Förbättra din e-postskrivningsproduktivitet med Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Words brevfusion är ett utmärkt produktivitetsverktyg. Att veta hur man skapar personliga ämnesrader och bilagor som Words postfusionssammanställning saknar stöd kan vara en livsparare när du måste skriva e-post i bulk.

I dagens artikel får du lära dig hur du använder Words 2010 Mail Merge Wizard, skriv personliga e-postämnen och konfigurera olika bilagor för var och en av dina e-postmottagare.

Bild av M! R

Skapa en distributionslista

Word Mail Merge sparar oss från den tråkiga uppgiften att manuellt ange varje mottagarens e-postadress genom att tillåta oss att importera e-postadresser från Outlook-kontakter, Excel eller Access-datakällor eller Word-datafiler.

Outlook-kontakten är det bästa alternativet bland de tre, och om du inte har använt det är det dags att uppdatera din Outlook-adressbok och vi visar hur du gör det. Du kan hoppa över nästa avsnitt och börja skriva din mailfusion, om du redan vet hur du konfigurerar Outlook-kontakt, annars kommer de följande två avsnitten att ge dig några grunder om hur du konfigurerar Outlook-kontakter genom att importera din webbaserade kontaktlista.

Konfigurera din e-postprofil

Konfigurera Outlook-kontakten börjar med att skapa en e-postprofil som lagrar ditt konto e-postadress, lösenord, serverinformation och länkar till annan data, t.ex. e-postmeddelanden och adresser.

Du kan skapa några profiler, som är skräddarsydda för specifika e-postkonton.

Ett korrekt profilnamn låter dig identifiera det e-postkonto som du associerar med din e-postprofil.

Du har möjlighet att konfigurera din e-postprofil med den e-postadress du har fått från din Internetleverantör eller ditt eget e-postkonto genom att välja det tredje alternativet.

Välj "Internet E-post" för att använda en e-postleverantör som ger en POP-tjänst - till exempel GMail.

Varje Internet-e-postleverantör har en annan POP-konfiguration, se till att läsa användarhandboken för att lära sig POP-inställningen.

grattis! Om du ser den här skärmen har du konfigurerat din mailprofil framgångsrikt. Nu är vi redo att konfigurera vår Outlook-kontaktmapp.

Populera din kontaktmapp

Du kan ange din distributionslista manuellt i Outlook, eller importera andra webbaserade adressböcker - som t.ex. Gmail, Yahoo eller Hotmail adressbok. De flesta webbaserade e-postleverantörer tillåter oss att exportera vår adressbok till en Outlook-kompatibel datakälla. Till exempel ger Gmail oss möjlighet att exportera våra kontakter till en Outlook-kompatibel CSV-fil.

Outlook-importfunktionen stöder en mängd olika filtyper: csv, vcard, RSS, iCalendar och många fler, vilket gör det till ett utmärkt verktyg för att skapa en lista över fildelningsfördelningar.

CSV-filen faller under kategorin "Annan program eller fil" i Outlook.

ACT-fil, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST-filer, är några av de programfiler som Outlook stöder - för oss valde vi kommandoteparerade värden (Windows) filtyp.

Hitta nu CSV-filen som vi just exporterat från Gmail-adressboken.

Av alla dessa mappar är kontaktmappen det bästa alternativet för vårt sammanslagningsformål.

Outlook behöver några minuter för att importera din kontakt beroende på hur många e-postadresser du importerar.

Vi ska kunna använda den här kontaktmappen, när Outlook har slutat importera alla dina kontakter, för mailfusion.

Guiden Mail Merge

Börja med ett tomt dokument och öppna "Mailings" -bandet för att starta vår mailfusion.

Trollkarlen är det bästa sättet för nybörjare att komma igång med sin första mergövning.

Välja meddelande mottagare

Trollkarlen frågar oss om att välja dokumenttyp för vår sammanfogning av brev, E-postmeddelanden är den lämpliga dokumenttypen för dagens brevfusion.

Vi kan börja skriva vårt e-postmeddelande från ett tomt dokument, en mall eller ett befintligt dokument.

Välj vår Outlook-kontaktmapp som vår distributionslista för postfusion i steg 3.

Vi har möjlighet att använda någon av de mailprofiler som vi installerar i vårt system.

Ditt kontaktantal bör vara mer än noll om Outlook importerade din Gmail-adress framgångsrikt.

Välj de personer som du vill inkludera i din e-postdistribution genom att markera lämpliga kryssrutor.

Komponera e-postmeddelandet

Börja skriva ditt e-postmeddelande och sätt i fusionsfält där du vill placera personliga meddelanden - till exempel titel eller efternamn på rätt plats i ditt dokument.

Varje fältfält kommer att vara inneslutet i en dubbel chevron; De kommer att ersättas med ditt kontaktkort information när du slutför guiden för sammanslagning av mail.

Förhandsgranska ditt e-postmeddelande för att se hur Word behandlar sammanslagningsfälten genom att klicka på länken "Nästa: Förhandsgranska din e-postmeddelande".

Om du är nöjd med förhandsgranskningen klickar du på länken "Nästa: slutföra fusionen" och Word skickar det sammanslagna e-postmeddelandet till alla dina mottagare med en gemensam ämnesrad.

Anpassa din ämnesrad

Trollkarlen bryter processen för sammanfogning av brev i följande steg: Välj rätt dokumenttyp och mall, skapa en distributionslista, utvärdera förhandsgranskningen av brevfönstret och skicka e-post till alla dina mottagare.

Vid denna tidpunkt kan du märka två vanliga e-postskrivningsaktiviteter som guiden inte stöder, skriva personliga ämnesrader och konfigurera olika bilagor. Vi måste använda makro för att göra dem i brevfusion, helst innan vi slutför trollkarlen.

Med ditt brev öppet trycker du på "Alt + F11" och dubbelklickar på "ThisDocument" i ditt fungerande Word-fönster, för att öppna makroredigeraren.

Klistra in den här makrokoden, skriven av en expert makrokodare hutchinsfairy, i den tomma rutan och spara den.

Dim withEvents wdapp som applikation Dim EMAIL_SUBJECT som sträng Dim FIRST_RECORD som booleskt
Privat Sub Document_Open () Ange wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 Slutdel Privat Sub Document_Close () Ange wdapp = Inget Slutdel Privat del wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc som dokument, Avbryt som booleskt) Dim jag som heltal Med ActiveDocument.MailMerge Om FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = False Annars .MailSubject = EMAIL_SUBJECT Avsluta om i = .DataSource.DataFields.Count Gör medan jag> 0 .MailSubject = Ersätt (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Slinga Sluta med Slutdel Privat Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc som dokument, ByVal StartRecord så länge, ByVal EndRecord så länge, Avbryt som booleska) FIRST_RECORD = True Slutdel Privat Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc som dokument, ByVal DocResult som dokument) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Slutdel

Gå tillbaka till ditt dokument och klicka på länken "Next: complete the merge" för att skicka ut din e-postadress.

Klicka på länken "Electronic Mail ..." för att skicka ut ditt meddelande.

Placera lämpliga sammanfogningsfält, omgivna med en chevron, in i ämnesraden.

Makroet kommer att analysera fältfältet och ersätta det med mottagarens efternamn när Word skickar dokumentet.

Fästa olika objekt i din e-post

Fram till den här tiden har vi lärt oss hur man använder fildelningsguiden och hur man personifiera ämnesfälten - och för att slutföra dagens handledning visar vi dig ett tillägg från tredje part som gör att vi kan bifoga olika filer för varje e-post.

Ladda ner tillägget, packa upp det och du kommer att märka att tillägget kommer som Word Document-mallar. Använd "CreateEMailData Word 2007 Ver02", om du använder Word 2007 eller 2010 och "CreateEMailData Word 2003 Ver02", om du använder Word 2003.

Kopiera den korrekta dokumentmallen till mappen "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP" där "% appdata%" är din Microsoft-startmapp - i det fall det är "C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming".

Starta om ditt Word efter att du har kopierat filen till Microsoft Startup-mappen och du bör se två nya tillägg: Skapa datafil och Sammanfoga till E-post, under "Mailing" -menyn.

Förbered en datafil med ett tabell med två kolumner - Mottagarens e-postadress i den vänstra kolumnen och hela sökvägen till din bifogade fil i den högra kolumnen, spara sedan den i samma mapp som ditt mail-fusionsdokument som "MergeAttachmentsData". Vi måste betona att du måste spara filen som "MergeAttachmentsData", annars kan inte tillägget hitta filen för att leta efter bilagor.

Gå tillbaka till ditt fusionsdokument och dela upp dokument i enskilda filer.

Ett nytt orddokumentfönster ska visas, och klicka på "Add to Email" -tilläggsknappen. Klicka bara på "Ok" -knappen på den gula dialogen, eftersom vi redan har förberett datafilen.

Ange ett korrekt ämne för ditt e-postmeddelande, klicka på OK och Outlook skickar ditt e-postmeddelande med den bilaga du anger i datafilen.

Word, med sina många användbara funktioner, är verkligen ett utmärkt produktivitetsverktyg. Vi ser fram emot att skriva mer Word-artiklar för våra läsare. Under tiden, kolla in de andra Ordens artiklar på vår sida.

Vi hoppas att du har lärt dig hur du använder Word-mailfusion från dagens artikel. Du är välkommen att diskutera andra tips för sammanslagning med andra medläsare i kommentarfältet.