Så här lägger du till ett utgångsdatum för e-postmeddelanden i Outlook (och vad de är för)

Outlook låter dig lägga till ett utgångsdatum för att maila dig som skickar eller tar emot. När utgångsdatumet har passerat kommer e-postmeddelandet att visas med annan formatering, och du kan använda Outlook: s inbyggda verktyg för att hantera utgående e-post automatiskt.

Förfallodatum gäller endast för e-postmeddelanden, inte kalenderhändelser eller uppgifter, eftersom dessa objekt har egna datum du kan använda för att hantera dem

Så här ställer du in ett utgångsdatum på en e-postadress

För att lägga till ett utgångsdatum för ett e-postmeddelande som du skickar måste du öppna fönstret Egenskaper för e-postmeddelandet. Öppna e-postmeddelandet och klicka sedan på Meddelande> Taggar.

Detta öppnar fönstret Egenskaper för e-postmeddelandet, som du också kan komma åt genom att klicka på Val> Fler alternativ eller Arkiv> Egenskaper. Slå på kryssrutan "Expires after" och välj sedan ett datum och en tid.

Klicka på Stäng för att återgå till din e-postadress. Det kommer inte att finnas några synliga tecken på att ett utgångsdatum har lagts till, och du kan skicka e-postmeddelandet som vanligt.

Om du vill lägga till ett utgångsdatum för ett e-postmeddelande som du har fått öppnar du e-postmeddelandet och klickar på Meddelande> Taggar (eller Arkiv> Egenskaper).

Detta öppnar fönstret Egenskaper för e-postmeddelandet. Det finns inte så många alternativ för ett mottaget e-postmeddelande som det finns för ett meddelande du skickar, men du kan fortfarande ange ett förfallodatum och -tid.

Vad gör en utgångsdatum?

Så du har lagt ett förfallodatum till ett mail. Det är bra och allt, men vad är fördelen med att göra det?

Utgångsdatum används på olika sätt av Outlook för att hjälpa dig att fokusera på vad som är viktigt. E-postmeddelanden som har löpt ut är i allmänhet inte lika viktiga som e-postmeddelanden som inte har löpt ut, så Outlook formaterar automatiskt utgående e-postmeddelanden annorlunda.

Om du har tittat på att ställa in villkorad formatering i Outlook, kanske du har lagt märke till formateringsregeln "Expired items".

Den här regeln formaterar ett e-postmeddelande som har gått ut för utgångsdatum med en grå skrift och texten slog igenom.

Det här meddelar dig att e-postmeddelandet har löpt ut så att du kan fokusera på mer viktiga e-postmeddelanden först. Om du har skickat ett e-postmeddelande med ett utgångsdatum används denna formatering i mottagarens Outlook också, men andra e-postklienter som Thunderbird eller webbapps som Gmail eller Yahoo! Mail, ignorerar datumet och gör ingenting med det.

Du kan också lägga till en kolumn i en mapp som visar utgångsdatumet för alla e-postmeddelanden. Högerklicka på en kolumnrubrik i mappen som du vill lägga till kolumnen och klicka sedan på "Fältväljare".

Välj "Date Time fields" i rullgardinsmenyn och välj sedan alternativet "Expires".

Dra och släpp objektet "Expires" i din mapp för att lägga till det i kolumnerna.

När du öppnar ett expired email, meddelar Outlook dig ett meddelande i rubriken.

Du kan fortfarande svara på eller vidarebefordra ett utgått mail, men om du försöker vidarebefordra det visar Outlook en varning först.

Klicka på "Ja" för att skicka e-postmeddelandet, eller "Nej" för att avbryta.

Används förfallodatum för att hantera din e-postadress

Några av Outlook: s inbyggda verktyg använder sig också av utgångsdatum. Om du har ställt in AutoArchiving i Outlook kanske du har märkt ett alternativ att "Ta bort utgått objekt (endast e-postmapp)."

Om det här är påslagen kommer AutoArchive att radera eller flytta (beroende på övriga inställningar) alla e-postmeddelanden där datumet har passerat. Det här är ett utmärkt sätt att ta bort utgående e-postmeddelanden automatiskt och stoppa dem att röra upp din brevlåda.

Om du inte vill att dina utgått e-postmeddelanden ska raderas eller flyttas, men du vill inte se dem i Outlook heller kan du ställa in Outlook synkroniseringsregler för att förhindra att de hämtas från Exchange-e-postservern.

När du bygger ditt synkroniseringsfilter klickar du på fliken Avancerat och sedan på knappen "Fält".

Välj Datum / Tid fält> Utgår från menyn. Fältet är också tillgängligt i alternativen "Alla brevfält" och "Alla postfält".

Ange "Skick" till "på eller före" och "Värdet" till "igår" och klicka sedan på "Lägg till i lista."

Detta kommer att filtrera bort alla utgått uppgifter så att om de utgick i går eller tidigare kommer de inte att synkroniseras med Outlook och visas inte i din brevlåda. De kommer fortfarande vara tillgängliga i Outlook-webappen om du vill se dem där.

Du kan inte ställa in regler för att lägga till utgångsdatum för inkommande e-post automatiskt eller skapa ett snabbt steg som gäller ett utgångsdatum med ett knapptryck, men du kan automatiskt lägga ett utgångsdatum för alla utgående e-postmeddelanden. Klicka på Arkiv> Alternativ> E-post, bläddra nedåt för att skicka meddelanden och slå på "Markera e-postmeddelanden som har gått ut efter denna många dagar."

Ange antal dagar efter vilka du vill att meddelanden ska upphöra och klicka sedan på "OK". Det lägger automatiskt till ett utgångsdatum för alla e-postmeddelanden som du skickar.

Utgångsdatum är ett användbart sätt att hantera dina prioriteringar och din brevlåda genom lågljusmeddelanden som inte längre är relevanta och låter dig använda Outlook-verktyg för att radera eller dölja meddelanden som du inte behöver längre. Det är ett annat verktyg i kampen för att förhindra att din brevlåda blir ute av kontroll och ett mycket användbart verktyg vid det.