Så här stoppar du någon vidarebefordrar en mötesförfrågan i Outlook

Om du någonsin har haft problem med potentiella mötesdeltagare som skickar förfrågningar till andra har vi goda nyheter. Om du har den senaste versionen av Outlook (2016 eller 365), eller om du är en Office 365-abonnent med hjälp av Outlook-appen, kan du förhindra att personer vidarebefordrar mötesförfrågningar.

Att få ett möte tillsammans med rätt deltagare kan vara frustrerande. Du måste hitta en tid som alla är tillgängliga. Då måste du hitta ett ledigt rum. Sedan hoppas att deltagarna inte vidarebefordrar mötesförfrågan till någon extra som inte behöver delta, eller, värre, vidarebefordra mötet till en underordnad att delta i stället. Vi kan inte tvinga människor att vara fria, och vi kan inte trolla dig i ett mötesrum, men om du använder Outlook kan vi visa hur du förhindrar att personer vidarebefordrar din mötesförfrågan. Låt oss ta en titt.

Uppdatering: En av våra läsare uppmärksammades att denna teknik endast är tillgänglig i Windows-versionen av Outlook och inte MacOS-versionen. Tack för att du pekade ut det, Floris!

Stoppa en förfrågan från att vidarebefordras i Outlook eller Outlook Web App

Att stoppa en mötesförfrågan från att vidarebefordras är så enkelt som att vända en enda inställning innan du skickar ut begäran.

I den fullständiga Outlook-klienten, med en öppen mötesförfrågan, växlar du till fliken "Möte". Klicka på knappen "Response Option" och klicka sedan på "Tillåt vidarebefordran" -knappen på rullgardinsmenyn för att stänga av den (den är aktiverad som standard).

I Outlook Web App, se till att du har en mötesförfrågan öppen och minst en deltagare har lagts till. Klicka på "Attendees" -korgen och klicka sedan på "Tillåt vidarekoppling" växla för att stänga av det för det här mötet.

Tyvärr kan det inte hända att alternativet "Tillåt vidarebefordran" är avstängt som standard. Du måste stänga av den varje gång du skapar en ny förfrågan.

Så vad händer om någon försöker vidarebefordra min mötesförfrågan?

Tre saker kan hända när någon försöker vidarebefordra ett meddelande där du har stängt av alternativet Tillåt vidarebefordran:

Om din deltagare använder samma version av Outlook som du (och om de arbetar för samma företag är det mycket troligt att de är), då kommer de inte att få möjlighet att vidarebefordra mötesförfrågan.
Om de befinner sig i en äldre version av Outlook, kommer de att kunna vidarebefordra mötesförfrågan, men Microsoft Exchange kommer att blockera leveransen och skicka din deltagare ett "oöverlåtbart" meddelande.
Om de använder ett e-postsystem som inte är Microsoft, som Gmail, kan de vidarebefordra mötesförfrågan utan några begränsningar. Detta beror på att tredjepartssystem inte är skyldiga att respektera Microsofts "inte vidarebefordra" flagga. I framtiden är det möjligt att de kommer att börja respektera det (det här är ofta en "du klarar av min rygg, och jag kommer att klia din" situation, där någon som Google vill att Outlook ska respektera en Gmail-specifik flagga, så en överenskommelse är klar ), men det är också helt möjligt att inget system bortsett från Outlook någonsin kommer att respektera flaggan.

Men så länge du sätter upp möten med människor i din organisation, borde det fungera bra.