Skapa ett innehållsförteckning från flera Word 2010-dokument

Skapar du ett mycket långt dokument, men hatar tanken på att hantera Words huvuddokumentfunktion? Huvuddokumentfunktionen i Word har tidigare varit känd för korrupta dokument.

Det finns ett sätt att använda ett huvuddokument. Du kan behålla en separat fil för varje del av ditt dokument och skapa en gemensam innehållsförteckning i en annan fil. Det kräver viss manuell formatering, men det är inte så svårt. För att göra detta måste du använda de inbyggda rubrikformat i Word i alla dina separata sektionsdokument. För att förenkla processen rekommenderar vi att du placerar alla separata sektionsfiler och innehållsförteckningsfilen i samma katalog.

Skapa ett nytt Word-dokument för innehållsförteckningen, vilket anger i filnamnet som innehåller innehållsförteckningen.

Klicka på fliken Infoga på bandet. I Text-gruppen klickar du på Snabba delar och väljer Fält i rullgardinsmenyn.

Fältdialogrutan visas. I rutan Vänligen välj en fält, rulla ner i fältnamnslistan och välj RD, som står för Referensdokument.

I rutan Fältegenskaper anger du namnet på det första Word-dokumentet som ska ingå i innehållsförteckningen. Om Word-filen inte finns i samma katalog som innehållsfilen, var noga med att inkludera hela sökvägen till filen.

OBS! Det här är användbart om du behåller alla Word-filer i innehållsförteckningen i samma katalog som innehållsförteckningen Word-fil.

Om den Word-fil du innehåller är i samma katalog som innehållsfilen, markerar du rutan i förhållande till aktuell doc i fältet Alternativfält.

Klicka på OK.

Om du inte ser fältkoden i dokumentet klickar du på fliken Hem och klickar på punktsymbolsknappen för att visa dold text.

Följ anvisningarna ovan för varje Word-dokument som du vill inkludera i innehållsförteckningen.

Vi vill lägga in innehållsförteckningen i början av dokumentet innan fältkoderna, så sätt markören före den första fältkoden och tryck på Enter. Klicka sedan på fliken Referenser på bandet och klicka på Innehållsförteckningen i innehållsförteckningsgruppen. Välj ett av alternativen Automatisk tabell.

Innehållsförteckningen sätts in vid markören. Om du bara ser en fältkod visas (liknande de RD-koder du har satt in), placera markören i fältkoden och tryck på Alt + F9 för att se innehållsförteckningen.

Du kommer att märka att alla sidor är nummererade "1." Var och en av våra dokument är bara en sida och börjar med "1" som första sidnummer. Det är här den manuella tweaking kommer i spel. Du måste ändra startsidans nummer för varje dokument som ingår i innehållsförteckningen.

OBS! Det kan vara tidskrävande om du har mycket dokument. Varje gång du uppdaterar ett dokument och ändringarna av personsökningen måste du uppdatera alla dokument efter det att starta med rätt sidnummer.

Öppna det andra dokumentet som ingår i innehållsförteckningen. Om det inte finns några sidnummer i dokumentet klickar du på fliken Infoga i bandet och klickar på Sidnummer i rubriken Header & Footer. Välj var du vill placera sidnummer från rullgardinsmenyn och välj sedan stilen från undermenyn.

Om du vill ändra startsidans nummer klickar du på Sidnummer igen i gruppen Header & Footer och väljer Formater sidnummer i rullgardinsmenyn.

I dialogrutan Sidnummersformat anger du startsidans nummer i rutan Start vid redigering. När du anger ett värde i rutan väljs automatiskt knappen Start vid radion. Klicka på OK.

Upprepa stegen ovan för att ändra startsidans nummer för varje av de dokument som ingår i innehållsförteckningen. När alla dokument har uppdaterats öppnar du innehållsförteckningen Word-fil igen. Placera markören fältet Innehållsförteckning. Vissa alternativ visas ovanför innehållsförteckningen. Klicka på Uppdatera tabell.

Om du har lagt till ytterligare rubriker i något av de medföljande dokumenten, visas följande dialogruta om du vill uppdatera bara sidnumren på hela tabellen, vilket inkluderar att lägga till några nya rubriker och ta bort raderade rubriker. Välj önskat alternativ och klicka på OK.

Sidnumren uppdateras för att återspegla de ändringar som gjorts i de separata dokumenten.

Det här är en tråkig process om du har många separata dokument som ingår i innehållsförteckningen, men det är ett sätt att undvika att använda huvuddokument. Denna lösning är inte perfekt, men det fungerar.