Skapa dropdownlistor i Excel med hjälp av datavalidering

Om du är en stor Excel-användare, kan du ha befunnit dig i en situation där du ville att du helt enkelt kunde ha valt ett värde för en cell från en listlista med val snarare än att kopiera och klistra in text mellan celler. Låt oss till exempel säga att du har ett Excel-ark för din egen personliga budget och varje gång du anger en transaktion på en ny rad skriver du in om det är inkomst eller kostnad.

Tja ibland kan du skriva in felaktigt eller du kan ha en lång lista över olika typer av kostnader och inkomster, så det kan vara en smärta att behålla och komma ihåg. En enkel lösning i Excel är att skapa en egen rullgardinslista med val som dras från en viss kolumn på samma ark eller ett annat ark. Det här kan vara mycket användbart eftersom du nu kan använda ett ark för att lagra alla dina referenslistor som en databas och använda dem på något annat ark i arbetsboken.

Så hur gör vi det här? Det är faktiskt inte så svårt! Här är hur:

1. Skapa först en ny arbetsbok och på Blad1 börja i rad 1, kolumn 1 (A1) och skriv in några kostnadskategorier i kolumnen. Till exempel, här är vad jag kom med:

2. Nu när du har din referenslista, fortsätt och välj cellerna med data i dem. I vårt fall väljer vi cellerna från A1 till A8. Vänster klicka på A1 och håll ned musknappen och dra tills du kommer till A8.

3. Skriv in ett namn för din lista i rutan bredvid formulärtextrutan till vänster (även kallad namnlådan) och tryck på Enter. Jag skrev in kostnader för vår lista. Genom att göra detta ger cellerna från A1 till A8 ett namn så att gruppen av celler nu kan hänvisas till ett namn istället för att säga A1 till A8.

4. Nu kan vi använda vår lista för att skapa en rullgardinsmeny med dessa värden. Välj först cellen där du vill att din rullgardinslista ska skapas. Detta kan vara på samma ark eller på ett differensblad. Jag gick vidare och valde cell A1 på Sheet2 för exemplet.

Gå sedan till toppmenyn och välj Data och då Godkännande. Om du använder en version av Excel med bandgränssnittet måste du klicka på Data flik.

På inställningar fliken väljer Lista under Tillåta rubrik. Se till In-cell dropdown är markerat och skriv sedan in det namn som vi just skapat tidigare (kostnader i detta fall) med en = logga in på framsidan. Så det borde vara ”= Kostnader”.

Klick ok och nu ser du att den nuvarande cellen du har valt har en liten pil som pekar ner bredvid den. Klicka på pilen och du får se listan över objekt från det vi har skrivit till Sheet1.

Nu, vad händer om du behöver den listan i 1000 rader? Tja, det är också enkelt. Flytta bara markören till det nedre högra hörnet av A1-cellen och dra sedan ner den så långt du vill. Alla celler kommer nu att ha rullgardinsmenyn tillgänglig.

Det är allt! Kom ihåg att detta kan användas på något Excel-ark där du har någon form av söklista som måste skrivas in igen och igen. Använda datavalidering kan du undvika mänskliga fel och öka effektiviteten. Om du har några frågor om hur du använder listrutor i Excel, skriv en kommentar och jag försöker hjälpa. Njut av!