösning, men inte så bra med att spara äldre textkonversationer. Det betyder att det är extremt svårt att organisera informationen eller till och med få tillgång till det senare.

Jag tror att en privat diskussionsforum kan vara den perfekta platsen att dela med sig av dessa idéer. Var och en av dina lagmedlemmar kan skapa nya trådar och svara på kommentarer i realtid. Det spelar ingen roll vem som är online eftersom alla äldre inlägg är gjorda på ett linjärt sätt. Du kan också gruppera dessa i kategorier och underkategorier på forumets hemsida.

Vanligtvis kommer de flesta webbhotell som standard till en PHP / MySQL-servermiljö. För lösningar med öppen källkod rekommenderar jag phpBB eller Simple Machines. Varje har sin egen uppsättning webbmallar som är perfekta för små teamsamarbeten. Båda skripten är fortfarande i aktiv utveckling och visar inga tecken på att stoppa någon gång snart.

Delegering Uppgifter

En annan stor vägspärr som ditt lag kommer att gå in på är att organisera uppgifter. Dessa kan omfatta allt från marknadsföring, innehållsutveckling, design / grafik och kodning av fronten eller baksidan av en webbplats, samt överväga andra viktiga uppgifter som du behöver göra.

När det gäller uppgiftshantering finns det mer än tillräckligt betalda lösningar att överväga. Flow är ett vackert utformat arbetshanteringssystem byggt för små stora lag. Uppgifter kan grupperas i ett listformat eller visas på en månadskalender. Dessutom kan du organisera uppgifter i kategorier och taggar och bifoga dem till en specifik användare. Företaget har även utvecklat Flow-appar för iPhone och Android-enheter. Tyvärr kommer deras ledningssystem att kosta upp till $ 100 / år och det är inte tillförlitligt för många småföretag.

(Bildkälla: Dhaval Motghare)

För en fri lösning rekommenderar jag Wunderlist. Detta måste vara ett av de bästa kostnadsfria arbetshanteringssystemen du kan hitta online. Deras webbapp är mycket intuitiv och låter dig dela med andra vänner i ditt nätverk. Det innebär att du kan bygga ett projekt arbetsytan och alla nya uppgifter du skapar synkroniseras automatiskt i sina konton! Wunderlist stöder Mac OSX och Windows, plus iPhone, iPad och Android mobila applikationer.

Molnlagring

Att lagra dina filer i molnet har nästan blivit en nödvändig modern lösning för fillagring och fildelning. Det finns så många appar som du kan hitta som erbjuder molnbaserat lagringsutrymme för alla dina lags projektfiler.

Syftet är att skapa ett enda område där alla kan komma åt viktiga filer när som helst på dagen. Detta är viktigt om du arbetade med människor från olika delar av världen och lever i helt olika tidszoner. Det skulle vara svårt att alltid hålla sig i synkronisering med varandra. Men lagring av moln har dramatiskt förändrat situationen till det bättre.

CloudApp är förmodligen den första idén som kommer att tänka på. Deras pro konton är mycket rimliga priser och du har nästan inga gränser för det totala antalet filer du kan ladda upp. Gratis användare kommer aldrig att se sitt konto löpa ut, så alla filer sparas säkert i CloudApp så länge som behövs.

En annan lösning är Droplr som är en nyare app på Cloud Hosting-scenen. De har också programvara byggt för Windows och Mac operativsystem, vilket innebär att du helt kan kringgå webbgränssnittet. Den enda skillnaden mellan dessa två appar är deras användargränssnitt och prisdiagram. Ta en titt på båda och se om du skulle gynna en över varandra.

Google Web Apps

När vi diskuterar samarbete i Cloud kan vi inte glömma Google. Deras banbrytande produkter har drivit gränserna inom internetteknologi och placerat fria verktyg i entreprenörernas händer. Mitt favoritexempel måste vara Google Dokument där du kan skapa ett obegränsat antal orddokument, kalkylblad och presentationer. Allt du behöver är ett Google-konto och deras enorma nätverk av serverfarmar kommer att spara dina filer säkert.

Den bästa delen är deras unika delningssystem och lättanvänt gränssnitt. En gång i ett dokument kan du redigera sekretessinställningar genom att klicka på “Dela med sig” knappen i det övre högra hörnet. Detta visar alternativ där du kan öppna dokumentet för allmänheten eller begränsa till ett visst antal personer. Dessa hanteras av e-postadresser, så även om dina lagmedlemmar inte har ett Google-konto kan de fortfarande logga in och redigera innehållet.

Arbetar på mobil

Inte alla har övergått från skrivbord till mobila plattformar. Beviljas där finns fortfarande ett stort behov av att använda stationära datorer som erbjuder gott om skärmfastigheter, för att inte tala om stöd för tusentals applikationer. Men mobiltelefoner som kör iOS eller Android blir snabbt norm i populärkulturen.

Vi märker även unga barn som laddar ner nya appar på sin iPhone eller iPod Touch. Det är svårt att ignorera den mobila marknaden när det gäller samarbeten på nätet. Det finns så många produkter tillgängliga, men bara de mest ökända har kunnat släppa applikationer för mobil.

Två bra exempel är Basecamp med 37signals och Socialcast. Basecamp är mer ett traditionellt samarbetsverktyg där du kan skapa projekt arbetsytor och delegera uppgifter för olika användare. Detta är perfekt för mindre projektlag som gör en liten vinst av sitt arbete. Socialcast är å andra sidan en mycket mer djupgående produkt. De erbjuder en gratis plan som är utmärkt för att testa ut webbplatsen. Om du tittar över deras produktinformationssida märker du alla de små detaljerna som sätts i denna produkt. Deras mobila support är oklanderligt och låter dig komma åt även de mest anmärkningsvärda funktionerna. Några av dessa inkluderar webbtrafikanalysdata, uppgiftsuppgifter, Outlook-e-post och till och med mikrobloggtjänstprogram (statusuppdateringar, postkommentarer, frågor etc.).

Fler populära webbapps

Tillsammans med ovanstående har jag sammanställt en liten samling av mycket populära webbapplikationer för samarbete online. Synkronisera uppgifter och bygga ett nytt projekt har aldrig varit enklare med dessa kraftfulla verktyg.

Jag rekommenderar att du försöker varje produkt för att se hur det fungerar för dig. Om någon app känns klumpig eller värdelös, var inte rädd för att släppa den och gå vidare till nästa. Din tid är inte något att vara bortkastad, och när du hittar rätt app vet du det!

Dropbox

Detta är en annan riktigt cool start som ännu inte släppte mig. Professionella inom teknikindustrin vet att ord i munnen är en stor del till marknadsföring. Och Dropbox har visat sig vara otroligt med den här tekniken när det gäller att expandera gränser för användaruppladdning genom affiliate-referenser.

Huvudsidan har länkar där du kan hämta programvaran för Mac, Windows, Linux eller till och med mobila enheter. Deras lag är otroligt och appen gör det verkligen “förenkla ditt liv”. Den grundläggande fria planen begränsar uppladdningslagret på 2 GB, men prokonton och lag kan öka till 1 terabyte eller mer!

Wunderkit

Wunderkit kan vara mitt favoritval av alla online-samarbetsverktyg. Detta är utvecklat av samma personer som gjorde Wunderlist utom med många fler funktioner. Appen har en social anslutning där varje användare har sin egen nätverksprofil. Detta visar deras aktuella projekt arbetsytor, uppgifter, användarfoto, bio och annan personlig information. Men det bästa är att Wunderkit låter dig segmentera offentligt och privata arbetsytor.

Det gör det väldigt enkelt att samarbeta med många olika människor genom en enda applikation. Och ännu bättre, de har stöd för appar i OSX och iOS App Stores.

Sync.in

Det här är en liten men anmärkningsvärd app som kan användas som ett online-collab-verktyg. Snyc.in skapar offentliga anteckningar som definieras av unika nyckel-ID. Du kan lägga till text som länkadresser, punktpunkter, HTML-markup - verkligen någon form av textinmatning.

Då kan du kopiera anteckningsadressen och dela samma text med alla dina samarbetspartners. De har möjlighet att redigera det du redan har skapat eller till och med lägga till egna anteckningar i mixen. Och du kan definiera inställningar där varje författares redigeringar kommer att markeras med en annan färg och kategoriseras med en tidsstämpel.

Visst är appen inte så bra med att arkivera dina tidigare redigeringar. Men om du behöver en levande molnbaserad textfil för delning av enkla anteckningar är Sync.in perfekt.

Zoho Projekt

Zoho är mycket lik Basecamp förutom att deras fria version förlängs för alltid. Eventuellt gratis konto är begränsat till ett projekt arbetsområde med ett obegränsat antal användare. Du är också begränsad på filuppladdningar, men wikis och andra verktyg är utmärkta.

Om du aldrig hört talas om Zoho Projects innan jag rekommenderar starkt att ta turen snabbt. Detta inkluderar några skärmdumpar för att bekanta dig med adminpanelen och många av de bakomliggande funktionerna. Deras prissättning kan bli mycket dyr jämfört med de andra alternativen jag har gett. Men om du kan hantera med ett gratis konto, erbjuder Zoho en bra lösning som ett temporärt projekt arbetsområde.

Relaterad: 15 Great Free Online File Sharing Alternativ

Slutsats

Nätverk och samarbete är alltid ett grått område för nya lagkamrater. Det kan vara svårt att definiera vem som är projektledare och vilka uppgifter är de tilldelade till varje medlem. Tack och lov har vi tillgång till de många applikationerna som spolas i hela det här inlägget för att göra processen lite enklare.

Jag hoppas att denna guide har klargjort några av de inre mekaniker som krävs för att arbeta online. Varje lag måste vara bekvämt att dela idéer och ha respekt för varandra. Kreativa typer älskar att bygga nya saker - det ligger i vår natur. Och det enda som är bättre än att bygga kreativa idéer är att bygga dem med andra människor vid din sida.