Så här lägger du till en nedrullningslista till en cell i Excel

Nedrullningslistor är mycket användbara datainmatningsverktyg vi ser nästan överallt, och du kan lägga till anpassade rullgardinslistor till dina egna Excel-kalkylblad. Det är enkelt och vi ska visa dig hur.

Nedrullningslistor gör det enklare och effektivare att skriva in data i dina kalkylblad. Klicka bara på pilen och välj ett alternativ. Du kan lägga till listrutor till celler i Excel som innehåller alternativ som Ja och Nej, Man och Kvinna eller någon annan anpassad lista över alternativ.

Det är lätt att lägga till en rullgardinslista till en cell i Excel, men processen är inte intuitiv. Nedrullningslistor skapas med funktionen Data Validation. Vi ska skapa en rullgardinslista med ett urval av åldersintervaller för att visa hur det görs.

För att börja, ange listan med åldersintervaller i sekventiella celler ner i en kolumn eller över en rad. Vi åkte in i våra åldersintervall i cellerna A9 till och med A13 på samma arbetsblad, som visas nedan. Du kan också lägga till din lista med alternativ till ett annat arbetsblad i samma arbetsbok.

Nu ska vi namnge vårt sortiment av celler för att underlätta att lägga till dem i rullgardinsmenyn. För att göra detta, välj alla celler som innehåller listrutan och ange ett namn för cellområdet i rutan Namn ovanför rutnätet. Vi heter vårt cellområde Ålder.

Välj nu den cell i vilken du vill lägga till en rullgardinslista och klicka på fliken "Data".

Klicka på knappen Data Validation i Datatools-delen på fliken Data.

Dialogrutan Data Validation visas. På fliken Inställningar välj "Lista" i listrutan Tillåt (se rullgardinsmenyn är överallt!).

Nu ska vi använda namnet vi tilldelade till det antal celler som innehåller alternativen i vår rullgardinslista. Stiga på = Ålder i rutan "Källa" (om du heter ditt cellområde något annat, ersätt "Ålder" med det namnet). Se till att rutan "In-cell dropdown" är markerad.

Markera kryssrutan "Ignorera tom" är som standard markerad. Det betyder att användaren kan välja cellen och sedan avmarkera cellen utan att välja ett objekt. Om du vill kräva användaren att välja ett alternativ i rullgardinsmenyn, avmarkera kryssrutan Ignorera tomt.

Du kan lägga till ett popup-meddelande som visas när cellen som innehåller listrutan är vald. För att göra detta klickar du på fliken "Inmatningsmeddelande" i dialogrutan Data Validation. Se till att "Visa inmatningsmeddelande när cellen väljs" är markerad. Ange ett Titel och ett Input-meddelande och klicka sedan på "OK" -knappen.

När cellen innehåller rullgardinslistan väljs visas en pil nedåt till höger om cellen. Om du har lagt till ett inmatningsmeddelande visas det under cellen. Pil nedåt visas endast när cellen väljs.

Klicka på nedåtpilknappen för att släppa ned listan över alternativ och välj en.

Om du väljer att du vill ta bort rullgardinsmenyn från cellen, öppna dialogrutan Data Validation som beskrivits tidigare och klicka på "Rensa allt" -knappen, vilken är tillgänglig oavsett vilken flik som har valts i dialogrutan.

Alternativen i dialogrutan Data Validation återställs till standardinställningarna. Klicka på "OK" för att ta bort rullgardinsmenyn och återställa cellen till standardformatet.

Om det fanns ett alternativ som valts när du tog bort rullgardinsmenyn, fylls cellen med värdet av det alternativet.

Följ den här processen för att lägga till listrutor till andra celler efter behov. Du kan använda samma lista för flera rullgardinslistor. Om du har många rullgardinslistor som du behöver lägga till i ett kalkylblad kanske du vill lägga upp listorna med alternativ i ett annat kalkylblad i samma arbetsbok. Du kan dölja kalkylbladet med dina listor över alternativ för att förhindra att de ändras.