Nybörjare Så här underhåller du, arkiverar och säkerhetskopierar dina data i Outlook 2013

Idag täcker vi de "tråkiga" Outlook-sakerna. Underhåll och säkerhet, som i, upprätthålla och säkra din Outlook 2013-datafil - full av alla dina viktiga data - genom att säkerhetskopiera och arkivera det.

Så här långt om du har använt Outlook för att komponera och skicka e-post och du har tagit dig tid att importera dina G-postkontakter i din adressbok eller det faktum att du ens använder en Outlook adressbok, betyder att du har mycket data som behöver skydda dig.

På samma sätt har du också spenderat mycket tid och arbete med att skapa dina kalendrar, lägga till uppgifter och todo-listor och kanske till och med ha en massa noter du vill spara.

Allt detta kollar ner till att du säkerställer att du åtminstone ibland säkerhetskopierar din datafil eftersom det är ganska frustrerande och deprimerande att vi förlorar all din data och måste börja om det som någon av oss kan intyga.

E-post kontrollpanel

Till att börja med, låt oss snabbt titta på kontrollpanelen E-post i Windows.

Som bilden visar har du tillgång till tre nyckelområden i din Outlook-inställning. Med det sagt klickar du på knapparna "E-postkonton ..." eller "Datafiler ..." i samma fönster, på motsvarande flikar.

I följande skärmdump ser vi fliken E-post som låter dig vidta åtgärder på ditt e-postkonto, som att reparera eller ändra dem. Du kan också se var data lagras för varje konto.

Om du vill påverka dessa datafiler direkt måste du klicka på fliken "Datafiler". Det finns några praktiska saker du kan göra här.

Du kan till exempel klicka på "Öppna filsläge" -knappen för att se var dina datafiler finns. Det här är praktiskt eftersom du vill veta var de är om du någonsin behöver skanna och reparera dem (diskuteras i nästa avsnitt).

Det finns en annan cool funktion du kan använda från fönstret Kontoinställningar. Om din datafil (er) har blivit enorm och tar upp massor av diskutrymme (vissa människor samlar in gigabyte på gigabyte av gammal e-post), kan du komprimera det.

Klicka på knappen "Inställningar" på fliken Datafiler och klicka sedan på "Kompakt nu" för att minska storleken på din Outlook-datafil.

Kontrollpanelen i Mail är ett tillförlitligt sätt att behålla dina datafiler och profiler, men det är inte det enda sättet, och i Outlook-programmet kan du också administrera till dina brevlådor. Vi visar dig dessa kontroller direkt efter att vi visar hur du reparerar dina datafiler.

Kör PST underhållsverktyget

Om du inte hade märkt det nu, sparas Outlook-data i en .PST- eller .OST-fil och oftast är det inget fel med det.

Tyvärr, ibland blir dina data korrumperade, vilket inte är detsamma som att det är dåligt eller hopplöst utan återhämtning, du behöver bara köra det medföljande Inkorgen reparationsverktyget. Inkorgen reparationsverktyg eller "ScanPST" kommer att skanna och reparera din personliga mappfil, validera och korrigera eventuella fel samtidigt som du säkerhetskopierar din korrupta .PST- eller .OST-fil bara om något går fel under återhämtning.

ScanPST-verktyget finns i din Outlook-installationsmapp, vanligtvis C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. När du hittar den dubbelklickar du på verktyget ScanPST för att starta det.

Det första du behöver göra är att bläddra till var dina .PST- eller .OST-filer finns. I följande skärmdump ser du var de finns på vår dator. Vi väljer en och klickar på "Öppna".

Om ScanPST-verktyget hittar några fel kommer det att informera dig så mycket och erbjuda att reparera. Klicka på knappen med lämplig titel för att initiera den här reparationen.

När du är klar kommer verktyget ScanPST att låta dig veta att din Outlook-fil har reparerats.

Du kan stänga verktyget eller upprepa processen på andra datafiler efter behov.

Arkivera automatiskt dina data

Låt oss ta reda på några viktiga uppgifter om hur du bäst arkiverar och säkerhetskopierar dina data. Det första vi vill diskutera är dina AutoArchive-alternativ. För att börja, klicka på fliken "Arkiv" på bandet så att du ser följande skärm.

Omedelbart notera kan du välja vilket konto du vill delta i (om tillämpligt) genom att klicka på rullgardinsmenyn ovanför knappen Lägg till konto.

Låt oss klicka på "Cleanup Tools" -knappen och välj sedan "Mailbox Cleanup" från alternativen. Nedan finns de val som du kommer att se. Allt här är dedikerat till att trimma fettet från din inkorg och arkivera gamla meddelanden.

Att klicka på "AutoArchive" -knappen innebär att Outlook automatiskt arkiverar alla postmappar som har konfigurerats som sådana. För att ställa in dina autoarkivalternativ måste du högerklicka på en mailmapp och välja fliken "AutoArchive".

Här ser vi ett typfält Egenskaper fönstret. Fliken AutoArchive låter dig justera hur mappen automatiskt arkiveras. Observera, i denna skärmdump har vi mappen konfigurerad till AutoArchive per eget schema och handlingar.

Du kan också tilldela mappen till autoarkiv enligt Outlook: s övergripande standardinställningar för automatisk arkiv. Om du ställer in mappen till standardinställningarna och sedan klickar du på "Standardarkivinställningar ..." visas följande dialogruta (eftersom de är "standard", vilka ändringar du ställer in här gäller för varje mapp som är konfigurerad till standardautomatik).

Glöm inte, du kan också hitta dessa inställningar genom att öppna alternativen och klicka på "Avancerad" rubrik.

Låt oss gå vidare nu för att manuellt arkivera dina data.

Arkivera dina data manuellt

Om du inte vill använda automatisk arkiv eller om du vill underlätta ett arkiveringsförfarande på egen hand, kan du bara återgå till Cleanup Tools som finns på skärmen Kontoinformation och klicka och välj Arkiv för att öppna följande dialogruta.

Enkelt nog vill du helt enkelt välja den mapp du vill arkivera, välj datum för dina arkivartiklar och välj sedan en mapp till var du vill att ditt arkiv ska sparas. Det är det, du är klar!

Säkerhetskopiera och återställa din Outlook-datafil

Säkerhetskopiering av din Outlook-datafil (er) är lika enkelt som att kopiera dina .OST- eller .PST-filer till en annan hårddisk, molnserver, en mini-enhet eller något annat lagringsmedium. Du kommer ihåg hur du hittar dina datafiler?

Öppna kontrollpanelen för Mail och klicka på "Datafiler" -knappen. Klicka på "Öppna fil Plats ..." och du kan sedan säkerhetskopiera dina datafiler.

På en sidnot kan du permanent flytta dina datafiler till ett molnläge, till exempel en OneDrive- eller Dropbox-mapp, vilket säkerställer att dina Outlook-data alltid är tekniskt säkerhetskopierade..

För att återställa din säkerhetskopierade datafil, låt oss gå tillbaka till fliken Fil och välja "Öppna Outlook-datafil."

I följande skärmdump öppnas File Explorer automatiskt i våra arkiv, men du kan självklart bläddra till varhelst dina datafiler finns.

Välj den fil du vill ha och klicka på "Öppna" så att du kan komma åt de data som sparats i filen. När du återställt kan du bläddra och se objekt som du normalt skulle.

Om du inte längre behöver komma åt din säkerhetskopierade datafil kan du bara högerklicka på den översta mappen och välja alternativet nära.

Säkerhetskopiering och återställning av datafiler är i stor utsträckning en manuell aktivitet, men om du ställer in dina mappar för att automatiskt arkivera och de arkiveras till en plats som en molnmapp, har du en viss modicum av säkerhet där.

Det bästa sättet att säkerställa att du inte förlorar några data är dock att rutinmässigt säkerhetskopiera dina datafiler grossist. Har du något du vill lägga till? Vänligen meddela oss i vårt diskussionsforum. Som alltid ser vi fram emot din feedback.