Det bästa sättet att få ett telefonnummer för ditt lilla företag

Massor av småföretag använder sina personliga mobiltelefoner när de gör arbetsrelaterade telefonsamtal. Vissa kan till och med använda gamla fasta telefonlinjer för sina behov. Även om det är vettigt att använda din mobiltelefon, och det kan vara skrämmande att göra en förändring, kan det hända att du äger ett företag i det 21: a århundradet en uppgradering.

Alternativet till personliga mobiltelefoner och fasta telefoner är VoIP eller Voice over IP, vilket ger ditt företag en mer professionell känsla och en konkurrenskraftig fördel. Om du tittar på att skilja din personliga telefon från jobbet, men du är inte säker på om det är det bästa beslutet, kolla inte längre. Vi granskar några av anledningarna till att du har gjort rätt val.

Det traditionella sättet: Få en separat linje

Om du har bestämt dig för att sluta använda din personliga telefon för ditt företag, var det traditionella sättet att få ett nytt nummer att helt enkelt få en separat rad. Det innebär att du kontaktar telefonföretaget och ber dem att köra en ny linje till ditt hus (som vanligtvis innehåller en setup fee) och sedan betala extra varje månad för den nya linjen - du betalar $ 20-30 per månad på lågänden för bostadsområde och i $ 60 + -intervallen per månad för en affärsrörelse. Det här är fortfarande ett alternativ, men problemet är att ditt företags telefonnummer är knutet till ditt hus eller kontor, och du kan bara svara om du är fysiskt där. Även om du kan få en billig fastlinje saknar det här alternativet bekvämlighet.

Eftersom det är 2018 och fler människor har mobiltelefoner utan att ens ha en landlinje, är ditt andra alternativ att helt enkelt få en andra telefon och bära den med dig. Massor av småföretagare gör det här, bär omkring två iPhones och växlar hela tiden mellan dem. Denna lösning fungerar och låter dig svara telefonlinjen från var som helst, men det är inte så billigt. Kostnaden för en dyr telefon plus pengarna för den extra linjen ökar väldigt snabbt, till exempel en iPhone 699 iPhone plus cirka 30 dollar per månad för en extra linje hamnar över $ 1000 över ett år. Inte det bästa sättet att gå.

Det bättre sättet: Voice over IP eller VoIP

Nu när vi är i tiden med alltid ansluten internetåtkomst från alla enheter behöver du inte längre använda de traditionella telefonnätverken. Vi kan ringa över internet som inte bara är billigare och obegränsade, men låter faktiskt tydligare än en traditionell telefon, så du kan bättre förstå vad dina kunder säger.

VoIP kan inte bara användas för att driva fysiska telefoner som sitter på ditt skrivbord, men kan också användas som en app på din nuvarande telefon som låter dig ringa och ta emot samtal från en befintlig telefon och allt för en bråkdel av kostnaden.

Behöver du mer än en telefonlinje för ditt företag? Det är inte ett problem med VoIP, du behöver bara uppgradera din plan och ansluta extra telefoner till ditt nätverk eller konfigurera appar på din dator eller telefon.

Och om du uppgraderar ditt företag från ett fast telefonnummer eller mobilnummer, kan du vanligtvis hämta ditt nuvarande nummer till VoIP-systemet så att dina kontakter kommer att kunna nå dig.

VoIP har stora fördelar över traditionella telefoner

Kostnaden är den största orsaken till att människor väljer att byta till VoIP, men det är inte det enda att tänka på. Det finns också bra funktioner som sparar tid och pengar, och det går helt enkelt inte med de traditionella telefonlinjerna som finns tillgängliga för små affärer.

Stora företag har budgeten att installera och upprätthålla ett komplext PBX-system med en receptionist och förlängningar för varje skrivbord. Men du behöver inte bry dig om allt det genom att använda VoIP, som har de funktionerna och mycket mer, byggt direkt till en låg månadsavgift.

• Vidarekoppling kan ringa på alla dina enheter, kan ringa på flera telefoner samtidigt, och du kan ställa in regler för att vidarebefordra samtal endast under vissa timmar.
• Auto-Receptionister göra ditt företag ljud mer professionellt.
• Automatisk samtalinspelning kan spela in alla inkommande och utgående samtal.
• Extensions låt dig använda ett enda huvudnummer för att nå alla (det finns fortfarande direkta linjer för varje person).
• Conferencing kan du ge dina kunder ett nummer att ringa in så att alla kan vara på samma konferenslinje enkelt.
• Kraftfull Voicemail skickar dig e-postmeddelanden med röstbrevlådan och kan även skriva ut dem till text.
• Internet faxning bara om du behöver ta itu med regeringen eller någon annan bransch som inte har klivit av tiden.
• Och bokstavligen tiotals andra funktioner och integreringar i resten av ditt företag.

Det är 2018, allt kommer snart att vara i molnet, så varför inte din företags telefon? VoIP är inte bara det bästa på marknaden just nu, det är framtiden för alla telefoner.

Hur man väljer en företags telefon plan

Nu när du vet allt om fördelarna med VoIP, är det dags att välja en företags telefonplan, och det är där det blir svårt eftersom det finns många lösningar där ute, och ingen av dem är nödvändigtvis rätt för alla. Men lyckligtvis har vi erfarenhet av att driva ett företag, så här är våra rekommendationer baserade på vad vi vet.

Om du arbetar för ett mycket stort företag kommer du förmodligen att hamna i en lösning från ett stort företag som Cisco eller Avaya, men dessa system fungerar inte för alla, och är vanligtvis inte ett bra val för en litet företag.

Bästa övergripande: RingCentral Office

Om du letar efter den bästa lösningen till det bästa priset, är RingCentral Office definitivt det vi skulle välja. Och i själva verket är RingCentral det telefonsystem som vi har använt i år på How-To Geek HQ för vår backend-verksamhet. Det är ganska sällsynt att vi direkt rekommenderar en tjänst, men vi använder den.

En av de andra fördelarna med RingCentral är att den egentligen ägs av Cisco och AT & T, vilket innebär att det inte är någon tjänsteflykt som kommer att försvinna. De är här för att stanna.

RingCentral har alla funktioner du kan förvänta dig av en telefonservice, inklusive lokala nummer, obegränsade samtal och texter, mobilapps för iPhone och Android, röstbrevlåda till e-post, tillägg, personvakter och alla andra funktioner som du kanske behöver.

Och om du vill uppgradera kan du även få ett 800-nummer för ditt företag, använda högkvalitativa skrivbords- och konferensrumstelefoner från Cisco och andra leverantörer eller integrera med Microsoft, Dropbox, Google, Box, Salesforce, Zendesk, desk.com , och mycket mer.

Och med planer som börjar på $ 20 per månad med en kostnadsfri försök, är det även billigt nog för ett företag med bara en person.

Övriga val: Vonage for Business, eVoice och Skype for Business

Det finns många andra VoIP-leverantörer att välja mellan, förstås. Vonage for Business är en ganska solid alternativ lösning, även om deras prissättningsmodell är lite mer förvirrande, och du kommer behöva samråda. De har de flesta av samma funktioner som du skulle behöva, och de är ett igenkännligt varumärke. Vi har använt Vonage tidigare och har aldrig haft problem med tjänsten.

Det finns också eVoice, som inte har några hårdvaru telefon alternativ och är faktiskt dyrare att börja med. De har många andra funktioner, till exempel tillägg, automatik, 800 nummer och röstbrevlåda till e-post, men totalt sett skulle du vara bättre med RingCentral eller Vonage for Business eftersom dessa paket skala bättre och ge dig fysiska telefoner, snarare än bara en enkel app på din telefon.

Slutligen kan du försöka använda Google Voice eller Skype for Business, men de har inte alla funktioner som du kan förvänta dig från ett företags telefonsystem, och du lämnar bara en app för att ringa alla dina samtal. Du förlorar de professionella aspekterna av att ha en automatisk ledsagare, förlängningar och skalbarhet till en massa linjer när ditt företag växer.