Så här begränsar du datainmatning i Excel med datavalidering

Om du använder Excel-kalkylblad för att samla in data från andra personer, men upptäcker att de ofta fyller dina noggrant planerade celler med fel information, kan data validering hjälpa.

Med det här verktyget kan du begränsa specifika celler för att bara tillåta korrekt formaterad data. Om någon kommer in i något som inte ska vara där - som "lunch på flygplatsen" istället för "$ 15.68" på en kostnadsrapport, avvisar Excel inmatningen tills de får det rätt. Tänk på det som ett passivt aggressivt sätt att se till att människor inte slösa bort din tid.

Som ett exempel, här är det grundläggande kostnadsberäkningsbladet för How-To Geek. Låt oss säga att vi vill försäkra oss om att folk bara anger numeriska värden som formateras som valuta (dvs vissa siffror, följt av en decimal, följt av ytterligare två siffror) i vissa celler.

Välj först alla celler du vill begränsa.

Byt till fliken "Data" på bandet och klicka sedan på "Data Validation" knappen. Om ditt fönster inte är fullstorat och du inte kan se etiketterna, är det ikonen med två vågräta rutor, en grön markering och en röd korsad cirkel.

I fönstret Data Validation klickar du på "Tillåt" rullgardinsmenyn på fliken "Inställningar". Här kan du ange en viss typ av ingång för att tillåta dina valda celler. För vår kostnadsrapport kommer vi att insistera på att användarna lägger in ett tal med två decimala värden, så vi skulle välja alternativet "Decimal". Du kan också välja andra kriterier, som att se till att en cell innehåller text, en tid eller ett datum, en specifik textlängd eller ens din egen anpassade validering.

Oavsett vilken typ av data du väljer i rullgardinsmenyn "Tillåt" ändras de alternativ som är tillgängliga för dig på resten av fliken "Inställningar". Eftersom vi vill ha ett numeriskt värde som motsvarar valuta, ställer vi in ​​rullgardinsmenyn "Data" till "mellan" -inställningen. Då konfigurerar vi ett lägsta värde på 0,00 och ett maximalt värde på 10000,00 vilket är mycket mer än tillräckligt för att täcka våra behov.

För att testa det, klicka på "OK" för att tillämpa valideringsinställningarna och försök sedan lägga in ett felaktigt värde. Om vi ​​till exempel skriver "pannkakor" för frukostvärdet istället för kostnaden för måltiden får vi ett felmeddelande.

Medan det inte hindrar människor att bara ange rätt typ av data, ger det inte dem någon feedback om vilken typ av data som krävs. Så, låt oss sätta upp det också.

Gå tillbaka till fönstret Data Validation (Data> Data Validation on the Ribbon). Du har två alternativ här (och du kan använda dem båda om du vill). Du kan använda fliken "Inmatningsmeddelande" för att få ett popup-verktygsspets för att visa personer vilken typ av data du vill ha när de väljer en cell för vilken datavalidering är aktiverad. Du kan också använda fliken "Felmeddelande" för att anpassa felet som de ser när de anger fel typ av data.

Låt oss byta till fliken "Inmatningsmeddelande" först. Se till att "Visa inmatningsmeddelande när cellen väljs" är aktiverat. Sedan, ge din inmatningsverktygstips en titel och lite text. Som du kan se nedan klickar du bara på en av cellerna i meddelandet så att folk vet vad som förväntas.

På fliken "Felmeddelande" kan du anpassa felmeddelandet folk ser när de anger fel typ av data. Se till att "Visa felmeddelande efter felaktig data har matats in" är aktiverat. Välj en stil för ditt felmeddelande från rullgardinsmenyn "Style". Du kan gå med en Stop (den röda cirkeln med X), Varning (gul triangel med utropstecken) eller Information (blå cirkel med små bokstäver "i"), beroende på hur stark du vill att meddelandet ska komma över.

Skriv en titel för ditt meddelande, texten i meddelandet själv och tryck sedan på "OK" för att avsluta.

Nu, om någon försöker skriva in felaktiga data, är det här felmeddelandet lite mer användbart (eller sarkastiskt, om du föredrar).

Det är lite extra arbete som ställer in datavalidering, men det kan spara mycket tid senare om du använder kalkylblad för att samla in data från andra personer. Det är även användbart för att förhindra dina egna misstag. Och det är dubbelt sant om du har skapat formler eller någon form av automatiseringsuppgifter som bygger på data.