Förbered ditt Word-dokument för massdistribution

Denna gästartikel skrevs av Askar, nörd bakom DemoGeeks tekniska webbplats.

Om du arbetar på ett team eller när du handlar med dina kunder kanske du vill se till att du distribuerar dina dokument på rätt sätt så att informationen i dokumentet når rätt publik och informationens sekretess respekteras.

Word 2007 har en funktion som du formellt kan förbereda ditt Word-dokument för korrekt distribution till en grupp människor eller till och med för enskilda personer med viss trovärdighetsfaktor.

Förberedelse

Starta Word 2007 och skapa dokumentet så som du vill.

När du är nöjd med dokumentet och är redo att distribuera, pausa en stund innan du träffar e-postprogrammet och följ dessa enkla steg för att få dokumentet redo för distribution. Tänk på att dessa steg är isolerade och vad det betyder är att du kan välja och välja de steg som du ville följa.

Klicka på Kontorsknapp och klicka på "Förbereda"Menyalternativet. Det finns 7 olika alternativ du borde kunna se. Jag förklarar vart och ett av dessa alternativ så att du kan välja och välja rätt kombination av alternativ för distributionskraven.

Dokument egenskaper

Den första i listan är "Egenskaper' alternativ där du kan ange metadatainformation om dokumentet.

Du kan ange namnet på dokumentets författare, titel, ämne, nyckelord, kategori, status och kommentarer.

Några av dessa kan ses genom Fil >> Egenskaper dialog.

Tänk på att när du har slutfört dokumentet kan du inte se dessa egenskaper men tills dess kan du associera egenskaper med ditt dokument för att andra ska få en uppfattning om dokumentet innan det öppnas.

Inspektera dokument

Det andra alternativet i listan är "Inspektera dokument"Alternativet. Som en del av förberedelsen för att distribuera ditt dokument kan du inspektera dokumentet för kommentarer, revisioner, revisionsmärken, bläckannotering. Du kan inspektera för dolda metadata eller personlig information som har sparats med dokumentet. Du kan inspektera alla anpassade XML-data som har lagrats med dokumentet. Du kan också inspektera information om rubriker, sidfot och eventuella vattenmärken. Slutligen kan du också inspektera eventuella dolda texter i dokumentet.

Välj de inspektionsalternativ du vill se innan du distribuerar dokumentet och när du trycker på "Inspektera"Knappen Word kommer att inspektera dokumentet och meddela dig om några objekt som den finner vid inspektionen.

De saker som behöver din uppmärksamhet skulle vara märkta med ett utropstecken och du kan välja att inspektera om du vill.

Kryptera dokument

Tredje i listan är "Kryptera dokument"Alternativet. Välj det här alternativet om du vill att dokumentet endast ska visas av vissa personer du litar på. Det låter dig kryptera dokumentet med ett valfritt lösenord och användarna måste ange detta lösenord för att kunna se dokumentet.

Välj ett lösenord som du kan distribuera till gruppen. Mitt råd är att inte välja ett lösenord som du personligen använder utan snarare ett lösenord som ingen kan använda det för att spåra tillbaka till dina onlinekonton eller känsliga konton som du använder personligen.

Bekräfta lösenordet en gång till. Lösenord är skiftlägeskänsliga och se till att bevara / komma ihåg lösenordet eftersom det inte finns något sätt att återställa lösenordet om du glömmer och det finns inget sätt att öppna filen om du glömmer lösenordet.

När du krypterat ska du kunna se att menyalternativet har en liten bakgrundsfärg för att indikera att det här dokumentet är krypterat.

När personer i din distributionsgrupp försöker öppna ett krypterat dokument, uppmanas de att ange ett lösenord.

Utan ett lösenord kommer de inte att kunna öppna dokumentet alls.

Begränsa Tillstånd

Fjärde på listan är "Begränsa Tillstånd"Alternativet. Du kan använda alternativet "Begränsa tillåtelse" för att begränsa vad folk kan göra med dokumentet. Om dokumentet är känsligt kan du använda "Begränsa behörigheter" för att begränsa dem från att redigera, kopiera och skriva ut dokumentet.

Begränsa Tillstånd använder Windows Rights Management-klienten för att genomföra begränsningarna.

Du kan bli uppmanad att installera Windows Rights Management verktyg. Oroa dig inte, fortsätt och installera den, den är från den betrodda källan. När du är installerad bör du kunna konfigurera vad folk kan göra med dokumentet.

Lägg till en digital signatur

Femte i listan är "Lägg till en digital signatur"Alternativet. Digitala signaturer säkerställer dokumentets integritet. Tänk på digitala signaturer som en pappers signatur men görs elektroniskt för enkelhets skyld. När ett dokument har digital signatur betyder det dokumentets integritet och förtroende. Detta skulle vara till nytta om du distribuerar dokumentet till en mycket stor publikgrupp.

Klicka på "Lägg till en digital signatur"Alternativet och Word kommer att uppmana dig med dialogrutan ovan för att söka efter digitala signaturleverantörer på Office Marketplace.

På sin Office Online Marketplace bör du kunna hitta en digital signaturleverantör som du kan använda för att underteckna dokumentet.

Kör Kompatibilitetskontrollen

Låt oss hoppa över till det sista alternativet "Kör Kompatibilitetskontrollen" först. Om du har använt funktioner som är specifika för Word 2007 och om du misstänker att publiken kanske använder äldre versioner av Word kanske du vill köra kompatibilitetscheckaren för att säkerställa att ditt dokument kan läsas av hela publiken.

Word 2007 kommer att köra en uppsättning fördefinierade kompatibilitetskontroller och om det hittar några kompatibilitetsproblem kommer det att lista dem i dialogrutan ovan, om inte du är bra att flytta till det sista steget innan du distribuerar dokumentet.

Markera som Final

Det här borde vara det sista steget du ville följa innan du distribuerar dokumentet till gruppen. Som namnet indikerar kommer denna åtgärd att markera dokumentet som alla inställda för distribution.

Eftersom detta gör väsentliga ändringar i dokumentet blir du uppmanad att se till att du vill markera dokumentet som slutligt.

När ett dokument är markerat som Final kan dokumentet inte redigeras och rengöras av eventuella korrekturläsningar, kommentarer etc.

Avslutade dokument får en ny ikon på statusfältet som ser mer ut som en gummistämpel på ett papper.

Att få ett dokument förberett för distribution kan hjälpa dig att undvika vissa uppenbara misstag som du gör när du distribuerar ett dokument till en stor grupp människor. Du behöver inte följa alla steg; snarare kan du välja och välja vilken du vill / föredrar. Word 2007 är tillräckligt flexibel för att göra vad du ber att göra när du förbereder ett dokument för distribution.

Jag hoppas att du tycker att detta är användbart och jag hoppas att du använder Word 2007s förmåga att korrekt slutföra ett dokument före distributionen. Om du har några frågor eller kommentarer, vänligen meddela mig det i kommentarer.