Viktig guide till hantering av Google-kontakter
Tillsammans med alla de kollektiva Google-apperna har Kontakter visat sig vara ett mycket dynamiskt adressbokssystem. Vad som först började i GMail har nu anpassats till en egen webbaserad applikation där du kan lägga till, redigera, ta bort och kategorisera dina Google-kontakter.
Dessa listor kan synkronisera med din Android-telefon eller till och med med din iPhone / OS X-kontaktlista - om du kan ställa in den ordentligt. Således är det viktigt att hålla dessa kontakter organiserade och lätt att bläddra igenom.
Tyvärr är Google långt från att vara den bästa hushållerskan, och utvecklingsplattformen är fortfarande i sin linda. Jag har lagt till några användbara tips nedan för att Google-användare ska organisera sin enorma kontaktlista.
The Great Division
Om du började använda GMail så har du antagligen fått en mycket stor kontaktlista. Inom standardvärdet Alla kontakter Menyn är en lista över varje person som du någonsin har mailat, svarat på eller ringt eller textat via Google Voice. Det har också de kontakter som någonsin har skickat dig via Google Chat.
Det är trevligt att Google har lagt till flera standardkategorier för att börja med. Du kan organisera familjemedlemmar och vänner i sina egna grupper, men det kan tyckas lite besvärligt eftersom Google+ använder Circles nu. Det enklaste sättet att hantera och konfigurera dubbla kontakter är via din Google+ profil, om du är en användare. Annars kanske du vill dela kontakterna för företag från de för personligt bruk.
Du kan skapa nya grupper på sidfältet under etiketten “Ny grupp”. Alla nya grupper lagras under “Mina kontakter” vilken är huvudgruppen som du inte kan radera. Så svårt som det låter är det mest pålitliga sättet att organisera alla dina kontakter att manuellt gå igenom gruppen Övriga kontakter.
Jag har haft mitt Google-konto i ca 5 år nu, och för närvarande rymmer min andra kontaktgrupp drygt 6 000 personer. Många av dessa är tomma e-postadresser jag har kommunicerat med tidigare. Om du inte vill hantera databasen denna storlek ska du bara organisera de personer du känner till i Mina kontakter. Detta kan då vara din go-to-mapp för kontakter eftersom det är den här mappen som kommer att synkronisera med någon parad Android-mobilenhet.
Kontakter i GTalk
För att lägga till kontakter i GTalk måste du först skicka en chattförfrågan till någon, eller acceptera deras önskemål om att chatta med dig. Därefter läggs de automatiskt till i gruppen Mina kontakter. Denna process bifogar också deras för- och efternamn i kontaktdisplayen.
Nu är ett problem jag har stött på när jag använder GTalk på Windows-skrivbordsapplikationen. När du först laddar ner Google Talk och loggar in, presenteras du med din vanliga kompislista. Detta inkluderar alla online, tomgång och offline.
Problemet med det är att det också innehåller alla kontakter du har som inte ingår i chatt; I stället drar det data från din Alla kontakter-grupp. För mig betyder det över 5000 personer och e-postadresser som jag bryr mig inte om och många av dem inte ens använder chatt finns i min GTalk.
För att inaktivera den här funktionen, se till botten av appen för a “Se” knapp. Klicka en gång för att öppna en meny och leta efter “Visa alla adressbokskontakter”. Detta har en markering som standard, vilket betyder att den är aktiverad. Klicka bara en gång för att inaktivera och du kommer att märka en drastisk rensning av din chattlista.
Arbetar i webbapplikationen Kontakter
Den nya och uppdaterade layouten för Google Kontakter speglar många av de senaste designplanerna. Det ser väldigt ut som Google Dokument och fungerar också i en liknande funktion som den nyaste GMail. Helt ned i huvudkolumnen hittar du standardkontakter som anges med deras fullständiga namn, e-postadress, telefonnummer och andra detaljer.
Från vänster sidofält kan du bläddra igenom andra kontaktgrupper och även titta på Google+. Om du inte använder sina sociala nätverksfunktioner kommer den här listan att vara tom. Från länken Importera kan du lägga till någon CSV-fil eller ett vCard för eventuella alternativa kontakter.
Huvudmenyn har ytterligare några funktioner, och du kan också direkt lägga till en ny kontakt. Du kan bläddra igenom flera sidor från knapparna på höger sida.
Dessutom i växlingsmenyn hittar du en inställnings länk. Den här menyn visar ingångar för att öka kontaktlistan upp till 500 per sida och dessutom växlar tangentbordsläget till och från. Du kan få en fullständig lista med snabbtangenter från Googles supportcenter.
Användarprofildetaljer
Från huvudkontaktvyn kan du klicka på någon användarrad för att öppna en mer detaljerad vy. Överst hittar du kontaktens namn, profilfoto, jobbtitel, företag, tillsammans med de grupper och cirklar du har i.
I skärmdumpen nedan kan du se att min vän Nathans kontakt sparas i Mina kontakter och “Vänner” cirkel i min google+.
Mycket av all denna data kan dras från den andra kontakts Google-konto, förutsatt att de har fyllt i respektive fält. Men du kan också manuellt redigera kontaktuppgifterna, dvs flera telefonnummer, e-postadresser eller webbadresser. Google ger dig även underkategorier som blogg, Hemsida, och Profil.
Det stora textområdet till höger har platshållarteksten “Lägg till en anteckning”. Ingen av dessa uppgifter visas offentligt eller delas med din kontaktperson. Jag har personligen aldrig känt mig behöva använda det här avsnittet. Men det är ett bra ställe att lagra extra meta information du inte vill glömma en kontakt. Detta kan vara minnesvärda datum som årsdagar, årliga möten eller ett kommande möte eller möte.
Sammanslagning av dubbletter
Detta är en funktion som saknas från andra vanliga kontaktböcker. Från en lista med Google-kontaktlistor klickar du på knappen "More" för att visa extra alternativ. Klicka sedan på “Sök och sammanfoga dubbletter” länk.
Om inget kan hittas får du ett litet popupmeddelande som klargör att du inte har några duplikat. Annars kommer Google att ta fram en liten lista över kontakter som har upprepade poster i flera grupplistor.
Vanligtvis hittar jag dubbletter mellan mina huvudkontakter och mina Google+ cirklar. Om du vill behålla dessa separata som inte heller skulle vara ett problem. Men jag vet att sammanslagning av båda listorna inte påverkar något utanför kontakterna.
Importera och exportera
Om du inte har tid att gå igenom alla dina grupper och radera onödiga poster, kan exportfunktionen vara den snabbaste lösningen. Klicka på "Mer" -knappen och välj “Exportera” länk för att få fram ett nytt fönster.
Härifrån kan du välja den grupp du vill rikta in (jag har valt Alla kontakter) tillsammans med utmatningsformatet.
vCard-listor är lite svårare att gräva igenom. .CSV-filen för Outlook eller liknande Microsoft-produkter ska öppnas korrekt i Excel. Härifrån kan du gå igenom alla raderna och till och med radera stora block av kontakter samtidigt. Detta gör att listan är mycket lättare än att försöka arbeta inom gränssnittet på 500 sidor i kontakthanteraren.
När du är klar med organisationsaktiviteten, spara bara filen och importera till nytt i Google Kontakter. Jag rekommenderar att du sparar den här kopian under ett annat filnamn så att du inte skriver över originallistan. utifall att.
Google Chatt i GMail
Den nya chat-appen i webbläsaren finns både i Gmail och Google+. Funktionen är mycket mer förfinad inom GMail, så det är mycket lättare att leka med dina chattkontakter. Jag har stängt av min chattklient på G + eftersom jag ofta känner att G + är lite för mycket att hantera.
Om du redan är utloggad klickar du bara på inloggningslänken mot toppen av widgeten. Om du inte hittar chatt klickar du bara på talbubbelsymbolen längst ner i vänster kolumn. Om du svävar i det här chat widgetområdet kommer du märka att en ny rullgardinsmenylänk visas högst upp till höger. En av inställningarna är märkt “Visa i chattlista”. Som standard visas det bara "Mest populära" kontakter, vilket kan vara irriterande eftersom du inte kan se vem som helst är online.
Jag ändrar alltid detta till Alla kontakter så jag kan komma åt hela min chattlista. Det är värt att notera att alla kontakter är INTE samma sak som din “Alla kontakter” grupp. Istället visas bara alla kontakter som är behöriga att chatta med dig.
Arbetar små
Om du sveper över dina kontakter i chattlistan ser du ett litet popup-fönster med deras profilbild, namn och e-post. Den här menyn visas inte på Google+ chattlistan - ännu en anledning att hålla sig till GMail.
Nu är det bästa sättet att organisera dina kontakter att söka i rutan precis ovanför din chattstatus. När du skriver kommer Google att erbjuda förslag på personer och du kan välja att lägga till dem i din chattlista, skicka dem ett e-postmeddelande eller till och med blockera dem.
Om personen är i din chattlista kommer de redan att ha en liten anmälningsikon till vänster om deras namn. Den gröna bubblan betyder att de för närvarande är online, rött betyder upptagen, gult betyder tomgång och grå betyder offline. Baserat på det här gränssnittet ser jag knappast någonsin om min chattlista. Jag kan komma åt alla mina kontakter och praktiskt taget alla funktioner som jag behöver direkt från sökrutan.
Användbara länkar
- Navigera i Google Kontakter
- Importera, exportera och synkronisera kontakter
- Så här: Synkronisera Google Kontakter med iPhone
- Den fullständiga guiden för att fixa Google-kontakter
- 5 bra tips för att hantera dina Google & Android-kontakter
Slutsats
Med bara dessa få resurser för att komma igång, borde det inte ta lång tid att anpassa sig till Google Contacts-systemet. Det finns utbrett stöd för att importera kontakter från ett program från tredje part, plus ett ton sammankoppling. Google+ har också öppnat ett nytt kapitel för användare av deras chatt- och e-posttjänster.
Om du har letat efter att städa upp dina Google-kontakter, tar det bara lite tålamod och uthållighet. Att organisera sig känns bra och Google erbjuder dig verktygen för att få det att hända. Användare av Google Chat IM-klienten känner sig också lätta med så enkel tillgång till att organisera kontakterna hos sina kompisar. Om du har ideer eller liknande förslag för att hantera kontakter i Google, dela med oss i det efterföljande diskussionsområdet nedan.
