Så här konfigurerar du automatiska textmeddelanden för viktiga e-postmeddelanden

Trots det ökande utbudet av cellulära datanät finns det fortfarande många platser där den enda celldekning du får är i bästa fall glesa med telefonsamtal och textmeddelanden (SMS). Läs vidare när vi visar dig hur du skapar SMS-varningar så även om din e-postklient inte kan uppdatera får du fortfarande kritiska meddelanden.

Varför vill jag göra det här?

Även om det skulle vara underbart om vi alla med våra olika mobilleverantörer skulle kunna njuta av hela datatäckningen från kust till kust, vet alla att det för närvarande (och under överskådlig framtid) är en fantasi. I verkligheten även med bra mobiltelefon täckning finns det många gånger vi befinner oss i områden där data täckning är obefintlig och vi har tur att ens få den grundläggande täckningen som ger telefonsamtal och textmeddelanden.

För det mesta är det inte så mycket som de flesta av oss kan leva utan att få ständiga uppdateringar av e-post. Det finns emellertid sådana tillfällen då de uppdateringar av e-post som du förväntar dig är kritiska nog att du vill släppa allt och komma direkt till en dator för att interagera med din e-post och andra tjänster: Anmälan om jobbet, fastighetsaffärer, hög profil auktionsmeddelanden och liknande, alla kan uppnå större brådska och uppmärksamhet än din typiska email.

I sådana fall där du verkligen vill ha den varningen oavsett var du är, är det meningsfullt att konfigurera din e-postklient att vidarebefordra dessa kritiska e-postmeddelanden till din telefon via SMS så att du, även utanför datanätets täckning, kommer att få varningen.

Vad behöver jag?

För att konfigurera automatisk vidarebefordran av e-post, behöver du några enkla saker. Det här tricket ska fungera för nästan alla, men det finns några få undantag som vi kommer att markera i det här avsnittet.

Först och uppenbarligen behöver du numret på telefonen meddelandena ska vidarebefordras till. För det andra måste du identifiera vilken operatör telefonen är kopplad till (t.ex. Sprint, Verizon, etc) och sedan leta upp e-post eller SMS-gatewayen för den mobila leverantören.

Vi lyfter fram adresserna för stora amerikanska flygbolag i den här artikeln, men den här listan erbjuder en mer omfattande översikt över SMS-gateways för både mindre amerikanska leverantörer och leverantörer runt om i världen. Om du har problem med att hitta din leverantörs SMS-gateway eller vill verifiera den med officiell dokumentation från företagets webbplats eller liknande, kan du alltid söka efter något som "providername sms gateway" för att visa upp en officiell referens.

Slutligen behöver du en e-posttjänst som stöder alltid aktiva vidarebefordringsregler. Om du har en webbaserad e-posttjänst är detta ett icke-problem eftersom din e-posttjänst omedelbart behandlar alla inkommande e-postmeddelanden och tillämpar regler som du har ställt in. Om du använder en server-till-lokal-klientmodell för ditt e-postmeddelande behöver du antingen möjlighet att ställa in vidarebefordringsregler på servern (så de handlar omedelbart och oberoende av regler på den lokala klienten) måste lämna din dator och e-postklient i drift under den tid du behöver e-post till SMS-varningar.

I denna handledning används vi av ett Gmail-konto eftersom Gmail används i stor utsträckning och instruktionerna enkelt kan antas till nästan vilken tjänst som helst.

Konfigurera din e-postklient för sms-vidarebefordran

När du har gjort vad du behöver för att samla in den nödvändiga informationen som beskrivs i föregående avsnitt, är det helt enkelt en fråga om att plugga allt i din e-postklient i form av ett automatiskt vidarebefordra e-postfilter som utlöses när du får ett e-postmeddelande från källan du har ansett vara kritisk. Låt oss ta en titt på att konfigurera ett sådant filter i Gmail.

Godkänn vidarebefordringsadressen

Första stoppet är att lägga till en auktoriserad vidarebefordringsadress till ditt konto. Alla leverantörer behöver inte detta steg, men Gmail gör det, och det är en välkommen säkerhetsfunktion. Navigera till vidarebefordringsmenyn genom att klicka på växeln i övre högra hörnet och Inställningar -> Vidarebefordra POP / IMAP.

Klicka på "Lägg till en vidarebefordringsadress". När du blir ombedd, sätt in ditt telefonnummer och SMS-gateway i det format som anges av din mobilleverantör. Om du använder Spring, till exempel, är formatet [email protected].

När du har angett adressen och klickar på OK får du ett meddelande från Google på den adressen (och med adressen vi menar med telefonen via SMS) med en säkerhetskod. Koden är det nio siffriga numret i ämnesraden. Ange den koden för att bekräfta att du styr adressen till posten vidarebefordras till och klicka på OK.

Tillbaka till menyn "Vidarebefordran och POP / IMAP" ser du nu vidarebefordran som standard och den nya adressen som anges (som visas i skärmbilden ovan). Detta är perfekt, du behövde godkänna adressen så att den var tillgänglig för allmän användning men du vill inte filma vidarebefordra all din epost till den adressen.

Skapa filtret

Innan du konfigurerar ett filter för de e-postmeddelanden som du förväntar oss föreslår vi att du konfigurerar ett filter för en e-postadress som du kontrollerar så att du kan testa filtret för att det ska fungera. Det är enkelt att använda den mycket e-postadress du konfigurerar filtret på för den här uppgiften.

För att skapa ett filter i Gmail använder du helt enkelt sökfunktionen för att söka efter strängen du vill filtrera efter. Om du till exempel vill ha en viss e-postadress söker du efter den e-postadressen (t.ex. [email protected]). Om du vill ha e-postadresser från en viss värd kan du använda ett jokertecken (t ex *@howtgeek.com) och så vidare. Klicka på nedåtpilen i sökrutan efter att du har slutfört sökningen och du får se en avancerad meny.

Det är värt att notera att du också kan göra det genom att navigera till Inställningar -> Vidarebefordran och POP / IMAP -> Creative Filter, men med hjälp av sökmetoden är det snabbare och förfyller filterformuläret för dig.

Ner längst ner i sökresultaten ser du en liten länk "Skapa ett filter med den här sökningen."

På nästa skärm, markera "Vidarebefordra den till" och välj din SMS-gatewayadress.

Välj "Skapa filter" för att spara ditt filter.

Testa filtret

Du kan vänta på den aktuella e-postadressen för att skicka ett e-postmeddelande eller du kan, som vi föreslog i föregående avsnitt, använda ett e-postmeddelande som du har kontroll över för teständamål. Låt oss ta en titt på hur ett e-postmeddelande kommer genom ett sms-meddelande genom att avfyra ett e-postmeddelande från vårt How-To Geek-konto till vår privata e-postadress (där vi konfigurerade filtret).

Testet är en framgång! Det framhäver också en signifikant (men inte oväntad) begränsning av SMS-varningssystemet. Du kommer att få ämnet och bara ett fragment av meddelandet (om det inte är mycket kort) på grund av begränsningen av 160 tecken på ett enda SMS-meddelande.

Med tanke på att syftet med varningen är att meddela dig att du har ett viktigt e-postmeddelande som behöver gå till (och inte bryta upp ett långt email till dussintals och dussintals textmeddelanden) är det lite oroande.

Med en liten undersökning och filterklingning kommer du aldrig att missa ett viktigt email igen. Har en pressande e-post eller SMS-relaterad fråga att fråga? Skjut oss ett mail på [email protected] och vi gör vårt bästa för att svara på det.