Så här skickar och tar du emot fax på nätet utan faxmaskin eller telefonlinje

Vissa långsamma företag och myndigheter kan inte acceptera dokument via e-post, vilket tvingar dig att faxa dem in. Om du är tvungen att skicka ett fax kan du göra det gratis från din dator.

Vi har tidigare täckt sätt att elektroniskt signera dokument utan att skriva ut och skanna dem. Med denna process kan du digitalt signera ett dokument och faxa det till ett företag - allt på din dator och utan att behöva skriva ut.

Hur faxmaskiner fungerar (och varför de är så besvärliga)

Det här är inte så enkelt som det borde vara. Faxmaskiner är alla anslutna till vanliga gamla telefonlinjer. När du använder en vanlig faxmaskin placerar den faxen du ringer till det nummer du anger. Faxmaskinen vid destinationsnummeret svarar och dokumentet överförs via ett telefonsamtal.

Denna process uppfanns före Internet och verkar skrattretiskt arkaisk vid denna tidpunkt. För att utföra ett fax kan en person skriva in ett dokument, skriva ut det och skanna det till faxapparaten som skickar det över telefonlinjen. Den som tar emot faxet kan sedan skanna det faxade dokumentet och vända det till en digital fil. De har kommit i full cirkel - dokumentet skickades från en dator till en annan dator med mycket extra arbete och förlorad bildkvalitet.

Helst kan du skicka in ett dokument via e-post eller en säkrare online-metod. Många företag anser att fax är en säker metod för överföring av dokument, men det är verkligen inte - om någon snooping på telefonlinjen kunde de lätt fånga alla faxade dokument.

Det går inte att ansluta till en faxmaskin direkt via Internet, eftersom faxmaskinen endast är ansluten till telefonlinjer. För att utföra ett fax online behöver vi någon form av gateway som accepterar dokument via Internet och sänder dokumentet till en faxmaskin. Det är där de nedanstående tjänsterna kommer in. Ge dem ett dokument och de gör det irriterande arbetet med att ringa upp faxmaskinen och skicka ditt dokument över telefonlinjen.

Du kan faxa med din dator, men ...

Du kan naturligtvis hoppa över de här tjänsterna. Microsoft Windows innehåller även ett fax- och skanningsprogram som låter dig skicka fax. Fångsten är att du skulle behöva din dator ansluten till telefonlinjen - ja det betyder att du skulle behöva ett uppringt faxmodem. Du skulle också behöva en fast telefonanslutning och du måste berätta för folk att stanna kvar när du skickar fax, precis som i de gamla uppringda Internetdagarna. Självklart, om du faxade mycket, kan du betala för en särskild telefaxlinje - det kan till och med vara nödvändigt om du fick mycket fax.

Detta är uppenbarligen inte idealiskt. Visst, om du behöver skicka ett par fax, fortsätt och köp en faxmaskin eller ett modem och koppla det till din fasta telefon. Men du behöver förmodligen inte skicka och ta emot fax så ofta - du behöver förhoppningsvis bara skicka enstaka fax när du stöter på en organisation som fastnat i det förflutna.

Skanna dokumentet eller använd en befintlig digital fil

Grundprocessen är enkel. Först måste du skanna dokumentet du vill faxa, precis som om du skulle skicka det dokumentet via e-post. Om du inte har en scanner som ligger runt, kanske du vill försöka skanna den med din smartphone. Om dokumentet redan är en fil på datorn, gratulerar du - du behöver inte skanna något.

Med dokumentet nu i digital form kan du skicka den vidare till en tjänst som gör det irriterande faxarbetet för dig.

Skicka fax på nätet, gratis

Det finns så många online-faxtjänster där ute som det är svårt att fatta ett välgrundat beslut om vilken du vill välja. Det första du bör tänka på är vilken typ av användare du är, hur ofta kommer du att faxa och vilka funktioner du behöver.

Strömanvändare: RingCentral Fax

Om du kommer att skicka känsliga fax hela tiden, eller om du arbetar för ett företag och du försöker välja en tjänst, är RingCentral Fax, som delvis ägs av Cisco och AT & T, förmodligen det bästa valet för dina behov, speciellt eftersom de har många bra säkerhetsfunktioner och stöd för flera användare med separata faxlinjer.

Den har alla funktioner du kan tänka dig, inklusive integreringar med Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, och du kan även få ett gratisnummer. Det har också många säkerhetsfunktioner som skulle vara användbara för företag eller personer som överför säker information.

Självklart, om du bara vill skicka några fax kan du registrera dig för en av sina billiga planer som börjar under 13 dollar per månad ... och sedan bara avbryta efter en månad eller två.

Tillfällig användare

Om du behöver skicka enstaka fax, rekommenderar vi MyFax, som låter dig skicka upp till 10 gratis sidor utan att behöva betala. Det låter inte så mycket, men det är fler sidor per månad än de flesta måste faxa per år. Om du behöver skicka fler sidor varje månad kan du uppgradera till en vanlig plan.

Du måste bekräfta din e-postadress för att skicka det fria faxet.

Ta emot fax

Om du behöver ta emot fax måste du anmäla dig till en betald tjänst. Tjänsten måste skapa ett eget telefonnummer för din faxlinje, och det kostar pengar. RingCentral, MyFax och många andra tjänster kommer att göra detta om du betalar.

Lyckligtvis borde du åtminstone kunna få en gratis provning - RingCentral erbjuder 30 dagars gratis faxmottagning, till exempel.

Det finns många faxtjänster att använda, och om du bara behöver skicka enstaka fax kan du klara det gratis, men om du vill ta emot ett fax kommer du sluta behöva anmäla dig till ett provkonto . Du kan alltid avbryta om du vill.

Bildkredit: Matt Jiggins på Flickr, David Voegtle på Flickr