Så här tar du bort den dolda personliga informationen Microsoft Office lägger till i dina dokument

Microsoft Office sparar dolda metadata i dina Office-dokument, inklusive hur länge du har arbetat med dem, namnet på alla som har arbetat på dokumentet, när dokumentet skapades och till och med tidigare versioner av dokumentet.

Innan du publicerar Office-dokument offentligt eller skickar dem till någon, kommer du noga att kolla vilken dold information dokumentet innehåller och ta bort känsliga data. Denna metadata kan bryta mot din integritet eller vara potentiellt pinsamt.

Visa och ta bort dolda data

På Office 2013 eller Office 2010 klickar du på Arkiv-menyn, klickar på Info och inspektionsverktyget kommer att vara främst och centrerat och informerar dig om den potentiellt känsliga informationen som dokumentet innehåller. Denna information är mer uppenbar än den är i äldre versioner av Office, men det är fortfarande lätt att missa om du inte är medveten om Office lägger till denna känsliga data i dina dokument.

På Office 2007 klickar du på Office orb-knappen på bandet, pekar på Förbered och klickar på Inspektera dokument.

Om du vill visa de dolda metadata i dokumentet klickar du på knappen Kontrollera efter problem, klickar på Inspektera dokument och väljer vilka metadata du vill undersöka dokumentet för. Du kan bara lämna alla alternativ som valts för att granska dokumentet för alla typer av metadata.

Klicka på Inspektera och Office kommer att undersöka dokumentet för metadata. Klicka på knappen Ta bort alla bredvid en typ av metadata för att ta bort den.

Observera att du inte kommer att kunna återställa de flesta av dessa metadata efter att ha raderat den. Av denna anledning rekommenderar Microsoft att du skapar en ny kopia av dokumentet (använd funktionen Spara som) innan du tar bort metadata och publicerar dokumentet. Du får då en kopia av dokumentet med metadata. Självklart, om du inte vill ha den här metadata alls kan du bara ta bort den utan att oroa dig för att behålla en kopia.

Vilken typ av metadata sparar kontoret?

Office sparar dokumentegenskaper, inklusive detaljer som författaren, ämnet, titeln, det datum du skapade ett dokument, när du senast ändrade det och hur länge du spenderade arbetet med dokumentet. Dessa egenskaper kommer också att innehålla namnet på vilken mall du använde när du skapade dokumentet, e-postrubriker och annan relaterad information. Det här kan eventuellt vara pinsamt - till exempel kan du skicka en TPS-rapport till din chef och säga att du tillbringade hela dagen och arbetade ensamt. Men metadata kunde avslöja att du bara arbetat med TPS-rapporten i några minuter, samarbetat med andra människor och att du använde en mall som heter "Useless TPS Report Template" när du skapar den. Ännu värre än det finns andra konsekvenser för privatlivet här - du kanske vill publicera ett dokument på webben utan ditt namn som är associerat med det, men ditt namn kommer som standard att visas i dokumentets egenskaper.

Rubriker, sidfot, vattenstämpel och text formaterad som dold text kan också inkluderas, men visas inte om du gör ett överskådligt skum av dokumentet. Verktyget berättar om ditt dokument innehåller den här informationen.

Om du samarbetar med andra personer medan du skriver dokumentet kommer det att innehålla ännu mer data. Metadata visar namnen på alla som arbetade på dokumentet samt eventuella kommentarer, revisionsmärken, bläckanmärkningar och tidigare versioner av dokumentet. Om du publicerar ett dokument som du arbetat med kommer du förmodligen att ta bort all den här data istället för att dela den.

Så här stoppar du Office från att spara metadata

Tyvärr måste du använda dokumentinspektionsverktyget för att ta bort känslig data från varje enskilt dokument innan du publicerar eller delar det med någon. Det finns inget inbyggt sätt att ta bort den här informationen från flera dokument samtidigt, och det finns inte en kontorsövergripande inställning för att förhindra att Office tillämpar dessa data på dokument.

Du kan dock få Office att automatiskt ta bort metadata varje gång du sparar en fil. Du måste tillämpa denna inställning på varje dokument du använder - det är en dokumentspecifik inställning, inte en systemövergripande inställning.

För att hindra Office från att spara metadata tillsammans med dina dokument, klicka på Arkiv-menyn, klicka på Alternativ och välj kategorin Trust Center. Klicka på knappen Trust Center Settings och välj Privacy Options. Aktivera "Ta bort personlig information från filegenskaper vid spara". Om det visas gråtonat, klicka på knappen Dokument inspektör nedan, kör dokumentinspektören och ta bort all dokumentets personuppgifter. Du ska då kunna klicka på kryssrutan.

Kom ihåg att du måste ändra det här alternativet för varje dokument separat.

Denna information kan vara användbar, och en del av den är även avgörande för samarbete eller för företag att hålla reda på vem som arbetade på ett dokument. Men när det är dags att publicera dokumentet kommer du förmodligen att ta bort denna metadata.