15 tips för att få mer ut av Dropbox

Jag trodde ofta Dropbox som en enkel cloud storage service som du kan använda till spara och dela dina filer och mappar. Men när jag började gräva djupare in i funktionaliteten, fann jag mig ingenting annat än fel. Denna molntjänst är så full av överraskningar och har många fler funktioner än vad du redan vet om.

Dropbox är löjligt enkelt av alla lösningar för cloud storage tillsammans med att vara ganska kraftfullt på samma gång. Så i det här inlägget kommer jag att lyfta fram olika dolda tips och tricks för att få kontroll av Dropbox och gör mycket mer än att bara placera filer och synkronisera dem. Låt oss kolla in dem.

Här är en genväg till varje spets som kommer att omfattas av den här artikeln:

Begär filer från någon, få dem i Dropbox
Förhandsgranska nästan alla filformat
Återgå åtkomst delad mapp (eller vänster) delad mapp
Kontrollera filernas senaste aktiviteter
Arbeta på filer som lag
Öppna filer utan internet
Förhöj synkroniseringshastigheten
Ta bort filer utan att lämna spår
Öppna äldre versioner av filer
Smarta bokmärken med Dropbox
Få direkta nedladdningslänkar
Dela skärmdumpar på flyg
Synkronisera endast filer och mappar som du behöver
Kontrollera Dropbox-filer aktiviteter
Synkronisera dina minnen automatiskt

1. Begär filer från någon, få dem i Dropbox

Om du bara tror att du kan ladda upp filer till din Dropbox, då har du fel. Filförfrågningar funktionen tillåter dig att samla in och ta emot filer - stor eller liten - från någon direkt till din Dropbox. Och ju mer intressant är det med den här funktionen även personer som inte har något konto på Dropbox kan skicka filer till dig.

Följ bara dessa enkla steg till begära filer anonymt:

Logga in på din Dropbox.
Öppna "Filförfrågningar" från vänster sidofält.

Klicka på till "Skapa en filförfrågan".
Skriv en liten beskrivning av din förfrågan och klicka på "Ändra mapp" för att ställa in mappen för att lagra de begärda filerna. Klicka sedan "Nästa".

Nu kopiera den angivna länken och dela med någon du vill ta emot filerna från. Du kan också ange sina e-postmeddelanden och klicka "Skicka" att skicka dem en inbjudan direkt.

2. Förhandsgranska nästan vilket filformat som helst

Om du har en fil från en vän och din dator kan inte öppna den filen, ladda sedan det till din Dropbox. Dess "filförhandsgranskning" funktionen kan ge dig en förhandsgranskning av många typer av filer inklusive PDF, PSD, AI, PNG, JPG, SVG, BMP och mycket mer.

Du kan också läsa och redigera dina dokument, ark och presentationer med en enkel integration med Office Online - en gratis grundläggande version av Microsoft Office som körs i din webbläsare.

Så här förhandsgranskar eller redigerar du filer direkt i Dropbox:

Öppna någon fil i Dropbox.
Klicka på pilen bredvid i förhandsgranskningsfönstret "Öppna" knapp.
Välj bland "Microsoft Word / Excel / PowerPoint Online" att redigera filen.

3. Återgå åtkomst delad mapp (eller vänster) delad mapp

Det är möjligt att få tillgång till en delad mapp som du lämnade oavsiktligt eller annars genom att radera det från din Dropbox. Följ bara stegen nedan:

Klick "Delning" i den vänstra sidofältet.
Nedan "Mappar du kan lägga till i din Dropbox" avsnittet välj den mapp som du vill ansluta till och klicka på "Lägg till".

4. Kontrollera senaste aktiviteterna i dina filer

Om du behöver uppdatera kalkylbladet du arbetat med före semestern, kan du enkelt hitta det i listan över alla nya filer från "Recents" i den vänstra sidofältet. Det här avsnittet i Dropbox visar en uppdaterad lista över filer som du öppnat eller modifierat nyligen.

Du kan också dela, ladda ner, kommentera, radera eller ens visa tidigare versioner av dina filer direkt från det här alternativet.

5. Arbeta på filer som lag

Om du arbeta i ett team eller samarbeta med andra på ett projekt, sedan Team Dropbox är för dig. Med den här funktionen kan du arbeta i ett lag där man kan dela filer med hela team eller valda grupper och alla har olika privilegier. Och det bästa är det det är gratis!

Varje ledigt lag delar en lagmapp med konfigurationsalternativ för att organisera och hantera åtkomst till det delade innehållet. Du kan också skapa grupper till dela filer eller mappar med alla i gruppen på en gång - ganska likt Friend Lists i Facebook.

Så här skapar du en nytt Team Dropbox-konto:

I Dropbox, klicka på "Team" alternativet från vänster sidofält och klicka på "Skapa gratis lag".
Ange teamets namn, välj "Skapa en ny Team Dropbox" och skriv in din personliga / arbetsadress och lösenord för det här laget, klicka sedan på "Fortsätta".

Bjud in medlemmar att gå med i ditt lag (om det behövs) och klicka "Fortsätta".

Klick "Skapa lag Dropbox" och du är klar.

6. Öppna filer utan Internet

Medan du är på språng (det vill säga med hjälp av en mobil enhet) kan du behöva åtkomst till vissa specifika filer. Du kan dock inte hitta en Internetanslutning överallt du går. För sådana scenarier, Dropbox s Offline-funktionen kommer till din räddning.

För dina måste-ha-filer är det här hur du kan få dem offline:

I Dropbox mobilapp, hitta de filer du behöver visa offline.
Tryck på ikonen till höger och slå på "Tillgänglig offline" växla, och Dropbox kommer ladda ner filerna till din enhet för att du ska kunna se dem utan internet.
Du kan se offlinefilerna genom att klicka på "Off-line".

7. Förhöj synkroniseringshastigheten

Till Undvik att störa din Internetanvändning, Dropbox automatiserar sig automatiskt till 75% av din anslutningens maximala uppladdningshastighet till förhindra någon märkbar hastighetsavmattning till dig. Det betyder långsam uppladdning / synkroniseringshastighet för dig, men här är ett knep för att undvika detsamma.

Om du skulle vilja ändra Dropboxens bandbreddsinställningar, följ stegen nedan:

Högerklicka på Dropbox ikonen i systemfältet.
Klicka på kugghjulsikonen och välj "Inställningar" från menyn.
Klicka på "Bandbredd"fliken.

Välj "Begränsa inte" under "Uppladdningshastighet" för att påskynda uppladdning / synkroniseringsprocessen.

8. Ta bort filer utan att lämna spår

Om du felaktigt placerat en känslig fil i din Dropbox-mapp men måste radera filen snabbt, Oroa dig inte, du kan göra det genom att rensa Dropboxens cachemappe. Det är en dold mapp som heter “.dropbox.cache” inuti "Dropbox" mapp.

Dropbox håller en cache av filer för effektivitet och akuta ändamål. Om du tar bort en fil från din Dropbox, filen kan fortfarande vara kvar i cachemappen.

Till radera känsliga filer permanent, Du kan manuellt rensa cacheminnet med hjälp av följande steg:

Öppna filhanteraren och skriv in följande i platsfältet och klicka på Enter: "% HOMEPATH% \ Dropbox \ .dropbox.cache" (utan citat).
Det här tar dig direkt till Dropboxens cachemappe varifrån du kan ta bort de filer eller mappar du vill ha.

9. Öppna äldre versioner av filer

Dropbox lagrar äldre versioner av dina filer i 30 dagar. Det betyder att du enkelt kan Återställ en fil om du gjorde några felaktiga ändringar eller vill kolla in sin tidigare version. Den här funktionen fungerar på samma sätt som filhistoriksfunktionen i Windows 10.

Till få den gamla versionen av en fil, Du kan följa nedanstående steg:

Klicka på de tre punkterna bredvid filen vars tidigare version du vill se och välj "Versionshistorik".

Välj en av versionerna för att förhandsgranska och klicka på "Återställa" för att återställa den versionen.

10. Smarta bokmärken med Dropbox

Om du alltid tänker på lagra dina bokmärken i molnet för att ha dem på alla dina enheter, så kan ingenting vara ett bättre alternativ för detta än Dropbox. En funktion har nu lagts till i lagra och synkronisera bokmärken genom att bara släppa dem i Dropbox.

Du kan naturligtvis släppa webbadresser i Dropbox, men det är bättre att skapa en bokmärkesmapp till lagra alla webbadresser på en enda plats. Observera att Microsoft Edge, till skillnad från Google Chrome och Mozilla Firefox, inte stöder drag-och-släpp-funktionen i våra test.

Så här kan du enkelt lagra och synkronisera bokmärken med Dropbox:

Skapa en ny mapp som heter "Bokmärken" i Dropbox (eller något namn du föredrar att använda).
Dra liten ikon som visas vänster om platsfältet i din webbläsare till fliken Dropbox eller fönster och släpp länken in i "Bokmärken" mapp.

11. Få direkta nedladdningslänkar

Närhelst du klickar på en Dropbox länk, Din webbläsare visar en ny sida med filen och ett alternativ att ladda ner filen. Det är dock ett knep som tvingar webbläsaren till börja ladda ner filen direkt istället för att visa sidan först.

Om du vill ladda ner filen direkt på en gång, ändra sedan bara Dropbox-länken med "dl = 0"frågeparameter vid slutet till "Dl = 1" och det blir en direkt nedladdningslänk.

12. Dela skärmdumpar på farten

Om du är trött på ta skärmdumpar, dra dem till Dropbox och sedan dela dess länk med andra, så här är ett snabbare sätt att dela skärmdumpar med Dropbox. Du kommer också älska det här tricket om du använd något verktyg från tredje part för att dela skärmdumpar med andra.

Allt du behöver göra är att aktivera Dropbox skärmdump delningsfunktion, som anges nedan:

Högerklicka på "Dropbox" ikonen i systemfältet.
Klicka på "redskap" ikonen och välj "Inställningar".
Byt till Importera fliken, kolla "Dela skärmdumpar med Dropbox" och tryck på “ok”.

Ta nu skärmdumpar med Ctrl + Print-tangenterna och Dropbox kommer automatiskt spara dem "Dropbox / skärmbilder" och kopiera länken till ditt urklipp automatiskt, som du kan använda till dela skärmdumpen snabbt än någonsin.

13. Synkronisera bara nödvändiga filer och mappar

Selektiv synkronisering är en funktion i Dropbox-klienten som låter dig välja och synkronisera endast de mappar du vill synkronisera på din dator. Det är speciellt användbart om du vill spara lagringsutrymme på ditt system eller för att spara internetanslutningens bandbredd.

Till Aktivera funktionen Selective Sync, Vänligen följ de angivna stegen:

Högerklicka på "Dropbox" ikonen i systemfältet.
Klicka på "redskap" ikonen och välj "Inställningar".

Byt till "Konto" fliken, klicka "Selektiv synkronisering" och tryck på “ok”.

I fönstret Selective Sync, avmarkera någon mapp att du inte behöver synkronisera till datorns hårddisk, klicka sedan på "Uppdatering" knappen och tryck på "OK" att spara.

Notera: Varje mapp som du avmarkering i ovanstående steg kommer att tas bort från din dator, men kommer naturligtvis att finnas tillgängligt via dropbox.com och på dina andra enheter.

14. Kontrollera aktiviteter i Dropbox-filer

De “evenemang” logg kan du visa information om olika aktiviteter händer i din Dropbox. Händelseloggen hjälper dig spåra händelserna som när du skapar, delar, tar bort och återställer filer och mappar. Loggen låter dig filtrera händelserna enligt kategori och datum, och tillåter också sortering av loggposter för enkel visning.

Så här kan du se Dropboxens loggfil:

I Dropbox, klicka "Evenemang" i den vänstra sidofältet.
Du får se en tidslinje för händelser eller aktiviteter av ditt konto.

15. Automatisk synkronisera dina minnen

Dropbox låter dig ladda upp dina foton och videoklipp och se dem i en online galleri utan att använda något tredje partverktyg. Med den här funktionen kan du kolla in de foton / videoklipp som finns lagrade i din Dropbox utan att behöva ladda ner dem först. Därför kan du använda ditt favoritmoln som go-to-lagringsutrymme för säkra dina värdefulla minnen.

Till Visa dina foton / videoklipp i Dropbox, Följ dessa steg:

Ladda upp bilderna till Dropbox.
Öppna dropbox.com och välj "Bilder" från sidofältet.
Här ser du alla dina bilder som organiseras som ett galleri.

Bonus

Synkronisera data för bärbara appar

Dropbox kan synkronisera data på din dator och det är även sant för dina app- eller webbläsardata på flera datorer. Varje gång du gör en ändring i mappen kommer din Dropbox att synkronisera ändringarna automatiskt till dess moln och dina andra enheter.

Med samma funktion kan du helt enkelt synkronisera data eller inställningar av alla bärbara appar på dina olika datorer för enkel användning. Tänk dig att ha alla dina bokmärken och historia på alla dina enheter utan att logga in på Chrome eller använder Firefox Sync.

Så här kan du synkronisera en portabel apps data eller inställningar. Vi har tagit Thunderbird som ett exempel men du kan använda stegen nedan för alla bärbara appar:

Hämta den bärbara versionen av appen (här, Firefox Thunderbird).
Installera den bärbara appen i "Dropbox" mapp.
Starta och använd den bärbara appen som någon annan programvara och Dropbox kommer att synkronisera alla dina data eller konfigurationsändringar med alla dina datorer (via Dropboxs moln).

Det handlade om de olika mindre kända aka hemliga tips och tricks för att göra det bästa av Dropbox till lösa dina dagliga problem och förbättra din produktivitet. Glad dropboxing!

Känner du till fler tips och tricks för att göra mer med Dropbox? Hur använder du Dropbox i ditt liv? Vänligen dela med oss genom kommentarer.