Så här väljer du hur mycket Outlook skickar nedladdningar till din dator

Du kanske tror att Outlook kommer att visa hela ditt mail (trots allt, varför skulle det inte) men Outlook klienten håller som standard bara det senaste året med e-post på din dator. Allt ditt mail finns fortfarande på Microsoft Exchange-servern, men det är inte synligt i Outlook. Det här är varför Microsoft ställer in denna standard och hur du ändrar den om du vill.

Notera: Följande information omfattar alla versioner av Outlook från 2013-2019, inklusive Outlook 365. Det gäller även om du ansluter till en Microsoft Exchange-server, och det inkluderar även om du ansluter till Hotmail eller Outlook.com. Om du ansluter till en annan tjänst, som Gmail eller en personlig e-postserver, kan du konfigurera dessa alternativ, men Outlook ignorerar dem.

Varför visar inte Outlook alla mina mail?

När du installerar Microsoft Office kontrollerar du din diskstorlek för att du har tillräckligt med utrymme för att installera alla program. Den använder också den kontrollen för att ställa in en parameter i Outlook som bestämmer hur mycket mail som ska hämtas till din lokala maskin, baserat på följande diskstorlekar:

• Mindre än eller lika med 32 GB: Outlook behåller en månad e-post på ditt system.
• Mellan 32 och 64 GB (ej inkluderat): Outlook behåller tre månader med e-post.
• Lika med eller större än 64 GB: Outlook behåller 12 månaders e-post.

Microsoft gör det här eftersom post tar upp utrymme på hårddisken, och om du bara har en liten hårddisk, vill du antagligen inte ha mycket av det med några stora filer som någon mailade dig för två år sedan. Outlook hämtar fortfarande alla dina kalenderutnämningar, kontakter, uppgifter och allt annat. Denna gräns påverkar bara ditt mail (och dina RSS-flöden).

Om ditt mailkonto använder en Microsoft Exchange-server (som Hotmail, Microsoft Live, O365 eller många företagspostsystem), bestämmer den här parametern hur mycket mail som hämtas till din dator. Om du använder en annan postleverantör, som Google eller Yahoo, ignorerar Outlook den här parametern och hämtar alla dina mail.

Var är min post och hur får jag tillgång till den?

Den goda nyheten är att ditt brev inte har gått någonstans; Det finns fortfarande på din e-postserver. (Om du inte är säker på vad en e-postserver är, är det korta svaret att det är en kraftfull dator med en stor hårddisk där din e-postleverantör lagrar ditt mail. Vi har skrivit ett längre svar, vilket är värt att läsa .) Du kan när som helst komma åt ditt mail (så länge du har tillgång till internet) antingen via Outlook eller, beroende på din version av Outlook, via ett webbgränssnitt.

Om du vill se ditt mail i Outlook bläddrar du ner till mappens undersida. Om det finns fler e-postmeddelanden på e-postservern ser du ett meddelande som låter dig veta.

Hit "Klicka här för att visa mer på Microsoft Exchange," och Outlook kommer att ladda ner resten dina e-postmeddelanden till din dator. Se till att du har tillräckligt med diskutrymme för att ladda ner dem alla!

Om du har Office 365, kan du också få tillgång till dina e-postmeddelanden via Outlook-webappen. Eftersom webben är i princip bara ett fönster i Exchange Server, kommer det att visa dig alla dina e-postmeddelanden. Om du använder Outlook på jobbet, bör dina IT-supportpersoner kunna hjälpa dig att komma åt Outlook-webappen. Om du är hemma, gå över till Office.com och logga in där. Du kan komma åt Outlook och alla andra webbapps som du har tillgång till när du är inloggad.

Kan jag ändra standardvärdet?

Jo det kan du. I Outlook, gå till Arkiv> Kontoinställningar och välj sedan "Kontoinställningar" från rullgardinsmenyn.

I fönstret Kontoinställningar markerar du det konto som du vill ändra standard för (du har förmodligen bara ett konto) och klickar sedan på knappen "Ändra".

I fönstret Ändra konto som öppnas ser du att "Använd cachelagret utbytesläge" är aktiverat. Du måste lämna det här aktiverat, annars kommer inget mail att hämtas till din dator. Flytta reglaget "Mail to keep offline" till den period du vill ha.

Alternativen är:

• Tre dagar
• En vecka
• Tre veckor
• En månad
• Tre månader
• Sex månader
• Ett år
• Två år
• Fem år
• Allt

Obs! Alternativen tre dagar, en vecka och två veckor är inte tillgängliga i Office 2013, men de finns i senare versioner.

Välj "Allt" om du vill att Outlook ska ladda ner hela ditt mail till din dator, eller välja vilket värde som helst för dig. (Om du inte kan ändra reglaget kan din administratör ha satt detta värde medvetet och stoppat dig från att ändra den.)

När du har gjort ditt val klickar du på "Nästa" och Outlook varnar dig för att det måste startas om.

Klicka på "OK", stäng fönstret Kontoinställningar och starta om Outlook. Beroende på hur mycket e-post det ska hämtas kan det hända att Outlook tar lite tid att uppdatera varje mapp. Du får se ett meddelande längst ner i Outlook när det hämtar mail till varje mapp.

Och det är allt; du är klar. Outlook kommer nu hämta hela ditt mail (eller hur mycket du valt) från och med nu.