Så här använder du verktyget för att rensa konversationen i Outlook

Vissa människor gillar att hålla sina Outlook-mappar helt kontrollerade, med e-postmeddelanden snyggt kategoriserade och lagrade i en logisk minimal mappstruktur. De flesta av oss är inte så, så Microsoft har tillhandahållit verktyg för att hjälpa till. Ett av verktygen är det lilla kända samtalet Cleanup-verktyget, vilket tar bort eller flyttar överflödiga e-postmeddelanden från en konversation. Så här fungerar det.

Du kan köra verktyget Conversation Clean Up mot ett enda konversation, en mapp eller en mapp och alla dess undermappar. Det letar efter e-postmeddelanden som är överflödiga, vilket betyder de som ingår i ett annat meddelande i samtalet. Den tar sedan bort (som standard) eller flyttar dessa e-postmeddelanden till en annan mapp, beroende på hur du har ställt in den. Detta hjälper till att hålla din brevlåda fylld med flera kopior av samma meddelande.

Först måste du ställa in parametrarna. Gå till Arkiv> Alternativ> E-post och rulla sedan ner till avsnittet "Samtalets rensning".

Som standard raderar samtalshantering objekt, men om du vill flytta överflödiga objekt till en mapp istället kan du klicka på "Bläddra" och välja den mapp som du vill flytta dem till. Detta är praktiskt om du vill dubbelkontrollera själv att meddelandena som verktyget befinner sig verkligen är överflödiga. Samtalet Cleanup-verktyget är pålitligt i vår erfarenhet, men ibland finns det ingen ersättning för att själv kontrollera saker.

Du kan förmodligen lämna de andra standardalternativen eftersom de är för att de ger mycket mening, men om din situation eller inställningar är annorlunda, fortsätt och slå parametrarna på eller av så som du passar. När du har inställningarna så som du vill, klicka på "OK" för att gå tillbaka till Outlook.

Nu måste du öppna verktyget. Klicka på "Rensa upp" -knappen på fliken "Hem". I rullgardinsmenyn kan du rensa samtalet som för närvarande är valt i mappen, hela mappen eller hela mappen och alla undermappar.

Du kan också komma åt den här menyn genom att klicka på Mappa> Rensa mapp om du inte behöver alternativet "Rensa samtal".

Vi går med "Clean Up Folder" för nu, men processen är densamma om du rensar upp en konversation, en mapp eller en mapp och dess undermappar. Och för ett ett-klick alternativ kan du högerklicka på en mapp i navigeringsfönstret och välja "Rensa mapp".

Första gången du kör detta verktyg dyker en varning upp, vilket ger dig möjlighet att ändra inställningarna, köra verktyget eller avbryta operationen.

Om du vill att verktyget ska köras utan att se den här popupen, aktivera alternativet "Visa inte det här meddelandet igen".

Klicka på "Clean Up Folder" för att köra verktyget (om du slår på "Visa inte det här meddelandet igen" alternativet kommer verktyget från och med den här tiden att köras så fort du väljer det). När verktyget körs, vilket kan ta lite tid om du kör den för första gången i en mapp med många meddelanden, visas ett statusmeddelande i fältet längst ned i Outlook.

Du kan fortsätta använda Outlook medan den körs. När statusmeddelandet försvinner har verktyget slutförts. Det kommer inte att berätta att det är klart - verktyget är utformat för att springa i bakgrunden för att hjälpa dig, inte bombardera dig med meddelanden-men det kommer att berätta om det inte kan hitta några meddelanden att städa upp.

Det är allt som finns där. När vi sprang det här verktyget i en exemplarmapp med 2487 e-postmeddelanden, fann den 502 mail som kunde raderas. Över en femtedel av e-postmeddelandena i mappen var överflödig, så det är en ögonöppnare och ett verktyg som är värt att använda om du är ute av rymden eller trött på att vada genom samtal.