Så här spelar du in makron och automatiserar tröttsamma uppgifter i Microsoft Word

Makroer är grundläggande bitar av programmering som låter dig slå en snabb knapp eller tangentbordsgenväg för att utlösa en förinspelad åtgärd. Så här gör du enkla i Word.

Vad är en makro?

Ett makro är egentligen bara en inspelning av en serie knapptryck, klick och skrivning. När du spelar in ett makro klickar du bara på rekord, utför de steg du vill automatisera, stoppa inspelningen, låt Word skapa programmeringen för dig och ange sedan makro till en knapp eller tangentbordsgenväg. När du vill utföra denna serie av åtgärder i framtiden aktiverar du bara makroet.

Du kan använda makron för alla typer av saker. Ärligt talat är möjligheterna ganska obegränsade. Du kan till exempel skapa ett makro som skapar en ny sidfot med din företagsinformation, formatera texten men du vill, och till och med sätter in sidnummer. Så, varför gör du inte det här med en mall med lite pjäxtext? Tja, det kan du. Men vad händer när du har ett befintligt dokument som du vill lägga till sakerna till?

Du kan också skapa makron för att infoga redan formaterade tabeller av en viss storlek, söka efter en specifik styckeformat eller bara infoga en del text.

Vi ska använda det mycket grundläggande exemplet att infoga en del text för att gå igenom hur du spelar in ett makro. Men använd din fantasi och experiment. Du kommer att bli förvånad över hur mycket du kan göra med dem.

Så här spelar du in en makro

Skapa först ett nytt tomt Word-dokument för att fungera. Du kan spara dina makron i en systembredd databas, så du behöver inte skapa nya för varje dokument du arbetar med. I det tomma dokumentet växlar du till fliken "Visa" på bandet, klickar på rullgardinsmenyn "Makroner" och klickar sedan på "Spela in makro" -kommandot.

Ange sedan ditt makro ett lämpligt namn och skriv en kort beskrivning. Det är ett viktigt steg, särskilt om du planerar att göra många makron. För vårt exempel kommer vi att skapa en typ av textinmatning som skriver namnet: "Lwaxana Troi, Dotter till det femte huset, innehavare av Rixx Heliga Räka, arvtagare till Betazeds Heliga Ringar", något vi skulle inte vilja skriva om och om igen om det var vår fulla titel.

Välj om du vill tilldela ditt makro till en knapp eller tangentbordsgenväg. Och slutligen, välj var du ska lagra ditt makro. Standarden är att lagra den i Words mallmall (en fil med namnet Normal.dotm) så att du kan använda den i alla dina dokument. Men du kan också lagra den bara i det aktuella dokumentet om du vill. Klicka på "OK" -knappen när du är klar.

För den här förklararens skull visar vi skapandet för både knapp och tangentbord. Och notera att du alltid kan klicka på "Makroer" menyknappen och redigera dessa inställningar senare om du vill ändra dem.

Om du väljer alternativet "Knapp" visas en skärm där du kan välja var du ska lagra den nya knappen. Standardinställningen är att placera den på snabbåtkomstverktygsfältet. Klicka på namnet på makron i den vänstra kolumnen och klicka sedan på "Lägg till" -knappen för att lägga till makrot i listan med knappar för verktygsfältet som visas till höger. När du är klar, klicka på "OK" -knappen.

Om du tilldelar ditt makro till en snabbtangent, ser du skärmen nedan istället. Kontrollera att namnet på makroet är markerat i rutan "Kommandon", klicka inuti rutan "Tryck på Ny genvägstangent" och tryck sedan på tangentbordskombinationen du vill använda. Du kan välja nästan vilken kombination som helst av Ctrl, Alt, Shift och någon annan primär nyckel, men kom ihåg att du behöver en som inte redan är tilldelad en Word eller Windows / MacOS genväg.

För vårt joke Star Trek-makro, kommer vi att hålla Ctrl, tryck sedan på L, släpp av L, och sedan tryck på T-all utan att släppa Ctrl. Den resulterande genvägen uttrycks som "Ctrl + L, T." Den utvidgningen med flera bokstäver är ett sätt att undvika konflikter med vanliga standardgenvägar. När du är klar klickar du på knappen "Tilldela" och sedan på "Stäng" -knappen.

Nu är du placerad tillbaka i Word-huvudskrivningsgränssnittet. Programmet är i inspelningsläge, så utför alla åtgärder du vill ha. Du kan klicka på knappar, öppna menyer, sätt in objekt - du heter det. Word klockor och registrerar vad du än gör som ett makro. Och oroa dig inte för att ta din tid. Word duplicerar inte verkligen dessa åtgärder med den hastighet du utför dem. Istället tar det de verkliga åtgärderna du gör, och skapar ett manus för att köra dem.

För vårt exempel, vi bara upprepar vårt ganska nördiga namn och titel:

När du skapar ditt makro kan du klicka på knappen "Pause recording" om du behöver justera något eller göra några snabba anteckningar. Klicka på knappen "Fortsätt inspelare" för att fortsätta arbeta med ditt makro.

När du är klar öppnar du rullgardinsmenyn "Makroner" igen och klickar sedan på "Stop recording" -kommandot.

Det är allt. Word skapar ett makro från din inspelning och sparar det som en knapp eller tangentbordsgenväg (vad du än bestämt).

Om du vill köra makroet klickar du på knappen du tilldelade eller slår tangentbordets genväg som du definierade. Om du väljer knappalternativet ser du makroknappen i "Snabbåtkomstverktygsfält" längst upp i fönstret.

Självklart är detta ett supert enkelt exempel vi har gett dig. Du kan använda Word för att skapa några ganska sofistikerade makron. Avancerade användare kan även programmera sina egna manuellt (eller manuellt anpassa sina inspelade makron). Men den här guiden borde åtminstone komma igång med att skapa några grundläggande makron.

Bildkredit: Mopic / Shutterstock