Så här filtrerar du vilka föremål Outlook Downloads från Exchange

Om du har begränsat hårddiskutrymme eller en långsam Internetanslutning kanske du vill begränsa vilka saker Outlook hämtar. Vi har visat dig hur du kontrollerar de objekt som Outlook hämtar baserat på åldrarna av objekten, men det är inte så flexibelt. Det fungerar också bara på e-postmeddelanden i din brevlåda (och för Outlook 2016 och senare delegera brevlådor), så om du har tillgång till offentliga eller delade mappar, eller om du har många kalenderhändelser och uppgifter behöver du ett annat alternativ. Stig fram mappsynkronisering, som låter dig filtrera saker Outlook hämtar på en mapp för mapp.

Notera: Mappsynkronisering fungerar med alla stödda versioner av Outlook-klienten när du är ansluten till en Microsoft Exchange Server, inklusive Hotmail eller Outlook.com. Om du ansluter till en annan tjänst, som Gmail eller en personlig e-postserver, kan du konfigurera dessa alternativ, men Outlook kan ignorera dem.

Du kan komma åt synkroniseringsalternativen för en mapp genom att klicka på Mapp> Mappegenskaper.

Du kan också högerklicka på mappen i navigeringsfönstret och sedan klicka på "Egenskaper" -kommandot.

Gå till fliken "Synkronisering" i fönstrets egenskaperfönster.

Den goda nyheten är att det bara finns en sak att göra på den här fliken: skapa ditt filter. Klicka på "Filter" -knappen för att öppna filtreringsfönstret och komma igång.

Filterfönstret låter dig välja villkoret (eller villkoren) som ett meddelande måste möta för Outlook för att ladda ner det till den här mappen. Alla e-postmeddelanden som inte uppfyller dessa villkor finns fortfarande på servern, och du kan komma åt dessa e-postmeddelanden via Outlook-webappen eller Outlook online.

Varje mapp kan ha olika synkroniseringsfilter, så om du skapar ett filter i din inkorg, påverkar det inte någon annan mapp. Du måste skapa ett separat filter för varje mapp, så det är bara bra att använda det på mappar med många saker.

Just nu är inkorgen full med e-postmeddelanden där jag har blivit koll på saker som inte är så viktiga, så vi ska skapa ett filter som bara synkroniserar mail som skickas till mig och där jag är den enda personen på " Att "linje.

För att göra detta, lägg till ett namn i rutan "Skickad till", aktivera kryssrutan "Var jag är" och välj sedan "den enda personen på linjen Till" i rullgardinsmenyn till höger.

Klicka på "OK" -knappen och ett varningsmeddelande visas.

Det här meddelandet innebär att alla e-postmeddelanden som matchar ditt filter kommer att hämtas till mappen och eventuella e-postmeddelanden som inte matchar ditt filter kommer att tas bort från den lokala mappen. De e-postmeddelanden som inte matchar kommer inte att raderas. De kommer fortfarande vara tillgängliga i Outlook-webappen och om du ändrar eller tar bort ditt filter kan Outlook hämta dem igen.

Klicka på "OK" på meddelandet och sedan "OK" i egenskapsfönstret. Starta om Outlook och filtret ska tillämpas omedelbart, men det kan ta lite tid att synkronisera i mappar med tusentals e-postmeddelanden. När ditt mailfilter har synkroniserat kan du komprimera din brevlåda för att maximera rymdökningen.

För att ta bort filtret, gå tillbaka till filterfönstret och klicka på "Rensa alla" -knappen. Stäng de öppna fönstren och starta om Outlook för att tillämpa ändringarna.

Det här synkroniseringsverktyget är utmärkt för delade brevlådor där du bara vill se e-post som skickas till dig eller ditt team. Du kan även använda den för att sluta visa e-post eller kalenderhändelser som är äldre än en viss ålder, filtrera bort stora bilagor, sluta synkronisera e-postmeddelanden från specifika adresser och mycket mer. Filterkriterierna är många och varierade, så om du vill filtrera vissa e-postmeddelanden bör du kunna hitta en kombination av filterkriterier som låter dig göra det.