Email Basics POP3 är föråldrad; Vänligen byt till IMAP idag

När det gäller att komma åt din e-post är POP3 vs. IMAP inte bara en fråga om preferens. POP3 är gammal, föråldrad och inte lämplig för den moderna världen. IMAP är den du ska använda.

Utbyte är också bra - om du har någon form av jobb e-postkonto och det använder Exchange, är du bra. Exchange fungerar på samma sätt som IMAP, men är ett proprietärt Microsoft-protokoll som inte är tillgängligt överallt.

När detta gäller

POP3 vs IMAP är ett val du gör när du använder en e-postklient för att komma åt ditt mail. Den e-postklienten är ofta ett skrivbordsprogram på Windows, Mac eller Linux, men det kan också vara en smartphone eller en tablet-app.

Om du får tillgång till ditt e-postmeddelande via ett webbgränssnitt eller en officiell mobilapp - som att komma åt Gmail med Gmail-appen på Android eller iOS eller åtkomst till Microsofts Outlook-mail från Outlook.com - behöver du inte oroa dig för det här. Det kommer bara att fungera.

Microsoft vägrade att stödja POP3 med Windows 8s inkluderade Mail app, vilket kräver lösningar för att få åtkomst till ett POP3-e-postkonto. Medan det var kontroversiellt, driver de åtminstone personer i rätt riktning - bort från POP3 och mot IMAP (eller Exchange.)

Varför POP3 är dålig

POP3 är bara föråldrad. Det kommer från en tid när alla åtkomst till deras e-postmeddelanden i ett skrivbords-e-postprogram på en enda dator. Du hade antagligen en e-postadress via din Internetleverantör och de gav en liten mängd email-lagring nej deras server - kanske 10 MB eller så. När du öppnade ditt e-postprogram skulle det hämta alla nya e-postmeddelanden från din e-postleverantör och spara dem till din dator. Det skulle då radera e-postmeddelandena från ditt online-e-postkonto. Detta var nödvändigt vid den tiden - du hade bara några megabyte för e-postlagring på servern och du behövde hålla den tom eller e-post som riktades till din adress skulle börja "studsa" tillbaka till avsändaren.

Det var förnuftigt på 90-talet - med tanke på teknikens begränsningar - men det är ett stort problem idag. Här är varför:

• Du kan bara få tillgång till ditt e-postmeddelande på en enhet. När du har laddat ner e-postmeddelandet till den enheten kan du inte komma åt det på andra enheter. I en ålder där du förmodligen har åtminstone smartphone och en dator är det dåligt.
• POP3 är beroende av att du hämtar alla dina e-postmeddelanden. Så om du har nya e-postmeddelanden med stora bilagor måste du sitta där och vänta medan ditt program hämtar alla dina e-postmeddelanden till din dator.
• Dina e-postmeddelanden lagras på din dator, inte webbservern. Det innebär att du måste oroa dig för att manuellt säkerhetskopiera ditt e-postprograms arkiv. Om din hårddisk dör, kommer du att förlora dessa e-postmeddelanden!

Vissa tjänster försöker kringgå denna begränsning genom att inte radera e-postmeddelanden när du kommer åt dem från POP3. Istället markerar dessa tjänster bara dem som läst, så att de inte kommer att hämtas igen. Det här är en smutsig hack och det har också ett stort problem:

• Dina e-poståtgärder synkroniseras inte mellan dina enheter. Om din e-postklient till exempel hämtar ett e-postmeddelande och du inte har läst det än, kan det bara markeras som läst på servern. Eller det kan aldrig markeras som läst på servern, även efter att du läst det. När du ändrar lässtatus för en e-post, stjäla den, radera den eller organisera den i mappar sparas de här åtgärderna endast i e-postprogrammet på din dator. De kommer inte att synkroniseras online till alla dina andra enheter.

Varför IMAP är bättre

IMAP är ett mer modernt protokoll. Om POP3 bara hämtar allt till din enhet och hanterar det lokalt, är IMAP mer av ett synkroniseringsprotokoll. IMAP synkroniserar alla ändringar till servern och behandlar din e-postserver - inte din lokala dator - som den primära platsen din e-post är lagrad.

Om du till exempel får tillgång till ett e-postkonto med 1000 olästa e-postmeddelanden med IMAP, kan du komma åt dem direkt. De laddas faktiskt inte ner förrän du öppnar dem - självklart kan du konfigurera din IMAP-klient för att automatiskt hämta ett visst antal e-postmeddelanden. E-postbilagor laddas inte ner tills du visar dem, om du inte konfigurerar ditt e-postkonto annars. När du öppnar ett e-postmeddelande markeras det omedelbart som läst på din enhet, IMAP-servern (till exempel i Gmail eller Outlook.com webbgränssnitt) och alla andra IMAP-klienter du använder. Om du organiserar dina e-postmeddelanden i mappar kommer din organisation att synkroniseras online. Om du tar bort ett e-postmeddelande kommer det att raderas överallt - inte bara på din lokala enhet.

Medan POP3 hämtar alla dina e-postmeddelanden och lämnar dig för att hantera dem på din lokala enhet, ger IMAP bara ett "fönster" till ditt e-postkonto. I en värld där du har mer än en enhet - eller bara vill lämna din e-post på nätet så att du inte behöver oroa dig för att säkerhetskopiera och importera stationära e-postarkiv - IMAP är den bästa lösningen.

Så här använder du IMAP

IMAP är bara en du väljer när du konfigurerar ditt e-postkonto i ett e-postprogram för skrivbord, smarttelefon eller surfplatta. Äldre skrivbordsmailprogram kan konfigureras för att använda POP3 som standard, men även Mail-appen på iOS och appen E-post på Android stöder POP3-e-postkonton.

Moderna e-postprogram bör automatiskt vara standard för att använda IMAP istället för POP3. Gå in i din e-postapp och kontrollera att det använder IMAP och inte POP3 för ditt e-postkonto!

Men mitt e-postprogram eller -service stöder inte IMAP!

Om du använder en e-postklient som inte stöder IMAP, är det lång tid för att uppgradera. Få en modernare e-postklient idag - på skrivbordet är Mozilla Thunderbird en solid e-postklient av tillverkarna av Firefox och Microsoft Outlook är ett mycket kraftfullt alternativ om du redan betalar för Microsoft Office.

Om din e-posttjänst inte stöder IMAP och bara stöder POP3, är det också en bra idé att fortsätta. Om du till exempel har en Internetleverantör som fortfarande erbjuder 10 MB e-postlagring kan du bara få tillgång till POP3, de har nog inte uppgraderat sin e-posttjänst på 15 år. Du borde förmodligen gå vidare till en mer modern service. Tjänster som Gmail och Outlook.com kan hämta e-post från ditt gamla konto via POP3 så att du kan få allt på ett och samma ställe.

Det finns verkligen ingen anledning att använda POP3 när du kan använda IMAP. Ja, POP3 kan säkerställa att dina e-postmeddelanden raderas från e-postkontot och bara lagras på din lokala enhet, men det hjälper inte mycket - dina e-postmeddelanden överförs i enkeltext, så alla som övervakar Internettrafik kan bara arkivera kopior av dem. E-post är bara grundläggande osäker på det sättet, och POP3 gör det inte säkert.

Bildkrediter: Digitpedia Com på Flickr (redigerad)