Klipp tillbaka i tid Används för att skicka och ta emot e-post

Foto av H är för Hem

E-post kan göra kommunikationen enklare, men det kan också tömma din tid. Lär dig hur du behandlar inkommande e-post och skriv utgående e-post för att spara tid.

Enligt en undersökning från 2005 visade medarbetarintervjuer att tiden förlorad på e-post orsakade ett företag med 10 000 anställda att förlora uppskattningsvis 152 miljoner dollar i löner per år.

E-post har tydligt sina nackdelar. Oklara e-postmeddelanden distraherar anställda från viktiga arbetsrelaterade uppgifter, molnkommunikationskanaler och skapar ofta extra arbete. Undvik fallgropar via e-post genom att följa nedanstående förslag.

Hur inkommande e-post kan slösa din tid

Foto av Dvortygirl

Det finns många typer av e-postmeddelanden som kan slösa bort din tid. De som:

Kunde skäras ner från flera meddelanden och kondenseras till omfattande en
Berätta inte direkt om dig
Beträffar dig men inte direkt, vilket gör att du är osäker på hur eller om du ska svara (och äter tid)
Rikta dig inte för att vidta några åtgärder (vilket är oproduktivt)
Distrahera och / eller uppmuntra dig att slösa bort tid på webben
Passar inte för e-postmeddelandet och ger bättre mening genom en dynamisk kommunikationskanal, till exempel ett affärsmöte eller något format som är mer lämpligt för innehållet (som ett informationsrikt fristående dokument)

Hur man behandlar inkommande e-post effektivt

För att läsa och bearbeta e-postmeddelanden effektivt måste du fokusera på två saker - räkna ut meddelandet om e-postmeddelandet (eller brist på) och bestämma vilka åtgärder som ska vidtas för att svara.

Steg 1: Skriv ut meddelandet (eller brist på)

När du läser ett nytt email, ta så lite tid som möjligt för att räkna ut:

Huruvida talaren talar direkt eller indirekt
Huruvida talaren har berättat för dig vad de förväntar sig av dig
Oavsett om det sker på ett tydligt sätt
Huruvida det övergripande meddelandet är relevant för dig
Huruvida det övergripande meddelandet verkar lämpligt, med tanke på ditt förhållande till avsändaren (eller om de försöker initiera ett affärsförhållande till exempel)

Det här hjälper dig att ta reda på vad meddelandet om e-postmeddelandet är och hur du vill svara. Det vill säga om du tänker reagera i första hand.

Det är särskilt viktigt att notera om talaren gör ett eller flera saker som kan locka dig att slösa bort dyrbar tid, till exempel:

Att vara oklart om vad de försöker säga
Använd språk på förvirrande eller eufemistiskt sätt för att undvika att tala konkret (t ex "Jag tror att vi måste ha ett hjärta till hjärtat vid något tillfälle" mot "Kan du ringa mig den här veckan så att vi kan prata i telefon om något viktigt? ”)
Rambling eller gå av ämne
Inkluderar information som inte är något av ditt företag, olämpligt, stötande eller osammanhängande
Cc eller bcc'ing dig på meddelanden som inte är relevanta för dig
Upprepa samma meddelande genom olika e-postmeddelanden, eller upprepa vad som redan har täckts i tidigare meddelanden än e-post
Skriv om något som du redan har diskuterat och löst - på ett glömskt eller slarvigt sätt

I dessa typer av situationer, var särskilt försiktig med att svara på ett effektivt sätt som minimerar hur mycket tid du spenderar på kommunikationen. Eftersom det är lätt att låta ovanstående tvetydiga e-scenarier dränera din tid.

Steg 2: Beslut om vilken åtgärd du ska ta

När du vet vad meddelandet handlar om, räkna ut det mest produktiva sättet att svara. Här är några typiska svar:

Växla konversationen till ett bättre kommunikationsmedium som telefon och konferenssamtal
Att svara på en återkommande fråga som ställs av flera personer - inte via e-post - men genom ett mer informationsrikt medium som kan delas, till exempel en Google Doc
Reagerar inte på meddelanden som inte klargör vad högtalaren förväntar sig av dig (även om det känns lite oartigt)
Adressera oklara meddelanden med direkta och korta konkreta frågor, t.ex. "När du vill ha rapporten färdigställd av?" Eller "Hur vill du att jag ska bidra till detta projekt?"
Plocka upp telefonen och ringa personen när som helst drama eller kommunikationsnedbrytning börjar ske - att skriva ut via e-post tar bara längre tid och kan intensifiera konflikten

Steg 3: Ta tillbaka på uppgiften

Viktigast, efter att du svarat på ett e-postmeddelande (vilket kan bestå av att inte svara och istället raderar meddelandet) måste du komma tillbaka till uppgiften. Gå vidare till nästa e-post som väntar i din inkorg, eller byt redskap och kom tillbaka till faktiskt jobbet istället för att svara på andras önskemål.

Hur skickar e-post kan slösa din tid

Foto av Adikos

Dessutom finns det många typer av e-postmeddelanden du skickar som kan slösa din tid. De som:

Utsträckas i onödan i flera meddelanden, var och en tar tid och tänkt att skräddarsy, istället för en heltäckande
Inte direkt relatera till mottagaren, vilket är ett slöseri med ansträngningar från din sida
Det är inte tillräckligt klart och drar ut i långa e-postkonversationer och / eller missförstånd eller inga produktiva åtgärder alls (vilket innebär att du måste spendera tid på att initiera samtalet igen senare)
Låt inte mottagaren ta några åtgärder, vilket är oproduktivt
Distrahera och uppmuntra mottagaren att slösa bort tid på nätet - vilket innebär att det uppmuntrar detsamma av dig
Passar inte för e-postformatet, men kommuniceras bättre genom realtidskonversation eller genom ett instruktions- eller informationsrikt dokument som en manual, bloggartikel, FAQ-sida, företagsrapport eller PowerPoint-presentation

Hur skickar du e-post effektivt

För att kunna skriva e-postmeddelanden som inte slösar bort din tid på lång sikt (för att inte tala om din mottagares tid) måste du fokusera på fem saker: kommunicera ett tydligt meddelande, be om att din mottagare vidtar åtgärder med bra struktur, redigering innan du slår skicka och följa upp effektivt.

Steg 1: Få klar på ditt meddelande

Innan du till och med utarbetar ett email måste du få kristallklart på meddelandet. Bestämma:

Vad du vill kommunicera
Varför vill du kommunicera
Vilken åtgärd du vill att din mottagare ska ta
Hur du bäst kan övertyga dem att vidta sådana åtgärder

Här är några vanliga skäl att skicka e-post:

Att påminna någon om en deadline
Att ge någon skriftlig anvisningar om en uppgift
Att ställa en snabb fråga som kan besvaras på ett adekvat sätt genom att skriva
Att svara på en snabb fråga som kan besvaras tillräckligt genom skrivning
För att skicka över tidskänslig information
Att erbjuda tillgängliga datum för planering av ett möte
Att följa upp efter ett möte och visa uppskattning

I alla dessa exempel, förutom den sista, vill du att din mottagare ska vidta några åtgärder (även om det bara svarar på dig).

Ibland verkar inte åtgärden som en åtgärd. Kanske vill du:

Passa på ett tips för din medarbetare
Låt dina vänner veta att du landat säkert på din resmål
Ge en kort uppdatering om hur du gör på din nya destination och hur du kan nås de närmaste veckorna

I var och en av dessa situationer berättar du inte att din mottagare ska vidta en viss åtgärd. Det är dock underförstått att de inte förväntas vidta några åtgärder, så länge du ger e-posten korrekt stängning, eller åtminstone genom att signera ditt namn. De förstår att kommunikationen lätt kan sluta med din email; att de inte behöver svara.

Steg 2: Begär din mottagare vidta åtgärder

För att skriva effektiva e-postmeddelanden som sparar tid, måste du göra dem åtgärdliga. Och du måste se till att din mottagare är tydlig på vilka åtgärder som förväntas av dem.

Om du inte syftar till detta men försöker stava ut din livshistoria eller förklara varför du håller ut för nästa iPhone-modell istället för att få den senaste, kan du glömma att spara tid eftersom pennkalken skriver en mycket tanke och tid.

Fokusera på följande när du gör e-poståtgärd:

Ställ in deadlines
Utarbeta beredskapsplaner
Att erbjuda potentiella alternativ för nästa handlingsåtgärd (t ex gånger du är tillgänglig för ett personligt möte, platser du kan träffas på)
Ger en åsikt när man frågar efter en
Gör en förfrågan som är lämplig för skrivning och är egentligen bekvämare att använda ett annat kommunikationssätt
Ger en uppsättning anvisningar för en uppgift som din mottagare har kommit överens om att utföra

Var proaktiv och assertiv när du beskriver handlingsbara steg. Undvik att fråga öppna frågor om det inte finns något annat alternativ. Eftersom öppna frågor är motsatsen till handlingsbart innehåll.

Här är några exempel:

Istället för att be din mottagare att ge dig sitt schema (och slösa ett email i processen) - börja med att skicka dem dina lediga mötestider.
I stället för att fråga din mottagare vad de tycker om ett visst affärsbeslut, skissera det potentiella beslutet och begära att bygga feedback. På det sättet behöver de inte komma på något på egen hand och kommer istället att ha något att arbeta med

Du behåller e-poståtgärder genom att ge tydliga anvisningar till läsaren och hålla innehållet aktivt istället för öppet.

Viktigast av allt måste du se till att allt du åtgärdar från din läsare klart kommuniceras. Anta inte att de vet att du vill skapa ett möte den här veckan, bara att du erbjuder dina lediga tider. Anta inte att de vet vilken arbetsuppgift din uppsättning instruktioner gäller för. Ange det uttryckligen och vänligen låt dem veta vad du vill att de ska göra.

Steg 3: Skapa bra struktur

En du har ditt meddelande tydligt definierat och du har gjort det möjligt, det är dags att organisera det på ett sådant sätt att förmedla den tydligheten och dina handlingar.

punkterna: En allmän regel att följa är att hålla stycken under fem meningar. Det är inte bara svårt att fokusera på långa stycken medan webläsning, men klumpiga stycken ger mottagaren möjlighet att förlora fokus och kanske missa de viktigaste punkterna. Detta leder då till slarviga eller överflödiga svar, vilket molnar kommunikationskanalen.

Mening: Använd aktiv röst när du skriver meningar. Håll meningar kort och till punkt. Undvik att gå på tangent eller för att förklara din resonemang eller känslor om saker. Istället håller du fast vid fakta och vilka åtgärder du begär att din mottagare tar.

Ord: Försök att inte använda stora ord eller slang, om du inte vet att din publik kommer att förstå dem. Undvik skämt och kulturella referenser som kan missuppfattas, eftersom allt som lätt kan tolkas är ett potentiellt hinder för effektiv kommunikation.

Undvik extra ord och kvalificerade fraser. "Med tanke på den nuvarande situationen där det här händer, tror jag att det kan vara klokt att ..." är ett kvalificerat uttalande som inte bara slösar bort ord och tid, men distraherar från det riktiga budskapet. Ange istället din rekommendation utan att behöva kvalificera den.

Ett annat exempel: "Jag undrade om jag kunde fråga dig ..." Klipp ut denna fras och fråga bara frågan. Det kommer också att öka ditt självförtroende, för att du inte omedvetet söker tillstånd att kommunicera proaktivt.

skiljetecken: Håll interpunktion enkelt. Kvalificerande ord och fraser är bara effektiva när de används för att skapa artighet vid initiering av kommunikation med någon som du vill ha ett affärsrelaterat eller personligt förhållande med. I sådana fall vill du inte nödvändigtvis vara till kommande men använda några artiga fraser för att visa respekt för sin tid.

Minimera kommateckenanvändning - det här hjälper dig naturligtvis att hålla meningar korta. Undvik lata textinspirerade tal, med överanvändning av punkt-punktpunkter och kommande kommatecken. Punktera istället dina meningar med korrekt engelska och använd sammandragningar när det är meningslöst, eftersom de gör läsflödet bättre.

Dessutom överväga punkterande listor med punktpunkter och använda en rad streck för att bryta upp större sektioner (som kan innehålla en eller flera stycken).

Bullet-punkter och sektionsavbrott förbättrar webläsbarhet, samt hjälper dig att organisera ditt meddelande tydligare.

Steg 4: Redigera innan du skickar

Innan du skickar ett mail, ta 1-2 minuter för att läsa det högt. Det här hjälper dig att fånga misstag eller märka besvärliga delar som du inte normalt skulle säga personligen. Räcka bort de extra orden och förenkla skiljetecken. Bullet out listar och skär ner på dina stycken.

När du kan svara på följande frågor med ett "ja", så är du redo att slå "skicka":

Är meddelandet klart?
Är förväntningarna genomförbara och tydligt framgår?
Kommer min mottagare att kunna få mitt meddelande med framgång? Framgång innebär att de vet vilket svar som förväntas av dem.
Om rollerna vändes, skulle jag kunna få det här meddelandet med framgång?

Steg 5: Uppföljning effektivt

Dessutom vara proaktiv när du följer upp dina e-postmeddelanden. Om någon inte svarar på en direkt förfrågan, slösa inte tid på att undra vad som hände. Istället skicka en artig men direkt uppföljnings email för att checka in med dem. Applicera de ovan angivna principerna. Och slösa inte för mycket tid på att försöka få svar; Om mottagaren inte kommunicerar med dig vet du när du ska gå vidare eller närma sig dem i stället.

Använd e-post för att spara tid

E-post kan spara dig mycket tid om du vet hur du använder den effektivt. Och det här gäller både att skicka och ta emot meddelanden.

E-post används bäst för att leverera handlingar som kan kommuniceras på ett tillräckligt sätt via skrivning. Om du utnyttjar fördelarna med e-post och undviker de många tidskrävande fallgroparna, fungerar den som ett kraftfullt verktyg.