Så här använder du Excel-Style-kalkylblad i Microsoft Word

Liksom jordnötssmör och choklad gör en ordbehandlare med några grundläggande kalkylarkskivor en fantastisk kombination. När du vill ha några ganska enkla nummer-crunching inbäddade i ett annars vanligt textdokument, har Microsoft Word dig täckt tack vare inbakad funktionalitet från sitt systerprogram Excel.

Words implementering av Excel-kalkylblad utgörs i huvudsak av en liten kopia av programmet, mitt i ditt veckovisa nyhetsbrev till Booster's Club. Medan du redigerar Excel-delen av dokumentet har du tillgång till alla Excel-kontrollerna som om du använde Excel i eget fönster. Du kan lägga till vanliga text- och numeriska värdeceller, och avgörande formuleringar som gäller specifikt för Excel-mini-fönstret.

För att infoga en Excel-tabell i Word 2016 klickar du på fliken "Infoga" längst upp i fönstret och klickar sedan på "Tabell" -knappen. Klicka på "Excel Spreadsheet" -knappen i rullgardinsmenyn.

Här är ett grundläggande exempel. Jag har fyllt standardcellerna med uppbyggda värden för Stanley's Sprocket-försäljning och använt en av de vanligaste summaformlerna för cellerna i den sista kolumnen. Så, för "Årsalt" -värdet för "Space Sprockets" i cell F2 använder jag formeln "summa (B2: E2)" för att lägga till alla fyra värdena över raden och få min totala automatisk. Du kan använda vilken Excel-formel du gillar i den här inbyggda versionen av programmet.

Detta är en skärmdump av Word, men menyerna och kontrollerna från Excel visas när du redigerar det inbäddade kalkylbladet.

Excel-kalkylblad har i grunden oändliga mängder rader och kolumner, men det är inte praktiskt när du använder den data som ett bord i ett Word-dokument. För att ändra antalet synliga rader och kolumner, klicka och dra ankarpunkterna, de svarta rutorna som visas i varje hörn och mittpunkten i rutan runt Excel-kalkylbladet.

När du är klar med att redigera dessa värden kan du klicka på någon annan del av Word-dokumentet och formateringen återställs till ett grundtabell, lämpat för utskrift eller spridning via skrivskyddade format som PDF. Här kan du justera bordets bredd och höjd för att bättre passa formateringen av Word-dokumentet utan att ändra antalet synliga kolumner eller rader.

För att börja redigera kalkylbladet igen, dubbelklicka på var som helst i det för att få tillbaka Excel-kontrollerna.

Det är också möjligt att bädda in en existerande Excel-fil, vilket är praktiskt om du försöker dela data som du redan har ackumulerat. Från Insert-tabellen klickar du på "Object" -knappen (den lilla blågränsade rutan under avsnittet "Text"):

I fönstret som dyker upp, klicka på "Skapa från fil" och klicka sedan på "Bläddra" för att navigera till och öppna Excel-kalkylbladet på datorns lagringsenhet. Du har också ett par andra alternativ här. Om du väljer alternativet "Länk till fil" håller kalkylbladet du ser i Word länkat till det faktiska Excel-kalkylbladet så länge de hålls på samma platser som när du kopplade dem. Ändringar du gör på någonstans återspeglas i den andra. Du kan också välja alternativet "Visa som ikon" för att visa kalkylbladet som en enkel ikon i Word-dokumentet som du kan klicka för att öppna kalkylbladet i Excel.

När du är klar klickar du bara på "OK" för att lägga in kalkylbladet.

Beroende på din Word-formatering kan du behöva ändra storlek eller redigera den för att göra allt synligt.