Hur man bättre hanterar e-post i Outlook med snabba steg och regler
Om du säger att e-post har blivit oskadd, ber vi dig att kolla in våra inkorgar. Att kunna sortera och organisera roten av meddelanden som anländer dagligen är ganska viktig för att upprätthålla arbetsplatsens sanitet.
Det handlar inte bara om spam. Spam finns fortfarande, ett irriterande faktum i livet, men det finns sätt att hantera det. Det är krosset av andra e-postmeddelanden vi får - uppdateringar om programvara, inbjudningar till evenemang, e-postlistor som vi abonnerade på, men kommer aldrig ihåg att avmana - allt kräver en del sätt att organisera, sortera och föra meddelanden till deras lämpliga plats , om det är en utsedd mapp eller papperskorgen.
Vi har pratat ganska mycket om Outlook, inklusive grunderna för e-post, som att skriva och skicka, sätt att lägga till och ta emot bifogade filer, samt importera kontakter och hantera adressböcker. Vi vill nu uppmärksamma oss på den större bilden, genom att fokusera på inkorgshantering.
Mastering av din Outlook-inkorg
Outlook har en mängd funktioner inbyggda för att hjälpa dig att filtrera ditt mail till sina lämpliga platser. För att börja, om du högerklickar på ett meddelande eller en mus upp till bandet märker du att det finns en funktion som heter Quick Steps.
Om vi utökar det från bandet kan vi se den här funktionen i sin helhet.
Det första att komma ihåg är Quick Steps är i princip regler (det finns en funktion som heter Rules, som vi diskuterar inom kort). Den andra sak att komma ihåg är att, till skillnad från Regler, som fungerar bakom kulisserna utan din inmatning, beror Quick Steps på din inmatning på jobbet.
Det första du ska göra är att välja det snabba steg du vill skapa. Låt oss göra en enkel för att illustrera vår punkt.
I det här snabba steget väljer vi ett meddelande som vi anser vara olika och klickar på Snabbsteget, som flyttar meddelandet till Misc-mappen och markerar meddelandet som Läs.
Om du klickar på knappen "Alternativ" kan du se hur Quick Step är konstruerat, och du kan också redigera det, till exempel att lägga till eller ta bort delar till eller från det.
I den här skärmbilden kan du till exempel ta bort steget där meddelanden markeras som läsa, så allt flyttas till mappen Miscellaneous men dess status förblir oförändrad.
Det är hur Quick Steps fungerar, vi kan spendera ganska lite tid och visa olika sätt att de kan skapas och implementeras, men vi vill gå över till Regler för att illustrera skillnaden.
De grundläggande reglerna för reglerna
Som vi nämnde är Quick Steps något du agerar på medan Reglerna fungerar automatiskt, bakom kulisserna, enligt de kriterier du anger. När du klickar på "Regler" -knappen, ska du välja "Skapa regel ..." från rullgardinsmenyn.
De primära villkoren för regelskapande är ganska grundläggande och du behöver inte ens dyka in i några avancerade alternativ, så låt oss fortsätta och undersöka några av deras enklare aspekter.
I följande bild ser du att du kan styra e-post från vissa avsändare, eller baserat på ämnet eller till vem det är skickat. Därifrån kan du få Outlook att varna dig visuellt och / eller med ett ljud. Du kan även flytta meddelandet till en viss mapp, som till skillnad från att använda ett snabbt steg, skulle hända utan din inmatning.
Om du klickar på knappen "Skapa regel" visas följande dialogboks.
Du kan också klicka på "Ny regel" i fönstret Regler och varningar.
Om du gör det öppnar du det första regissguiden fönster som går igenom processen.
Regler är överraskande okomplicerade om du redan vet vad du vill att regeln ska göra. Klicka på "Avancerade alternativ ..." och du ser vad vi menar. Inte bara kommer du att se alternativen från den grundläggande Skapa Regel-skärmen, du hittar en helt ny värld med andra regler du kan använda.
Tänk dig då tar vi det snabba steget vi skapade tidigare och vill göra det till en regel. Vi vill välja våra kriterier från alternativen som visas ovan och klicka sedan på "Nästa". I det här fallet kommer vi att flytta e-post som skickas till vårt How-To Geek-konto.
På nästa skärm väljer vi alternativet "Flytta till en angiven mapp" och sedan längst ner klickar vi på den understrukna länken "flytta den till den angivna mappen". Vi visas sedan alternativ som låter oss leda mail till vad som helst mapp vi väljer, vilket i detta fall är "Misc."
När du klickar på "Nästa" kommer du att bli frågad om det finns några undantag från den här nya regeln. Om det inte finns kan du klicka på "Nästa" och du kommer att gå vidare till den sista skärmen, där du kommer att bli ombedd att namnge din nya regel, oavsett om du vill slå på den, köra den när du har avslutat den och slutligen , du kommer att kunna granska det.
Det är det, klicka på "Slutför" och du är bra att gå. Du kan se denna regel genom att klicka på "Regler" -knappen och sedan "Hantera regler och varningar" i rullgardinsmenyn.
Du kan när som helst återvända för att ändra din regel, lägga till nya, göra kopior, radera och andra funktioner. Glöm inte, om du vill behålla en regel men inte vill att den ska springa hela tiden, kan du bara avmarkera den lilla rutan bredvid den.
Om du vill lära dig mer om att automatiskt flytta meddelanden till en viss mapp rekommenderar vi att du kolla in den här artikeln.
Radera och ignorera e-postmeddelanden
Du får mycket e-post som du inte vill ha eller behöver, om det är framåt från en överdrivet förälder eller rakt upp spam, att hålla din inkorg tämnad och välskötta kommer att vara en stor utmaning om du inte gör det vet hur man använder verktygen till ditt förfogande.
Som du kan se tydligt på bandet, finns det ett avsnitt som helt ägnas åt att radera saker, det mest anmärkningsvärda är den stora "Radera" -knappen och dess jätte X. Du kan också helt enkelt välja ett meddelande eller en grupp meddelanden och klicka på den knappen eller bara tryck på "Ta bort" på tangentbordet.
Låt oss titta på det här avsnittet lite mer och se vad det har att erbjuda. För det första finns det "Ignorera" -knappen.
Vad ignorerar jag? När du väljer ett meddelande eller konversation och klickar på "Ignorera" visas en dialogruta.
Skillnaden mellan detta och helt enkelt raderar en konversation är att ignorera den kommer att gälla för detta och alla framtida meddelanden, vilket betyder att om du är på en e-postlista och svarande fortsätter att svara alla, så kommer du inte längre se dem, vilket är ganska darn användbart.
Det andra anmärkningsvärda alternativet är funktionen Clean Up. Genom att klicka på "Rensa upp" -knappen utlöses en rullgardinsmeny med följande alternativ
Oavsett vilket alternativ du väljer, kommer du att se en dialogruta som ger samma resultat, alla redundanta meddelanden kommer att sönderfallas.
Om du klickar på knappen "Inställningar" blir du visad till alternativen Konversation Rensa upp. Som du kan se kan du använda funktionen Clean Up för att arkivera gamla, överflödiga konversationer till en alternativ mapp, vilket förmodligen är det mest användbara alternativet här. Det är ofta bättre att bara arkivera saker istället för att ta bort det, bara om du behöver referera till det vid en senare tidpunkt.
Medan dessa funktioner är fantastiska, och vi ser den uppenbara förtjänsten i dem, kommer de inte att ha stor inverkan på det olyckliga med inkorgsvikt: spam.
Spam, skräp bort!!
Skräppost får inte samma typ av rubriker som det en gång gjorde, för det mesta gör moderna skräppostfilter ett ganska bra jobb att klara av allt. Om du använder Gmail eller andra webbmailtjänster ser du sannolikt inte mycket av det, det vill säga inte att det inte finns där, särskilt om du gör det missförstådda misstaget att samtycka till att ett företag delar din adress med sina marknadsföringspartners, eller du klickar på fel rutan och felaktigt registrerar dig för att vara på en distributionslista.
Poängen är att skräppost fortfarande händer, men Outlook ger dig möjligheter att förhoppningsvis hålla det i stor utsträckning under kontroll med skräpfilter. När du får ett meddelande som är tydligt skräp eller spam, kan du välja det meddelandet och klicka sedan på "Skräp" -knappen för en nedrullningslista med alternativ. För oönskade meddelanden väljer du "Block Sender", men för allt annat vill du justera alternativen för skräppost.
Ju mer restriktiva din filtreringsnivå är desto bättre chans att något som du faktiskt vill ha eller behöver se, kan oavsiktligt filtreras bort. Om det händer måste du behandla de drabbade e-postmeddelandena med de val som ses på föregående skärmdump.
Det är en bra idé att spendera tid på att utforska alternativen för skräppost. Du kan ställa in vitlistor från vissa avsändare och till vissa mottagare, samtidigt som de explicit förhindrar avsändare du vet att du inte litar på.
Att hålla din inkorg luta och medelvärde tar engagemang och uppmärksamhet på detaljer. För att vara ärlig kan några väl utformade regler utgöra mycket arbete, men det kommer alltid att bli nya utmaningar. Kom ihåg dessa verktyg - Snabba steg, Regler, ignorera och skräpfilter - och du kommer att vara bra på väg att tämma din e-post.
Låt oss höra från dig nu. Berätta om dina egna favoriter Snabba steg och Regler, eller hur du hanterar skräppost. Vårt diskussionsforum är öppet, så låna oss dina kommentarer och frågor.
