Hur länka eller bädda in ett Excel-arbetsblad i en PowerPoint-presentation

Ibland vill du inkludera data i ett Excel-kalkylblad i en Microsoft PowerPoint-presentation. Det finns ett par sätt att göra detta beroende på om du vill behålla en anslutning till källkalkylbladet Excel. Låt oss ta en titt.

Vad är skillnaden mellan länkning och inbäddning?

Du har faktiskt tre alternativ för att inkludera ett kalkylblad i en PowerPoint-presentation. Den första är att helt enkelt kopiera den data från kalkylbladet och sedan klistra in den i måldokumentet. Det fungerar okej, men allt det som verkligen gör är att konvertera data till ett enkelt bord i PowerPoint. Du kan använda PowerPoints grundläggande tabellformateringsverktyg på det, men du kan inte använda någon av Excel-funktionerna efter konverteringen.

Medan det kan vara användbart ibland, är dina andra två alternativ-länk och inbäddning mycket kraftfulla, och det är vad vi ska visa dig hur du gör i den här artikeln. Båda är ganska lika, eftersom du slutar sätta in ett exakt Excel-kalkylblad i din målpresentation. Det kommer att se ut som ett Excel-ark, och du kan använda Excels verktyg för att manipulera det. Skillnaden kommer i hur dessa två alternativ behandlar deras anslutning till det ursprungliga Excel-kalkylbladet:

• Om du länk ett Excel-arbetsblad i en presentation, behåller målpresentationen och det ursprungliga Excel-arket en anslutning. Om du uppdaterar Excel-filen blir dessa uppdateringar automatiskt reflekterade i målpresentationen.
• Om du bädda in ett Excel-kalkylblad i en presentation, den anslutningen är trasig. Uppdatering av det ursprungliga Excel-arket uppdaterar inte automatiskt data i målpresentationen.

Det finns naturligtvis fördelar med båda metoderna. En fördel med att länka ett dokument (annat än att upprätthålla anslutningen) är att det håller ner din PowerPoint-presentationens filstorlek, eftersom data för det mesta fortfarande finns lagrade i Excel-arket och bara visas i PowerPoint. En nackdel är att den ursprungliga kalkylarkfilen måste ligga på samma plats. Om det inte gör det måste du länka det igen. Och eftersom det bygger på länken till det ursprungliga kalkylbladet är det inte så användbart om du behöver distribuera presentationen till personer som inte har tillgång till den platsen.

Inbäddning av den där data ökar å andra sidan storleken på presentationen, eftersom all sådan Excel-data faktiskt är inbäddad i PowerPoint-filen. Det finns dock vissa tydliga fördelar med inbäddning. Om du till exempel distribuerar presentationen till personer som kanske inte har tillgång till det ursprungliga Excel-arket eller om presentationen behöver visa Excel-arket vid en viss tidpunkt (i stället för att uppdateras), inbäddning (och brytning anslutningen till det ursprungliga arket) är mer meningsfullt.

Så, med allt i åtanke, låt oss se hur du länkar och bäddar in ett Excel-ark i Microsoft PowerPoint.

Hur länka eller bädda in ett Excel-arbetsblad i Microsoft PowerPoint

Att länka eller inbädda ett Excel-kalkylblad i en PowerPoint-presentation är faktiskt ganska enkelt, och processen för att göra är antingen nästan identisk. Börja med att öppna både Excel-kalkylbladet och PowerPoint-presentationen du vill redigera samtidigt.

I Excel markerar du de celler du vill länka eller bädda in. Om du vill länka eller bädda in hela kalkylbladet klickar du på rutan vid tidpunkten för raderna och kolumnerna i övre vänstra hörnet för att välja hela arket.

Kopiera de cellerna genom att trycka CTRL + C i Windows eller Command + C i macOS. Du kan också högerklicka på en vald cell och välj sedan alternativet "Kopiera" på snabbmenyn.

Växla nu till PowerPoint-presentationen och klicka på för att placera infogningspunkten där du vill att det länkade eller inbäddade materialet ska gå. På fliken Startsida på fliken, klicka på nedpilen under "Klistra in" -knappen och välj sedan "Klistra in special" -kommandot från rullgardinsmenyn.

Detta öppnar fönstret Klistra in special. Och det är här där du hittar den enda funktionella annorlunda i processerna för att länka eller bädda in en fil.

Om du vill bädda in ditt kalkylblad, välj alternativet "Klistra in" till vänster. Om du vill länk ditt kalkylblad, välj alternativet "Klistra in länk" istället. Allvarligt är det det. Denna process är annars identisk.

Oavsett vilket alternativ du väljer väljer du "Microsoft Excel Worksheet Object" i rutan till höger och klickar sedan på "OK" -knappen.

Och du får se ditt Excel-ark (eller de celler du valt) i din PowerPoint-presentation.

Om du länkad Excel-data, du kan inte redigera den direkt i PowerPoint, men du kan dubbelklicka på var som helst på den för att öppna den ursprungliga kalkylarkfilen. Och eventuella uppdateringar som du gör till det ursprungliga kalkylbladet återspeglas sedan i PowerPoint-presentationen.

Om du inbäddad Excel-data, du kan redigera den direkt i PowerPoint. Dubbelklicka någonstans i kalkylbladet och du kommer att stanna i samma PowerPoint-fönster, men PowerPoint-bandet ersätts av Excel-bandet och du kan komma åt alla Excel-funktioner. Det är snällt coolt.

Och när du vill sluta redigera kalkylbladet och gå tillbaka till PowerPoint-kontrollerna, klicka bara på var som helst utanför kalkylbladet.