Så här skyddar du lösenordsskyddade dokument och PDF-filer med Microsoft Office
Med Microsoft Office kan du kryptera dina Office-dokument och PDF-filer, så att ingen ens kan se filen om de inte har lösenordet. Moderna versioner av Office använder säker kryptering som du kan lita på - förutsatt att du anger ett starkt lösenord.
Anvisningarna nedan gäller för Microsoft Word, PowerPoint, Excel och Access 2016, men processen bör liknas i andra senaste versioner av Office.
Hur säker är Microsoft Office lösenordsskydd?
Microsoft Offices lösenordsskyddade funktioner har blivit en dålig rap i det förflutna. Från Office 95 till Office 2003 var krypteringssystemet mycket svagt. Om du har ett lösenordsskyddat dokument med Office 2003 eller en tidigare version kan lösenordet enkelt och snabbt kringgås med allmänt tillgängligt lösenords sprickprogram.
Med Office 2007 blev Microsoft mer seriös om säkerheten. Office 2007 bytte till Advanced Encryption Standard (AES) med en 128-bitars nyckel. Detta anses allmänt säkert, och innebär att Office nu använder verklig, stark kryptering för att skydda dina dokument när du anger ett lösenord. Vi testade PDF-krypteringsfunktionen och fann att den använder 128-bitars AES-kryptering på Office 2016.
Det finns två stora saker du behöver se upp för. Först är endast lösenord som fullständigt krypterar dokumentet säkra. Office kan du också ställa in ett lösenord till "Begränsa redigering" av en fil-teori, så att människor kan se en fil men inte redigera den utan ett lösenord. Denna typ av lösenord kan enkelt knäckas och tas bort, så att människor kan redigera filen.
Kontors kryptering fungerar bara bra om du sparar till moderna dokumentformat som .docx. Om du sparar till äldre dokumentformat som .doc - som är kompatibla med Office 2003 och tidigare - använder Office den äldre, osäkra versionen av krypteringen.
Men så länge du sparar dina filer i moderna Office-format och använder alternativet "Kryptera med lösenord" istället för alternativet "Begränsa redigering", ska dina dokument vara säkra.
Så här löser du ett Office-dokument
För att lösenord skydda ett Office-dokument, öppna det först i Word, Excel, PowerPoint eller Access. Klicka på "Arkiv" -menyn längst upp till vänster på skärmen. På Info-panelen klickar du på knappen "Skydda dokument" och väljer "Kryptera med lösenord".
Knappen heter bara "Protect Document" i Microsoft Word, men det heter något liknande i andra appar. Leta efter "Protect Workbook" i Microsoft Excel och "Protect Presentation" i Microsoft PowerPoint. I Microsoft Access ser du bara en knapp "Kryptera med lösenord" på fliken Info. Stegen fungerar annars på samma sätt.
OBS! Om du bara vill begränsa redigering av dokumentet kan du välja "Begränsa redigering" här, men som vi sa är det inte så säkert och kan enkelt kringgå. Du kan bättre kryptera hela dokumentet, om du kan.
Ange lösenordet du vill kryptera dokumentet med. Du vill välja ett bra lösenord här. Svaga lösenord kan enkelt gissas genom att spricka programvara om någon får tillgång till dokumentet.
Varning: Du kommer att förlora åtkomst till dokumentet om du någonsin glömmer ditt lösenord, så håll det säkert! Microsoft rekommenderar att du skriver ner namnet på dokumentet och lösenordet och håller det på ett säkert ställe.
När ett dokument krypteras ser du meddelandet "Ett lösenord krävs för att öppna detta dokument" på Info-skärmen.
Nästa gång du öppnar dokumentet ser du en "Ange lösenord för att öppna fil" -fältet. Om du inte anger rätt lösenord kan du inte visa dokumentet alls.
Om du vill ta bort lösenordsskyddet från ett dokument klickar du på knappen "Skydda dokument" och väljer "Kryptera med lösenord" igen. Ange ett tomt lösenord och klicka på "OK". Office tar bort lösenordet från dokumentet.
Så här skapar du en lösenordsskyddad PDF-fil
Du kan också exportera ett Office-dokument till en PDF-fil och lösenord skydda den PDF-filen. PDF-dokumentet krypteras med det lösenord du anger. Detta fungerar i Microsoft Word, Excel och PowerPoint.
För att göra detta, öppna dokumentet, klicka på "File" menyknappen och välj "Exportera." Klicka på "Skapa PDF / XPS" -knappen för att exportera dokumentet som en PDF-fil.
Klicka på knappen "Alternativ" längst ner i fönstret för dialogrutan som visas. Längst ned i alternativfönstret aktivera alternativet "Kryptera dokumentet med ett lösenord" och klicka på "OK".
Ange lösenordet du vill kryptera PDF-filen med och klicka sedan på "OK".
När du är klar anger du ett namn för PDF-filen och klickar på "Publicera" -knappen. Office exporterar dokumentet till en lösenordsskyddad PDF-fil.
Varning: Du kommer inte att kunna se PDF-filen om du glömmer lösenordet. Var noga med att hålla reda på det eller du kommer att förlora åtkomst till din PDF-fil.
Du måste ange PDF-filens lösenord när du öppnar det. Om du till exempel öppnar PDF-filen i Microsoft Edge-Windows 10s standard PDF-tittare - du kommer att bli ombedd att ange lösenordet innan du kan visa det. Detta fungerar också i andra PDF-läsare.
Den här funktionen kan skydda särskilt känsliga dokument, speciellt när du lagrar dem på en USB-enhet eller i en online-lagringstjänst som Microsoft OneDrive.
Full-disk-kryptering som Enhetskryptering och BitLocker på en Windows-dator eller FileVault på en Mac är säkrare och smärtfri för att skydda alla dokument på din dator, dock speciellt om din dator är stulen.
