Så här använder du Microsoft Words jämförande funktion

Om du har ett samarbetslag av arbetstagare, eller om du helt enkelt arbetar med flera ändringar av ditt eget arbete, är det viktigt att kunna spåra inkrementella förändringar. I Microsoft Word är möjligheten att jämföra alla skillnader i två nästan identiska dokument inbyggda i jämförverktyget. Så här använder du den.

Först, öppna Word och någon dokumentfil. (Det kan vara en av dem du jämför, ett annat dokument helt eller helt enkelt ett tomt projekt.) Klicka på fliken "Recension" längst upp på skärmen för att öppna bandmenyn och klicka sedan på "Jämför" Det kommer att ligga nära menyns högra sida.

Klicka på "Jämför" igen om en annan meny öppnas. Välj sedan de två dokumenten i det nya fönstret: dokumentet "Original" (eller tidigare) och dokumentet "Reviderat" (eller senare). Om du inte ser antingen i rullgardinsmenyn, klicka på mappikonen till höger för att bläddra till dokumentet med hjälp av din webbläsare.

Under "Label changes with," kan du ange en anteckning som hjälper dig att hålla reda på vilken skillnad som hör till vilket dokument som helst. Här kommer jag att märka min "senare" eftersom det är den senaste versionen av manuskriptet. Du kan bara lägga till en tagg till det reviderade dokumentet, men du kan växla mellan dem med ikonen med dubbelpil.

Klicka på knappen "Mer" för att se avancerat alternativ. De flesta av dessa är självförklarande, och alla alternativ är aktiverade som standard. Notera alternativet "Visa ändringar vid", som visar enskilda ändringar antingen ett tecken åt gången (mycket långsamt) eller ett ord åt gången.

Klicka på "OK". Word öppnar ett komplicerat urval av rutor i ett enda dokument. Från vänster till höger har du en detaljerad lista över ändringar, en fullständig bild av dokumentet "Reviderat" med röda märken i den vänstra marginalen som visar ändringar och en dubbelruta som visar de ursprungliga och reviderade dokumenten staplade. Rullning med mushjulet rullar alla tre primära rutorna samtidigt, men du kan använda rullningslisterna till höger om var och en för att bläddra i de enskilda rutorna till varje.

Revisionsrutan är den mest användbara här. Den visar varje ändring, vad som togs bort och vad som lagts till, i ordning från toppen av dokumentet till botten. Det är ett fantastiskt sätt att se skillnaderna i texten och formateringen en överblick. Om du klickar på någon av posterna i rutan Ändringar rullar du omedelbart de andra rutorna till den aktuella positionen. Propert!

När du har använt fliken Revisioner för att hitta den specifika revisionen kan du högerklicka på den relevanta texten i mittenpanelen. Klicka på "Acceptera" eller "Avvisa" (följt av motsvarande åtgärd) för att behålla respektive återgå ändringen.

Du kan spara detta jämförda dokument som en separat fil som inte påverkar något av de dokument du tittar på. Klicka bara på Arkiv> Spara som och spara det som något annat Word-dokument.

Observera att funktionen Jämför inte är tillgänglig om något dokument har lösenordsskydd eller dess ändringar är skyddade i Word. Du kan ändra den här inställningen i de enskilda dokumenten genom att klicka på Granska> Spårändringar.