Så här ställer du in ett utgångsdatum när du delar filer på Google Drive

Att dela en fil från Google Drive är ett bra sätt att låta kunder och entreprenörer få åtkomst till dokument utan att de behöver hämta dem. Om du bara vill att människor ska ha tillfällig åtkomst till filer, kan du ställa in ett automatiskt utgångsdatum när du delar dem. Här är hur.

Notera: För att använda den här funktionen, som ägare till dokumentet, måste du ha ett betalt G Suite-konto. Människor med vilka du delar dokument gör det inte behöver ett betald konto för att se dokumenten.

Så här ställer du in ett utgångsdatum på Google Drive-filer

Släck upp Google Drive som är kopplad till ditt G Suite-konto, högerklicka på filen du vill dela och klicka sedan på "Dela" på snabbmenyn.

Lägg till e-postadresserna till alla personer med vilka du vill dela filen och klicka sedan på "Skicka" -knappen. Om du skickar inbjudan till ett Gmail-konto läggs dessa personer automatiskt till i listan över personer som kan komma åt filen. Om du skickar till en annan typ av adress kommer varje person att få ett mail med en länk som leder till filen.

Högerklicka nu på filen och klicka på "Dela" -kommandot igen.

Den här gången med delningsalternativen öppnas, klicka på länken "Avancerad".

Utöver varje persons kontaktuppgifter ser du en timerikon. Klicka på den för att ange ett utgångsdatum.

Härifrån klickar du på rullgardinsmenyn "Access Expires" för att välja 7 dagar, 30 dagar eller för att ställa in ett anpassat utgångsdatum.

Genom att välja alternativet "Anpassad datum" öppnas en kalender för att välja ett mer exakt datum.

Om du vill ställa ett förfallodatum för någon annan klickar du på timern bredvid deras namn. Du måste ange ett utgångsdatum för varje person.

Slutligen klickar du på "Spara ändringar" för att slutföra de ändringar du har gjort till alla användare.

Det finns ett tillfälle där du borde vara medveten om. Som standard kan personer som du delar med ladda ner, skriva ut eller kopiera filen och om de gör det, kommer de att ha tillgång till de kopiorna efter det utgångsdatum du ställt in. Du kan ställa in deras tillåtelse att bara visa och sedan slå på "Inaktivera alternativ för att ladda ner, skriva ut och kopiera för kommenterare och tittare" för att förhindra detta, men de kommer inte att kunna redigera dokumentet.

Fortfarande, om du har personer som bara behöver tillfällig åtkomst för att visa eller kommentera ett dokument fungerar den här funktionen utmärkt.