Glöm gimmickerna Det här är det bästa sättet att organisera din Gmail-inkorg

E-post inkorgen gimmicks håller poppar upp. Första Google introducerade Prioriterad inkorg, och nu använder den kategori flikar. Dropbox köpte brevlåda, vilket gör din inkorg till mer av en att göra-lista. Microsofts Outlook.com har en Sweep-funktion som automatiskt rengör din inkorg.

Alla dessa försöker hantera din e-postbrevlåda för dig. Dessa gimmickar är aldrig lika smarta som du själv, så du kan göra ditt mail mycket smartare genom att ta en mer aktiv roll.

Vi använder Gmail här, men principerna bör likna alla e-postklienter.

Använd en klassisk inkorg

Först kommer vi att bli av med vad som helst gimmicky inkorg Gmail använder idag. Dessa inkorgar får aldrig kategorierna och prioriteringarna helt rätt. De tvingar dig att gå igenom hela din e-post för att du inte missar något och uppmuntrar dig att fortsätta få spammy meningslösa e-postmeddelanden genom att svepa dem under mattan.

Om du vill använda en mer klassisk inkorg i Gmail klickar du på kugghjulsikonen och väljer Inställningar. Klicka på Överför i fliken Inkorgen, klicka på rutan Inkorgen och välj Ej olästa först. Alla flikar och prioriterade alternativ kommer att försvinna.

Avsluta prenumeration från e-post du bryr dig inte om

Med kategorier och prioriteringar av flikar är alla dina e-post sorterade i en stor hög. Alla de meningslösa e-postadresserna och de nyhetsbrev som du inte bryr dig om kommer att ligga i din inkorg tillsammans med dina faktiska viktiga e-postmeddelanden.

Det här är bra - i stället för bara svepande e-postmeddelanden som du inte vill se under mattan, bör du stoppa dem från att komma helt.

Tänk på vilken typ av e-postmeddelanden du inte vill se. Vanliga typer av meningslösa e-postmeddelanden inkluderar Facebook- och Google+-meddelanden, kampanjer och nyhetsbrev som du kan få oavsiktligt anmält dig till. När ett e-postmeddelande du inte vill se anländer öppnar du det och använder länken "Unsubscribe" - du hittar vanligtvis dessa längst ner i e-postmeddelandet - för att avbryta prenumerationen från e-postmeddelandet och förhindra att det kommer framåt i framtiden.

(Observera att du inte ska använda länken Unsubscribe om ett e-postmeddelande faktiskt är spam, eftersom spammaren tar det som ett tecken på att någon läser e-postmeddelandet och skickar ännu mer spam. Klicka på Spam-knappen om det är en riktig spam-email och klicka på Avsluta prenumeration om det är en legitim organisation.)

Visst är det faktiskt att prenumerera lite mer arbete på framsidan, men det gör ditt mail mer hanterbart på lång sikt. När ett e-postmeddelande du inte bryr dig om anländer, använd länken Avbryt prenumeration och förhindra att framtida e-postmeddelanden kommer fram.

Skicka olämpliga e-postmeddelanden Du kan inte avregistrera dig från papperskorgen

Enligt amerikansk lag (särskilt CAN-SPAM Act) är det faktiskt olagligt att ett företag inte ger en avbeställningslänk i sina e-postmeddelanden så att du kan välja bort framtida e-postmeddelanden. Vissa företag har emellertid inte fått notatet eller bryr sig inte om det. Snarare än att vidta rättsliga åtgärder för att få bort sina e-postlistor, kan du helt enkelt skapa ett filter som skickar alla framtida e-postmeddelanden från dem till ditt papperskorgen, där du inte behöver se dem.

När du hanterar ett sådant e-postmeddelande i Gmail öppnar du det, klickar på länken Mer och väljer Filtrera meddelanden som dessa. Ställ in ditt filter för att blockera e-postmeddelandena - till exempel om du aldrig bryr dig om att ta emot andra e-postmeddelanden från den avsändaren, kan du filtrera baserat på deras e-postadress. Använd ditt filter för att skicka alla sådana e-postmeddelanden till papperskorgen.

Arkivera automatiskt e-postmeddelanden som du inte vill se

Vissa e-postmeddelanden är viktiga att ha, men du kanske inte vill se dem ändå. Till exempel kan nätbutiker skicka ett bekräftelsekvitto varje gång du köper något från dem. Det är bra att ha sådana kvitton bara om du behöver dem, men om du ofta köper produkter och aldrig vill se sådana e-postmeddelanden kanske du vill förhindra att de når din inkorg i första hand.

Detta gäller för många olika typer av e-post - till exempel skickar PayPal dig en "Vi överför pengar till din bank" e-post varje gång du tar ut pengar. Du kanske vill ha det här e-postmeddelandet för dina poster, men du kanske inte vill se den i din inkorg.

Om du automatiskt arkiverar sådana e-postmeddelanden när de kommer in kan du sätta denna process på autopilot. Öppna bara ett sådant e-postmeddelande, klicka på knappen Fler i Gmail och välj Filtrera meddelanden som dessa. Ställ in ditt filter för att omfatta de e-postmeddelanden du vill fånga - förmodligen baserat på ämnet, om det alltid är detsamma. Berätta för Gmail att automatiskt arkivera e-postmeddelandena och markera dem som läst så att de inte stör dig.

Du kan också få Gmail att automatiskt ange en etikett till dem, till exempel "Automatiskt arkiverad" eller en mer specifik etikett. Detta gör att du snabbt kan hitta e-postmeddelanden i framtiden om du faktiskt behöver dem.

Ställ in automatiska etiketter

Om du har följt den här processen borde du ha kunnat sänka volymen av inkommande e-postmeddelanden. Nu hjälper vi dig att sortera de e-postmeddelanden du bryr dig om.

Den här delen är valfri, men det kan hjälpa dig om du får mycket email - särskilt för olika ändamål. Du kan till exempel ha kombinerat flera Gmail-konton i en inkorg och få alla dina personliga och fungerande e-postmeddelanden på samma plats.

Försök skapa filter som automatiskt sorterar ditt inkommande e-postmeddelande i specifika etiketter. Till exempel kan du få e-post från din bank automatiskt att få en "Bank" -ikett. Du kan få personliga e-postmeddelanden att få en "Personlig" etikett och arbeta e-postmeddelanden får en "Arbete" -ikett. Kvitton för inköpta produkter kan få en "Kvitton" -ikett. Det finns ingen anledning att göra den här delen manuellt - bara konfigurera Gmail så att det automatiskt sorterar ditt e-postmeddelande i kategorier för dig.

Färgkod alla dessa etiketter och du kan få din e-postklient att automatiskt kategorisera dina e-postmeddelanden och visa dig en överblick där de kommer ifrån. Om du vill färgkoda en etikett i Gmail klickar du på dess färgruta i den vänstra rutan och väljer en ny färg.

Med ett sådant märkesystem kan du till och med få Gmail-appen på Android och e-postnotifierare på andra plattformar meddelar dig bara när nya meddelanden kommer fram i viktiga etiketter, förhindrar överbelastning av meddelanden.

Om det finns vissa e-postmeddelanden som du vill markera - kanske e-postmeddelanden från din chef eller make / maka - kan du ställa in ett filter för att automatiskt stärka meddelanden från den avsändaren när de anländer. Du kan välja en inboxtyp med "Starred first" i dina Gmail-inkorgsinställningar. Så viktiga e-postmeddelanden kommer automatiskt att stiga till toppen av din inkorg. Det här skulle hända exakt enligt hur du konfigurerar Gmail - du behöver inte kämpa med inloggningsspecifiksystemet och försöka lära Gmail vad som är viktigt.

Detta är inte en set-it-and-forget-it-process. Visst, efter att du har prenumererat från e-post eller konfigurerat ett filter, fortsätter din e-postklient att vidta åtgärder på alla inkommande e-postmeddelanden - men det kommer alltid att finnas nya typer av e-postmeddelanden som kommer fram. Du måste vidta åtgärder för att avregistrera och filtrera dem ordentligt, förhindra att din e-postbrevlåda blir oorganiserad igen.

E-postgimmick försöker automatisera denna process - de försöker automatiskt dölja e-postmeddelanden som du inte vill se, markera vad som är viktigt och kategorisera din e-postadress för dig. Men med lite mer uppifrån-arbete kan du ställa in din e-postbrevlåda för att fungera exakt hur du vill ha det, vilket eliminerar behovet av alla dessa gimmickar.