Så skickar du stora filer via e-post

Många e-postservrar vägrar att acceptera bifogade e-postmeddelanden över en viss storlek. Medan bilagstorlekar inte har hunnit med tiden finns det andra enkla sätt att skicka någon stor fil över e-post.

Även om du använder en modern online e-postklient är meddelandestorleken begränsad. Gmail tillåter till exempel att meddelandena upp till 25 MB, inklusive meddelandets text och eventuella bilagor. Outlook.com tillåter bara 10 MB. När du skickar meddelanden över dessa tjänster kommer de automatiskt att ge dig en hjälpande hand och föreslå alternativ, till exempel att använda Google-enhet för Gmail-bilagor och OneDrive for Outlook.com. Det är självklart, men om du använder en stationär e-postklient eller en annan tjänst kanske du behöver veta om dessa tricks själv.

Vad är den maximala storleken på en e-postbilaga?

I teorin finns det ingen gräns för hur mycket data du kan bifoga till ett e-postmeddelande. E-poststandarder anger inte någon form av storleksgräns. I praktiken brukar de flesta e-postservrar - och några e-postklienter - genomdriva sina egna storleksgränser.

I allmänhet kan du, när du bifogar filer till ett email, vara ganska säker på att upp till 10 MB bilagor är okej. Vissa e-postservrar kan ha mindre gränser, men 10 MB är vanligtvis standard.

Gmail tillåter dig att bifoga upp till 25 MB till ett enda e-postmeddelande, men det kan bara garanteras om du skickar e-post till andra Gmail-användare. Så snart e-postmeddelandet lämnar Gmails servrar kan det avvisas av en annan e-postserver. Många servrar är konfigurerade för att inte acceptera mer än 10 MB bifogade filer.

Det är inte ens så enkelt att titta på den maximala bifogningsstorleken för den tjänst du använder och den tjänst du skickar till e-postmeddelanden reser ofta över flera e-postöverföringsagenter när de skickas, så du kan få din bilaga avvisad av en server längs sättet om du bifogar för mycket data.

Du bör också komma ihåg att e-postbilagor i allmänhet är MIME-kodade, vilket ökar deras storlek med cirka 33%. Så 10 MB filer på din disk blir ungefär 13 MB data när den bifogas ett e-postmeddelande.

Använd en Cloud Storage Service

Det allra enklaste alternativet är att lagra filer som du vill dela i en molnlagringsservice som Dropbox, Google Drive eller OneDrive. Du kan sedan dela filen med någon och informera dem via e-post om att du har gjort det. De kan sedan klicka på en länk och ladda ner filen direkt till sin dator.

Om du använder Gmail eller Outlook.com ser du att Google och Microsoft har integrerat Google Drive och OneDrive i sina respektive e-posttjänster. Klicka bara på Google Drive eller SkyDrive-knappen när du skickar ett e-postmeddelande och du kommer att kunna dela en fil via e-post. Gmail och Outlook kommer att gå dig genom att välja en fil som redan finns i din molndragningsenhet eller ladda upp en ny fil.

Om du använder något som Dropbox kan du dela filen från cloud storage-tjänsten webbplats. Högerklicka till en fil på Dropbox hemsida och välj Dela länk om du använder Dropbox. Om du har Dropbox-appen installerad på din dator kan du också högerklicka på någon fil i din Dropbox-mapp och du får se ett "Dela" -kommando där också.

Det här är det alternativ som många e-postleverantörer driver oss mot - om du försöker bifoga en stor fil i Gmail eller Outlook.com kommer du att uppmanas att ladda upp den till Google Drive eller SkyDrive först.

Skapa och skicka flera delarkiv

Om du letar efter en mer traditionell, gör-det-själv-metod kan du dela upp din fil i mindre delar. Om du till exempel hade en 50MB-fil ville du maila eller till och med en samling stora filer. Du kan använda ett filkomprimeringsprogram som 7-Zip för att skapa ett arkiv och sedan dela arkivet i fem 10 MB-bitar.

Efter att ha delat arkivet kan du sedan fästa alla separerade bitar för att separera e-postmeddelanden. Mottagaren måste hämta varje bilaga och sedan använda ett filuttagsprogram för att extrahera den större, kompletta filen från de separata arkiven.

Även om det kan vara lite besvärligt, fungerar den här traditionella metoden fortfarande så bra som den alltid gjorde. Vissa mottagare kan vara förvirrade av de separata bilagorna - eller åtminstone inte njuta av att hoppa genom hoops för att montera dem igen. Om du inte är säker på om din mottagare kommer att veta hur man gör det är det nog bättre att välja en enklare metod.

Använd en stor filsändningstjänst

För att hjälpa till att svara på de stora bilagans problem har ett antal filsändningstjänster sprängts upp online över åren. Med dessa tjänster kan du ladda upp en fil och sedan ge dig en länk till din uppladdning. Du kan sedan klistra in den här länken i ett e-postmeddelande och mottagaren kan klicka på länken och ladda ner filen.

Naturligtvis måste dessa tjänster tjäna pengar på något sätt. De kan göra det genom att visa annonser, begränsa den maximala filstorleken som är tillgänglig för att befria användare eller kräva en prenumerationsavgift. Vi har täckt många av dessa onlinetjänster för att skicka och dela stora filer innan. Och notera att när du använder en onlinetjänst överlåter du det med dina filer. Det kan vara okej om dina filer inte är särskilt känsliga, men du kommer förmodligen att vara blyg från att ladda upp känsliga data till en gratis tjänst som du inte har hört talas om tidigare. Självklart kan du kryptera filerna innan du laddar upp dem - men det skulle lägga till ytterligare krångel för mottagaren också.

Dessa filsändningstjänster fungerar bra, så länge du är okej med vad som helst annonser eller begränsningar, och du förstår riskerna - särskilt med känsliga filer. Vi rekommenderar dock att du bara använder en cloud storage service istället.