En guide till snabba steg i Microsoft Outlook

Outlook innehåller en snabbstegsfunktion som låter dig tillämpa flera åtgärder på ett meddelande med ett klick. Outlook innehåller flera standard Quick Steps, men du kan också skapa din egen (och ta bort de vanliga, om du inte behöver dem). Om du regelbundet utför samma uppsättning åtgärder kan du spara mycket tid genom att skapa ett snabbt steg och ge det en snabbtangent. Så här fungerar de.

Standard QuickSteps

Du kan hitta Snabba steg på fliken "Hem" i Outlook. När du först börjar ser du standard Quick Steps där. Du kan klicka på någon av dem för att tillämpa de inkluderade åtgärderna på ett valt meddelande.

Standardinställningarna inkluderar:

1. Flytta till ?: Öppnar ett fönster där du kan välja en mapp som du vill flytta meddelandet till.
2. Till chef: Skapar en vidarebefordrad kopia av det aktuella valda meddelandet med din chefs adress i den.
3. Team Email: Skapar ett tomt meddelande riktat till medlemmarna i ditt lag. (Om din e-post hanteras av din arbetsgivare, beroende på hur dina Exchange-administratörer har konfigurerat din brevlåda, kan Outlook redan veta vem din chef och medarbetare är. Om inte, måste du fylla i dem första gången du använder dem snabba steg.)
4. Gjort: Markerar meddelandet som läst och komplett och skickar sedan det till en viss mapp. Första gången du använder den här kommer du att ange mappen, men från och med då kommer Outlook att komma ihåg ditt val och skicka det till den mappen varje gång du använder Quick Step.
5. Replay & Delete: Öppnar ett svar på det valda meddelandet och raderar det valda meddelandet efter att du skickat svaret.

Outlook visar bara snabba steg som är tillgängliga. Om du inte har valt ett meddelande, till exempel, visas endast "Team Email" Quick Step eftersom de andra standardvärdena fungerar på ett befintligt meddelande.

Så här skapar du ett snabbt steg

Om du vill lägga till ett nytt snabbt steg klickar du på alternativet Skapa nytt i rutan Snabba steg.

Detta öppnar ett nytt fönster där du kan namnge ditt snabba steg och välja vilka åtgärder du vill att den ska utföra.

När du klickar på "Välj en åtgärd" rullgardinsmenyn får du en lista över möjliga åtgärder, som var och en kan ge dig ytterligare alternativ att välja.

Vi ska lägga till två åtgärder: en för att flytta meddelandet till en mapp och en för att markera den som läst.

Välj "Flytta till mapp" -åtgärden och välj den mapp som du vill att meddelanden ska flyttas till.

Klicka sedan på "Lägg till åtgärd" för att lägga till en andra åtgärd.

Välj "Markera som läst" i rullgardinsmenyn.

Eventuellt kan du välja en av de inbyggda genvägarna och lägga till lite text som ska visas när du sveper över snabbsteget med pekaren (en kort beskrivning som påminner om de åtgärder som Quick Step tar är till hjälp).

Klicka på "Slutför" och ditt nya Snabba steg visas i rutan Snabba steg i Outlook. Om du sveper över Snabbsteget kommer du att se genvägsknappen du valde och vilken texttyp du skrev in.

Nu är allt du behöver göra, välj dina meddelanden och klicka på den nya QuickStep (eller klicka på kombinationsnyckeln) för att tillämpa sina åtgärder.

Så här redigerar eller tar du bort en QuickStep

Om du vill redigera eller ta bort ett snabbt steg klickar du på den lilla pilen längst ner till höger i snabbstegsgruppen på bandet.

Detta öppnar fönstret "Hantera snabba steg".

Här har du möjlighet att redigera, duplicera (vilket skapar en exakt kopia av det valda snabbsteget om du vill ha en liknande men med en liten variation) eller radera ett snabbt steg.

Du kan också ändra den ordning där dina snabba steg visas på bandet eller skapa ett nytt snabbt steg.

Slutligen finns det möjlighet att "Återställ till standardinställningar".

Om du väljer alternativet "Återställ till standard" raderas alla snabba steg du har skapat och återskapar de vanliga snabba stegen som du kanske har raderat. Det tar också bort eventuella ändringar som du har gjort till standard Quick Steps. Eftersom du inte kan ångra den här åtgärden visas en varning. Klicka på "Ja" för att göra återställningen inträffad.

Du kan också kringgå fönstret "Hantera snabba steg" för enskilda Quick Step-åtgärder genom att högerklicka på ett snabbt steg i bandet. Detta ger en sammanhangsmeny där du kan redigera, duplicera eller ta bort Quick Step.

Och det är Quick Steps. Vi har inte gått igenom alla möjliga åtgärder som du kan lägga till i ett snabbt steg eftersom det finns massor av dem och det är ett ganska intuitivt gränssnitt när du vet hur det fungerar. Om du vill göra din Outlook-upplevelse effektivare och mindre tidskrävande är Quick Steps ett bra ställe att börja.