10 tips och tricks för Google Dokument
Google Docs har inte det röriga bandet fullt av funktioner som du hittar i Microsoft Office, men det har en hel del användbara tricks upp på ärmen. Du hittar aldrig dessa funktioner om du inte letar efter dem.
Googles webbaserade kontorspaket har mognat genom åren och erbjuder nu allt från offlineåtkomst till support från tredje part. Det är fortfarande en lättanvänd kontorsyta som fungerar överallt med utmärkta samarbetsfunktioner i realtid.
Aktivera offlineåtkomst
Google Dokument kan fungera offline. Det här gör att du kan skapa nya dokument, fortsätta arbeta med aktuella dokument och även titta på dina dokument samtidigt som du inte har en Internetanslutning. När du ansluter till Internet igen synkroniseras dina ändringar online.
Den här funktionen kräver Google Chrome, så den fungerar på Windows, Linux, Mac OS X och Chromebooks. För att ställa in detta öppnar du webbplatsen för Google Drive, klickar på växelknappen längst upp till höger på webbplatsen och klickar på Inställningar. På den allmänna rutan, se till att "Synkronisera ditt arbete med den här datorn så att du kan redigera offline" är aktiverat och klicka på Klar. Om du vill använda Google Dokument medan du är offline, återgår du bara till Google Drive-webbplatsen i Chrome när du inte har en Internetanslutning.
Samarbeta i realtid
Google Dokument har bättre samarbetsfunktioner än den skrivbordsversion av Microsoft Office. Du kan samarbeta i realtid, och alla som har tillgång till dokumentet kommer att kunna redigera det på en gång. Du ser andra människors markörer i dokumentet och kan se dem skriva in i realtid.
Klicka på Arkiv> Dela för att börja dela dokumentet. Du kan bjuda in enskilda personer via deras e-postadresser eller låta någon ha en särskild länk till dokumentet för att redigera det.
Delning handlar inte bara om redigering. Med delningsfunktionen kan du dela ett dokument med en eller flera personer så att de kan visa den. De har alltid den senaste kopian, så det kan vara bekvämare än att skicka en fil. Du kan också ge människor möjlighet att lämna kommentarer i ett dokument så att du kan få deras inmatning utan att låta dem ändra ditt dokument.
Publicera ett dokument
Med Google Dokument kan du snabbt publicera ett dokument online. Klicka bara på Arkiv> Publicera på webben och klicka på knappen Starta publicering. Du får en offentlig länk till dokumentet i publicerad form, så du kan dela den med andra personer och de kan visa den. Du behöver inte vara värd för dokumentet på dina egna servrar någonstans.
Den här funktionen är separat från delningsfunktionen. När ett dokument publiceras kan alla med länken se den. När den delas kan den bara delas med en handfull människor. När personer får tillgång till ett delat dokument ser de Google Docs-redigeraren. När de får tillgång till ett publicerat dokument ser de dokumentet som en vanlig webbsida.
Gå till nästa typ / tidigare typ
För snabbkorrigering av misstag, använd Ctrl + 'snabbtangent för att gå till nästa typsnitt i det aktuella dokumentet och Ctrl +; att gå till föregående typsnitt. Detta gör att du snabbt kan korrigera skrivplattor utan att bläddra igenom det aktuella dokumentet och leta efter de röda understrukena.
Google Docs har också nyligen fått en stavningskontrollfunktion som gör det möjligt att snabbt skumma igenom problemen i ett aktuellt dokument, en funktion som saknades länge - klicka bara på Verktyg> Stavningskontroll för att använda det.
Sök efter och sätt in länkar
Google Docs innehåller kraften i Google-sökning som hjälper dig att enkelt lägga in länkar till ditt aktuella dokument. Istället för att öppna en ny webbläsarflik och söka efter en sida du vill länka kan du söka direkt från länkdialogen. För att göra detta klickar du på alternativet Infoga> Länk. Skriv in en sökning i dialogrutan och Google visar sidor som matchar din sökning - klicka på en för att skapa en länk till den valda adressen.
Konfigurera dina textstilar
I stället för att manuellt formatera varje bit text i ditt dokument ska du formatera din text med hjälp av stilar istället. Det betyder att snarare än att ange alla dina rubriker till en viss typsnitt och fetstil, ska du bara klicka på stilrutan och ställa in dem till "Rubrik 1."
Du kan också enkelt redigera de fontinställningar som används för olika stilar. Först, formatera lite text för att använda den typ av formatering du vill använda för en stil. Välj den texten, klicka på rutan längst upp på skärmen och klicka på pilen till höger om stilen du vill ändra. Klicka på alternativet "Uppdatera stilnamn" till matchning och den här stilen använder nu den typ av formatering du valt.
Om du vill spara dessa anpassade stilar och använda dem i andra dokument klickar du på menyn Alternativ längst ner i listan här och väljer "Spara som standardinställningar".
Hantera din personliga ordbok
Om Google Docs tycker att ett ord är ett typsnitt, men du vet att det är korrekt kan du högerklicka på underordningsordet och välja Lägg till i personliga ordbok. Du kan sedan klicka på Verktyg> Personlig ordbok och redigera listan med ord i din personliga ordbok. Om du av misstag lägger till ett felstavat ord i den här listan måste du ta bort det här innan Google varnar dig om det igen.
Det här alternativet är en ganska ny funktion - tidigare skulle Google Docs inte tillåta dig att ta bort ord som du har lagt till i listan. Du kanske vill ge listan en titt och se till att du inte slumpvis lägger till felaktiga ord i listan tidigare.
Kopiera och klistra in med webbklippet
Google Docs har en webbklippsfunktion som delas i Google Dokument, Ark och Presentationer. Det här urklippet är kopplat till ditt Google-konto, så det följer dig över alla datorer du använder. Till skillnad från ditt vanliga operativsystems urklipp kan webbklippet innehålla flera objekt. Urklippet stöder, text, bilder, ritningar och andra bitar av data från Google-dokument.
Om du vill använda den här funktionen väljer du en del text, klickar på Redigera, använd menyn Webklippsbricka. Det här är det bästa sättet att kopiera vissa typer av data, t.ex. ritningar, mellan olika typer av Google-dokument. Föremål som du sparar på ditt webbklipp kommer att rensas efter 30 dagar om du inte interagerar med dem.
Använd forskningsverktyget
Google Dokument innehåller ett sidofält som är utformat för att undersöka - öppna det genom att klicka på Verktyg> Forskning. Med den här sidobalken kan du söka efter bilder, citat och webbresultat så att du enkelt kan infoga dem i ett dokument. Det gör det också lätt att söka efter akademiska studier och snabbt infoga lämpliga fotnoter eller citat för MLA, APA eller Chicago citatformat. Du kan snabbt lägga in citat till webbresultat också - det kan vara ett enkelt sätt att bygga en bibliografi för ett skolpapper.
Installera tillägg
Tillägg är en ganska ny funktion. Det här är programvaror från tredje part som tillverkats med Google Apps Script. Du kan installera dem genom att klicka på Verktyg> Hantera tillägg. De kan sedan användas från Add-ons menyn.
Du kan till exempel installera en tilläggsordlista för thesaurus som låter dig välja vilket ord som helst och klicka på Tillägg> Thesaurus> Hitta synonymer för vald ord för att visa synonymer när du skriver ett dokument. Andra tillägg inkluderar en lätt bibliografisk skapare, diagramverktyg och innehållsgeneratorgenerator.
Google Docs har också fler knep på ärmen. Menyn File> Download as är särskilt användbar, så att du kan ladda ner dokumentet i många olika format. Du kan ladda ner det som ett PDF- eller ett Microsoft Office-dokument om du behöver skicka in eller e-posta dokumentet i ett visst filformat.
