5 Google-arkets funktioner du borde veta

Du är förmodligen bekant med grunderna i Google Sheets, men Googles kalkylblad erbjuder många funktioner som inte är uppenbara vid första anblicken. Här är några av våra favoriter.

Självklart är du förmodligen redan bekant med några grundläggande formler, som SUM och AVERAGE. Och det är troligt att du har läst verktygsfältet ganska bra, men det är ganska fantastiskt, hur djupt det hela går. Jag älskar kalkylblad, men till och med idag upptäcker jag fortfarande nya knep i Google Sheets.

Importera data tabeller

Det här låter väldigt tråkigt, men det är faktiskt riktigt snyggt. Om en webbplats har en tabell eller en lista med information som du vill hålla reda på, kan du använda ImportHTML-funktionen för att väsentligen skrapa bort den data och klistra in den i ett kalkylblad. Därifrån uppdateras uppgifterna automatiskt när du öppnar kalkylbladet (om det ändå gjordes ändringar i originaltabellen). Funktionen skulle se ut så här:

= ImportHTML ("URL", "tabell", 0)

Webbadressen är den webbsida där data finns, "tabell" är hur data visas på webbsidan (du kan också använda "lista" om det är en lista) och "0" representerar vilken tabell du vill ha importera om det finns flera tabeller på webbsidan (0 är den första, 1 är den andra och så vidare).

Ett exempel på detta skulle hålla koll på sportstatistik för en fantasieliga. Du kan importera olika statistik från en webbplats som Baseball Reference i ett kalkylblad. Självklart kan du bara markera webbplatsen, men med ImportHTML kan du anpassa saker som exakt vilken statistik som visas (genom att lägga till Col1, Col4 etc. efter "0"), samt hämta data från andra tabeller på en annan webbsida och visa allt i ett enda kalkylblad.

Referensdata från andra kalkylblad

Om du har flera kalkylblad (eller flera ark i ett kalkylblad) som alla relaterar till varandra på något sätt, kan du hitta dig själv fram och tillbaka mellan dem ofta. Det finns ett sätt att göra allt det lite enklare.

Du kan referera till celler från andra ark (eller ett annat kalkylblad helt). Till exempel, säg att hålla register över allt du spenderar på matvaror i ett ark och det arket innehåller också ett totalt belopp som spenderats för månaden. Och säg att du har ett annat ark som ger dig en sammanfattning av vad du spenderar varje månad på olika kategorier. I ditt sammanfattningsblad kan du hänvisa till det livsmedelsbladet och den specifika cellen som innehåller summan. När du uppdaterar originalbladet uppdateras värdet i sammanställningsbladet automatiskt.

Funktionen skulle se ut så här:

= Blad1! B5

"Sheet1" skulle vara namnet på arket med de data du vill referera till, och "B5" är den cell som du vill referera till. Utropstecken går in mellan. Om du vill referera till data från ett helt annat kalkylblad, skulle du använda IMPORTRANGE-funktionen som:

= IMPORTRANGE ("URL", "sheet1! B5")

URL: en är länken till det andra kalkylbladet. Detta länkar cellen i det kalkylbladet till cellen som du anger ovanstående formel. När cellen uppdateras med ett annat värde uppdateras den andra cellen tillsammans med den. Som namnet på funktionen antyder kan du också referera till en rad celler, som B5: C10.

Villkorlig formatering

Den här funktionen är lite mer känd än några av de andra jag har nämnt, men jag tycker att det fortfarande inte är så populärt som det borde vara.

Med villkorlig formatering kan du ändra en cells utseende baserat på de data som cellen innehåller. Du kan komma åt funktionen genom att klicka på "Format" i verktygsfältet och sedan välja kommandot "Villkorlig formatering". I rutan som öppnas till höger kan du ställa in dina parametrar. Du kanske till exempel vill ändra en cell (eller celler) grön om numret de innehåller är större än noll.

Det finns också IF-funktionen, som inte är tekniskt en del av Conditional Formatting-funktionen, men det kan ta den till nästa nivå på ett sätt. Detta låter dig göra saker som att tillägga ett visst värde till en separat cell när värdet i den aktiva cellen är ett visst nummer:

= IF (B4> = 63, "35", "0")

Så i det exemplet, om cell B4s värde är 63 eller högre, kan du automatiskt göra den aktuella cellens värde 35. Och visa sedan en 0 om inte. Det är givetvis bara ett exempel, eftersom det finns mycket mer du kan göra med det.

Bädda in kalkylblad på en webbplats

Om du skapade ett schema eller en lista i Google Sheets som du vill dela med andra kan du bara dela det faktiska dokumentet med dem genom att skicka dem en e-postinbjudan för att visa den. Men om du behöver komplettera den med annan information som finns på din blogg eller hemsida, kan du faktiskt integrera kalkylblad på webbsidor.

Allt du behöver göra är att navigera till Arkiv> Publicera på webben. Därifrån klickar du på fliken "Bädda in" och väljer sedan om du vill publicera hela kalkylbladet eller bara ett specifikt ark. Därefter kopiera och klistra in iFrame-koden i din webbsida.

Spela runt med skript

För allt som Google Sheets inte kan göra ur lådan finns det vanligtvis ett Google Apps-skript som du kan använda bredvid kalkylbladet för att göra så gott som allt händer.

Vi har pratat om Google Apps Scripts innan, och det finns mycket du kan göra med denna typ av kapacitet. Du utforskar tillgängliga tillägg genom att gå till Verktyg> Add-Ons, eller du kan skriva egna skript genom att välja Script Editor i Verktyg-menyn.

Till exempel har jag ett anpassat manus som tillåter mig att trycka på en enda knapp för att omedelbart lägga till specifika värden i befintliga värden i en handfull celler. Det går inte att göra det med Google Sheets ut ur rutan, så att ha skriptredigeraren ger här Google Sheets en bra dos steroider.