Så här delegerar du ditt Outlook-konto till någon
Det är vanligt att dela din kalender i Outlook, och i många företag är alla Outlook-kalendrar som standard synliga för hela kontoret. Men du kan ge någon en mycket högre grad av synlighet och kontroll genom att delegera ditt konto så att de kan skapa och svara på möten och e-postmeddelanden för dig. Låt oss se hur det fungerar.
För att delegera din brevlåda till någon, klicka på Arkiv> Kontoinställningar och klicka sedan på kommandot "Delegera åtkomst".
Detta öppnar fönstret Delegates, vilket blir tomt första gången du öppnar det. Klicka på knappen "Lägg till" för att ställa in en delegat.
Detta öppnar den globala adresslistan (listan över alla personer i ditt företag), så du kan välja en delegat. (Du kan inte delegera ditt konto till någon utanför din e-postdomän, vilket innebär att om din e-postadress är [email protected], kan du bara delegera din brevlåda till någon med en e-postadress som slutar "@ mycompany.com. ”)
Välj den person du deltar i och klicka sedan på "OK" för att öppna delegerade tillstånd.
Standardbehörigheterna ger delegatorns redaktörer rätt till din kalender och uppgiftslista, men tillåter inte dem tillgång till din inkorg, kontakter eller anteckningar. Du kan dock ändra standardtillståndet för någon av dessa kategorier. Alternativen är:
- Ingen: Delegaten har ingen åtkomst.
- Recensent: Delegaten kan läsa artiklar, men inte redigera dem.
- Författare: Delegaten kan läsa och skapa objekt och ändra och ta bort objekt som de skapar (t.ex. mötesförfrågningar eller uppgifter).
- Redaktör: Delegaten kan göra allt som en författare kan göra och kan också ändra och ta bort de objekt som du har skapat.
Om du bara vill att din delegat ska hantera din kalender (och uppgifter som kan tilldelas andra personer), fungerar standardbehörigheterna bra. "Delegaten tar emot kopior av mötesrelaterade meddelanden som skickas till mig" är aktiverat, så delegaten behöver inte komma åt din inkorg. Mötesförfrågningar och svar skickas automatiskt till dem när detta är påslaget.
Din delegat kommer inte att se några möten eller möten som du har skapat och markerat som privata; de kommer bara se att det finns en privat möte. Om du vill att de ska se (och redigera) dina privata möten, slå på "Delegat kan se mina privata artiklar" alternativ.
Slutligen är det vanligtvis en bra idé att slå på "Skicka automatiskt ett meddelande att delegera sammanfattar dessa behörigheter", så att delegaten vet att de har behörighet att komma åt din brevlåda.
Klicka på OK för att återgå till delegatpanelen. De tre alternativen längst ner som var gråtonade innan du lagt till en delegat är nu tillgängliga.
Standardalternativen för mötesförfrågningar skickas till dina delegater och en kopia skickas till dig för referensverk för de flesta, men ändras till ett av de andra alternativen om du vill.
När du har klickat på "OK" läggs din delegat till. De kan nu lägga till din brevlåda i sin Outlook-profil och få tillgång till allt du har låtit dem komma åt.
