Vad är AutoArchive i Outlook och hur fungerar det?
Om du har använt rensningsverktyget för brevlådan har du sett AutoArchive-knappen, men du kan vara försiktig med hur det fungerar och vad det ska göra. Här är vad det gör och hur du kan använda den.
Om du klickar på knappen AutoArchive får du en process att svänga genom alla mapparna i Outlook och tillämpa alla AutoArchive-regler som du har ställt in (oroa dig inte, det är standard AutoArchive-regeln som inte gör något, så att du inte kan skada dig klicka på knappen). Men om du vill flytta dina äldre artiklar till ett arkiv där de är ute av vägen, är AutoArchive hur du automatiserar processen. Låt oss gå igenom inställningen och köra den.
Så här aktiverar du AutoArchive
Först måste du aktivera AutoArchive och välja dess inställningar. Gå till Arkiv> Alternativ> Avancerat och klicka sedan på knappen "AutoArchive Settings".
Så länge som alternativet "Kör AutoArchiv varje" är avstängt (vilket är standardvärdet), kommer AutoArchive aldrig att springa.
När du väl har valt "Kör AutoArchive varje", är alla alternativ nu tillgängliga.
Till skillnad från mapprening, som har ett fönster med inställningar i filalternativ och sedan kan du köra de inställningarna mot vilken mapp du vill som en manuell uppgift, är de inställningar för AutoArchive som visas här standardinställningarna. Varje mapp som har AutoArchive påslagen kan använda dessa standardinställningar, eller du kan använda olika inställningar för olika mappar om du vill. Vi går igenom hur du gör det senare, men för nu, låt oss titta på standardinställningarna.
Så här ställer du in AutoArchive
Det första att märka är att när AutoArchive är påslagen, kommer det att springa var 14: e dag. Du kan ändra det med hjälp av upp- och nedpilarna eller genom att skriva ett nummer och du kan välja valfritt värde från 1 till 60 dagar. Du kan skriva in ett tvåsiffrig nummer, men om det är mer än 60 visas Outlook ett felmeddelande när du klickar på "OK" och du måste ändra värdet innan du kan spara.
Nästa alternativ - "Fråga före AutoArchive kör" - ger dig valet att ha Outlook att visa dig en prompten innan AutoArchive händer. Med den här prompten kan du granska inställningarna eller avbryta denna körning av AutoArchive om du vill.
Resten av inställningarna är relaterade till vilka objekt som ska arkiveras och vad som händer under arkivprocessen. Det första alternativet här- "Ta bort utgått objekt (endast e-postmapp)" - gäller e-postmeddelanden som har förfallit till ett datum. Det här påverkar inte uppgifter eller händelser, även om du aktiverar AutoArchive för de mapparna.
Resten av inställningarna gäller för alla objekt, inte bara e-post. Det här betyder kalenderhändelser, uppgifter, anteckningar och journalposter.
Om du antar att du lämnar "Arkivera eller ta bort gamla artiklar" är standardinställningarna för Outlook att flytta objekt som är äldre än 6 månader till en ny separat .pst-fil med namnet Arkiv (som standard) och göra det synligt i navigationsfönstret i Outlook så att du kan komma åt de arkiverade objekten när du vill. Du kan ändra värdet "Rensa ut äldre än" till något från 1 dag till 60 månader, välj en annan .pst-fil för att arkivera objekten eller välj att "Ta bort gamla objekt permanent".
Varna om att den här raderingen omsluter mappen Deleted Items, och dina objekt kommer raderas helt från Outlook. Du kan fortfarande få tillgång till den på din e-postserver, beroende på dina inställningar, men du borde inte lita på det här. Välj bara det här alternativet om du vill radera objekten för alltid.
När du klickar på "OK" slås AutoArchive på. Den kommer att köras i linje med "Kör AutoArchive varje" värde du har valt (var 14: e dag som standard), som börjar idag. Så när du slår på den ska du förvänta dig att den körs ganska snabbt. I våra tester tog det mindre än tio minuter mellan att sätta på den och ta emot prompten och meddelade att AutoArchive skulle springa. AutoArchive körs bara som standard på några få mappar, så om du vill att den ska köras på specifika mappar, eller om du vill anpassa hur det går i olika mappar, fortsätt läsa.
Så här aktiverar du och anpassar AutoArchive för olika mappar
När du aktiverar AutoArchive, körs det som standard mot följande mappar:
- Skickade föremål
- Raderade föremål
- kalander
- uppgifter
Om du vill att den ska köras i någon annan mapp måste du aktivera den för varje mapp (eller stäng av den på någon av de fyra mapparna mot vilka du inte vill att den ska köras). Gör detta genom att högerklicka på mappen i navigeringsfönstret och klicka på "Egenskaper".
Du kan också komma åt mappegenskaper genom att välja Mapp> Mappegenskaper i bandet. (För mappar som Kalender och uppgifter som inte visas i navigationsfönstret är det enda sättet att komma åt mappegenskaperna.) Det finns också möjlighet att gå direkt till AutoArchive Settings, vilket sparar dig ett steg när du " åter i mappegenskaperna.
I fönstret Mappegenskaper klickar du på fliken AutoArchive för att komma åt inställningarna för den mappen.
För de flesta mappar aktiveras inställningen "Arkivera inte arkiv i den här mappen" som standard. Det betyder att när AutoArchive-processen körs, ignoreras mappen och inga objekt i den kommer att arkiveras. Om du vill att mappen ska inkluderas, slå på "Arkivera objekt i den här mappen med standardinställningarna" alternativet.
Alternativt, om du vill att AutoArchive-inställningarna för den här mappen ska skilja sig från standardinställningarna, slå på "Arkivera den här mappen med dessa inställningar" och ändra inställningarna efter dina önskemål.
Om du vill återställa alla mappar när du vill använda standardinställningarna, kan du återgå till Arkiv> Alternativ> Avancerat> AutoArchive Settings och klicka på "Använd dessa inställningar till alla mappar nu" -knappen. Det kommer att ändra alla mappar som har "Arkivera den här mappen med dessa inställningar" påslagen för att ha "Arkivera objekt i den här mappen med standardinställningarna" inaktiverad istället.
När du har AutoArchive-standardinställningarna och inställningarna per mapp kan du låta processen fungera tyst i bakgrunden, frigöra plats för dig och hålla dina mappar från att bli för uppblåsta.
