Hur man skapar server-sidoregler i Outlook

Server-sidreglerna körs på servern istället för i Outlook-klienten, så de låter dig tillämpa regler innan meddelanden som någonsin slår på ditt system. Så här fungerar de och vad du kan göra med dem.

Vad är server-sidoregler?

När du ställer in vanliga regler i Outlook fungerar de bara när Outlook-appen är öppen på ditt system. Dessa kallas klientsidan regler eftersom de fungerar i Outlook-klientappen. De är bra för saker som att filtrera e-post i olika mappar eftersom reglerna släcker när du öppnar Outlook eller när några meddelanden träffar din inkorg.

Men vad händer om du vill ha regler som släcker när Outlook stängs, som vidarebefordrar meddelanden till en kollega medan du är på semester? För det behöver du server-sida regler, vilket fungerar på servern som hanterar ditt mail oavsett om du har Outlook öppet på din dator. Outlook låter dig skapa dem också, så låt oss gå igenom processen.

Varning: Server-sida regler fungerar om du använder Microsoft Exchange för din e-postserver (antingen molnbaserad O365 eller en lokal Exchange-server), men inte om du använder Outlook för att behandla e-post från en leverantör som Gmail eller Yahoo !. Du kan fortfarande skapa ett svar utanför kontoret och regler för ett annat Microsoft-konto, men du måste lämna Outlook på gång. Om det är vad du behöver, har vi instruktioner för dig.

Så här konfigurerar du Server-Sidoregler

Du skapar normala regler (klientsidor) i Regelhanteraren genom att gå till Hem> Regler, men vi använder inte dem. I stället går du till Arkiv> Alternativ och klickar på knappen "Automatiska svar".

För att börja skapa en server-sida regel, klicka på "Regler" knappen.

Detta ger upphov till panelen Automatiska svarregler, och som du kan se finns det inte mycket du kan göra förutom att klicka på knappen "Lägg till regel".

Fönstret Redigera regel som öppnas är där du kan skapa din nya server-sida regel.

Du ser att alternativen för dessa regler är mycket enklare än i Regelhanteraren. Detta beror på att du är begränsad till åtgärder som kan utföras av servern. Om du vill att Outlook ska spela ett visst ljud när ett mail från din chef kommer, kan du bara göra det med en klientsidans regel.

Låt oss säga att ett av lagen är borta, och de vill ha ett mail om hur-till-geek som ska flyttas till en specifik mapp och vidarebefordras till en viss person. Först skulle de välja alternativet "Skickat direkt till mig". Därefter skulle de ange "How-To-Geek" i ämnesraden. De skulle då välja alternativet "Kopiera till" och välja en mapp. Och äntligen skulle de kontrollera alternativet "Vidarebefordra", välj mottagaren från adressboken och klicka sedan på "OK".

Regeln läggs till i listan med regler för serverns sida och sedan körs oavsett om Outlook är öppet.

Du kan lägga till så många av dessa regler som du vill. Och självklart kan du göra mer med dem än det enkla exemplet som vi har visat här. Du kan använda dem för att ändra betydelsen av meddelanden från specifika kontakter eller som innehåller vissa ord i ämnet. Eller om du kan ha en server-sida-regel, raderar du vissa typer av meddelanden innan de når din inkorg.