Så här delar du din Outlook-kalender
Att dela din Outlook-kalender är lätt, men hur du gör det spelar ingen roll om du inte vill att de personer du delar med har kämpat för att komma åt det. Låt oss ta en titt på hur man delar en Outlook-kalender, om mottagaren är i samma organisation som du eller inte.
Oavsett om du delar din Outlook-kalender med någon i din organisation (det vill säga personer med samma e-postdomän som du) utanför din organisation, är processen för delning liknande. Det sätt på vilket mottagaren når din delade kalender är dock lite annorlunda, särskilt om personen utanför din organisation inte använder Outlook. Det är fortfarande ganska enkelt men vi kommer att täcka hur det fungerar så att du kan peka på människor här om de kämpar för att komma åt din delade kalender.
Dela din kalender med en kollega
Om du vill dela en kalender med någon som arbetar för samma organisation, är processen ganska enkel. Öppna kalendern i Outlook och klicka sedan på Hem> Dela kalender> Kalender.
Om du använder Outlook för mer än ett konto, se till att du väljer kalendern för det konto du vill dela.
Fönstret "Kalenderegenskaper" öppnas på fliken "Tillstånd", som visar vilka som för närvarande har tillgång till din kalender. Som standard är Outlook konfigurerat så att alla i din organisation kommer att kunna se när du är upptagen, men inget annat. Dina IT-personer kan ha ändrat detta på flera olika sätt, så vi fokuserar på att dela din kalender med en person i din organisation.
För att dela din kalender med någon, klicka på knappen "Lägg till".
Detta öppnar din adressbok och visar som standard folket i din organisation. Lägg till personen du vill dela din kalender med och klicka sedan på "OK".
Den person du har valt visas i behörighetsfönstret. Som standard har de en behörighetsnivå för "Kan visa alla detaljer", som du kan ändra om du vill.
När du är klar klickar du på "OK" för att dela din kalender.
Om du vill visa en kalender som någon har delat med dig klickar du på Hem> Lägg till kalender> Öppna delad kalender.
I fönstret som öppnas anger du namnet på personen som har delat en kalender med dig och klickar sedan på OK.
Kalendern visas nu för att du kan se under listan "Delade kalendrar" till vänster.
Dela din kalender med någon extern
Om du vill dela en kalender med någon som arbetar utanför din organisation, är processen väldigt likadan. Öppna kalendern i Outlook och klicka sedan på Hem> Dela kalender> Kalender.
Om du använder Outlook för mer än ett konto, se till att du väljer kalendern för det konto du vill dela.
Fönstret "Kalenderegenskaper" öppnas på fliken "Tillstånd", som visar vilka som för närvarande har tillgång till din kalender.
För att dela din kalender med någon, klicka på knappen "Lägg till".
Detta öppnar din adressbok. I rullgardinsmenyn "Adressbok" klickar du på "Kontakter".
Detta visar alla externa kontakter i din adressbok. Om du vill dela din kalender med en extern person och de inte visas här måste du lägga till dem som en kontakt först.
Lägg till personen du vill dela din kalender med och klicka sedan på "OK".
Den person du har valt kommer att läggas till i behörighetsfönstret. Som standard har de en behörighetsnivå för "Kan visa alla detaljer", som du kan ändra om du vill. Till skillnad från att dela med personer i din organisation kan du inte ge externa personer "Kan redigera" eller "Delegera" rättigheter.
När du är klar klickar du på "OK" för att dela din kalender.
Hur mottagaren accepterar din inbjudan att visa en kalender är där processen skiljer sig åt en bra bit från att dela med någon i din organisation.
Den person du har delat din kalender har skickat ett mail.
Om de klickar på "Acceptera och visa kalender" kommer de att tas till Outlook.com för att logga in på ett Microsoft-konto, där den delade kalendern kommer att bli tillgänglig.
Den processen är ganska sömlös, men inte mycket hjälp om din mottagare använder en icke-Microsoft-produkt. Vi visar dig hur du lägger till den delade kalendern i en Google-kalender, eftersom den är den mest populära kalenderappen, men du kan lägga till en delad kalender till ganska mycket en anständig kalenderapp du bryr dig om att nämna.
Nedre delen av e-postmeddelandet är en länk "den här URL-adressen".
Högerklicka på den här webbadressen och klicka på "Kopiera länkplats" (eller motsvarande kommando beroende på vilket program du använder för att se posten).
Öppna din Google Kalender, klicka på de tre prickarna bredvid "Lägg till kalender" och välj sedan "Från URL".
Klistra in webbadressen du kopierade från e-postmeddelandet och klicka sedan på "Lägg till kalender".
Kalendern visas i listan "Övriga kalendrar" till vänster.
Detta är dock inte ett mycket vänligt format, speciellt om det finns mer än en delad kalender som ska visas. Du kan byta namn genom att sväva över namnet, klicka på de tre punkterna som visas i slutet och sedan klicka på "Inställningar".
Byt namnfältet för att vara vad du vill att det ska vara och klicka sedan på bakpilen bredvid "Inställningar".
Du har nu ett mycket vänligare kalendernamn.
Webbadressen du kopierade från e-postmeddelandet är en URL till den delade kalendern i iCalendar (.ics) -format, vilket trots att namnet liknar ingenting har att göra med Apple. I stället är det ett öppet format för kalenderinformation som har funnits i över 20 år. Varje kalenderapp som du brukar använda kommer att acceptera en .ics-formatkalender. Så länge vi har gått igenom processen för att lägga till den i en Google-kalender, borde länken fungera i Apple Calendar, Yahoo! Kalender, Blixt för Thunderbird eller någon annan kalenderapp du använder.
