Så här ändrar du teckenkodningen i Outlook

I bästa fall är det irriterande att få ett e-postmeddelande som innehåller oläsliga tecken. I värsta fall kan det hindra dig från att läsa posten alls. Ibland visar kodningen i Outlook de missade tecknen och låter dig läsa meddelandet. Så här gör du det.

Vad är Character Encoding?

Om du inte är säker på vad "teckenkodning" är, har vi en omfattande förklaring till dig. Den mindre omfattande förklaringen är att ett tecken är en glyph som visas på skärmen när du skriver något. Så varje bokstav i denna artikel är en glyph som representerar ett bokstav a, b, c och så vidare. Bakom kulisserna representerar din dator dessa glyfer med en kod som tolkas av ett program som en webbläsare eller ett ordbehandlingsprogram, och gör dem sedan på skärmen som ett tecken.

Hittills, så enkelt, speciellt om du tror att det bara finns 26 tecken i alfabetet, tio siffror och några grammatiska märken som! eller @.

Det finns dock 26 stora bokstäver och mycket mer grammatiska märken som du kanske inser (ditt tangentbord visar bara en liten delmängd av möjliga grammatiska märken, även för engelska). Och detta täcker bara ett språk, engelska, som är i ett alfabet, latin (även känt som det romerska alfabetet). Det latinska alfabetet innehåller de flesta västeuropeiska språken och har ett stort antal diacritiska symboler som inte används på engelska. Diacritiska symboler är saker som accenter, umlauts, cedillor och andra märken som ändrar uttalandet av ett brev eller ett ord.

Därefter finns det många andra alfabet, som kyrilliska (mest kända för att innehålla ryska språket), grekiska, kanji (japanska) och kinesiska, varav många innehåller mer än ett språk.

Nu kan du nu börja se storleken på tecken som måste kodas som glyfer. Det finns över 70 000 kinesiska glyfer ensamma. En teckenkodning innehåller ett antal kodpunkter, var och en kan koda ett tecken. ASCII, som du säkert har hört talas om, var ett tidigt latin alfabet kodning som hade 128 kodpunkter, inget nära nog att täcka alla möjliga tecken människor använder.

W3: s rekommenderade kodning för HTML heter UTF-8, som har 1,112,064 kodpunkter. Detta är tillräckligt för att täcka nästan alla tecken på alla språk i alla alfabet (men inte alla) och används i 93% av alla webbplatser. UTF-8 är också den kodning som rekommenderas av Internet Mail Consortium.

Varför skulle jag bry mig om att ändra den?

Outlook, tillsammans med alla andra moderna e-postklienter, kodar och avkodar UTF-8.

Men om Outlook stöder UTF-8 och UTF-8 är den rekommenderade kodningen, varför skulle du se ett oläsligt tecken? Detta kan hända av flera anledningar, men de främsta är att du tittar på posten i vanlig text (antingen för att du uttryckligen ville göra det eller en virusskanner hade konverterat den till vanlig text innan den kom till dig) eller kodningen du använder är inställd på något annat än UTF-8.

Kodningen av ett inkommande e-post bestäms av avsändaren, så om exempelvis ASCII används kommer Outlook att göra posten med ASCII-kodningen. Om dina ordinställningar är inställda för att ersätta "raka citat" med "smarta citat" (de som pekar i en vinkel för att visa om de öppnar eller stänger citat) så kommer du att se "oläsliga" tecken i posten istället för smart citat, eftersom ASCII inte innehåller lämpliga tecken för smarta citat.

Så, om du ändrar kodningen på ett meddelande kan du låta dig se de skrämmande karaktärerna som de ska visas.

Okej, hur ändrar jag det?

Lyckligtvis ändras kodning av ett meddelande ganska enkelt i Outlook. Dubbelklicka på meddelandet för att öppna det. På fliken Hem i meddelandefönstret klickar du på Åtgärder> Övriga åtgärder> Kodning för att se vilken kodning som används.

Det här är ett e-postmeddelande från Microsoft om Clutter som flyttar saker från min inkorg. Som du kan se använder Microsoft västeuropeiskt för att koda sina mail. För att ändra det, klicka på "Mer" och välj sedan kodningen du vill ha, till exempel UTF-8.

Det är allt det är - du borde nu kunna läsa e-posten.

Om du vill veta hur dina utgående e-postmeddelanden kodas, gå till Arkiv> Alternativ> Avancerat och bläddra ner till de internationella alternativen. Du letar efter alternativet "Preferred encoding for outgoing messages".

Standardinställningen är västeuropeisk, och den uppenbara med dig kanske undrar varför det här är när, som nämnts ovan, rekommendationen för e-postformat är UTF-8. Svaret är att Västeuropa är en delmängd av UTF-8, och som sådan kan läsas med UTF-8. Om du köper en kopia av Outlook som är utformad för Grekland, är standardkodningen Windows-1253, som också är en delmängd av UTF-8.

Du kan ändra standard utgående kodning till allt du vill ha. Om du vill att människor ska kunna läsa dina meddelanden är du bäst att hålla den som västeuropeisk eller ändra till en globalt använd kodning som UTF-8.