Så här separerar du första och sista namnen i Excel

Om du använder Excel mycket har du förmodligen kört över en situation där du har ett namn i en enda cell och du måste separera namnet i olika celler. Detta är ett mycket vanligt problem i Excel och du kan noga göra en Google-sökning och ladda ner 100 olika makron skrivna av olika personer att göra det för dig.

Men i det här inlägget visar jag dig hur du ställer in en formel så att du kan göra det själv och förstå vad som händer. Om du använder Excel mycket är det nog en bra idé att lära dig några av de mer avancerade funktionerna så att du kan göra mer intressanta saker med dina data.

Om du inte gillar formler och vill ha en snabbare lösning, bläddra ner till Text till kolumner avsnittet, som lär dig hur man använder en Excel-funktion för att göra samma sak. Dessutom är texten till kolumnfunktionen också bättre att använda om du har mer än två objekt i en cell du behöver skilja. Till exempel, om en kolonn har 6 fält ihop, kommer det att bli riktigt rörigt och komplicerat att använda formulären nedan.

Separata namn i Excel

För att komma igång, låt oss se hur namnen vanligtvis sparas i ett Excel-kalkylblad. De vanligaste två sätt jag har sett är förnamn efternamn med bara ett utrymme och efternamn, förnamn med ett komma som skiljer de två. När jag har sett en mitten initial, är det vanligtvis förnamn midinitial efternamn som nedan:

Genom att använda några enkla formler och kombinera ett par av dem tillsammans kan du enkelt separera för- och efternamn, efternamn och mitten initial till separata celler i Excel. Låt oss börja med att extrahera den första delen av namnet. I mitt fall kommer vi att använda två funktioner: vänster och sök. Logiskt är här vad vi behöver göra:

Sök i texten i cellen för ett mellanslag eller komma, hitta positionen och ta sedan bort alla bokstäver till vänster om den positionen.

Här är en enkel formel som gör jobbet gjort korrekt: = VÄNSTER (NN, SÖK ("", NN) - 1), där NN är cellen som har namnet lagrat i det. -1 är där för att ta bort extra utrymme eller komma i slutet av strängen.

Som du kan se börjar vi med den vänstra funktionen, som tar två argument: strängen och antalet tecken du vill ta tag i från början av strängen. I det första fallet söker vi efter ett mellanslag genom att använda dubbla citat och sätta ett mellanslag mellan dem. I det andra fallet letar vi efter ett kommatecken istället för ett mellanslag. Så vad är resultatet för de 3 scenarierna jag har nämnt?

Vi har förnamnet från rad 3, efternamn från rad 5 och förnamn från rad 7. Bra! Så beroende på hur din data lagras har du nu extrakt antingen förnamn eller efternamn. Nu för nästa del. Här är vad vi behöver göra logiskt nu:

- Sök i texten i cellen för ett mellanslag eller komma, hitta positionen och dra sedan av positionen från strängens totala längd. Så här ser formeln ut:

= Höger (NN, LEN (NN) -SEARCH ("", NN))

Så nu använder vi rätt funktion. Detta tar också två argument: strängen och antalet tecken du vill ta tag i från slutet av strängen som går till vänster. Så vi vill ha längden på strängen minus positionen för mellanslag eller komma. Det ger oss allt till höger om det första utrymmet eller kommatecket.

Bra, nu har vi den andra delen av namnet! I de två första fallen är du ganska mycket klar, men om det finns en mellans början i namnet kan du se att resultatet fortfarande innehåller efternamnet med mitten initialen. Så hur får vi bara efternamnet och bli av med den mesta initialen? Lätt! Bara springa samma formel igen som vi brukade få den andra delen av namnet.

Så vi gör bara en annan rätt och den här gången använder vi formeln på den kombinerade mellersta för- och efternamnet. Det kommer att hitta mellanslag efter mitten av initialen och sedan ta längden minus positionen för mellanslagstalet tecken utanför slutet av strängen.

Så där har du det! Du har nu delat förnamn och efternamn i separata kolumner med några enkla formler i Excel! Självklart kommer inte alla att ha sin text formaterad på det här sättet, men du kan enkelt redigera det efter dina behov.

Text till kolumner

Det finns också ett annat enkelt sätt att separera kombinerad text i separata kolumner i Excel. Det är en funktion som heter Text till kolumner och det fungerar väldigt bra. Det är också mycket effektivare om du har en kolumn som har mer än två datauppgifter.

Till exempel, nedan har jag några data där en rad har 4 data och den andra raden har 5 data. Jag skulle vilja dela upp det i 4 kolumner respektive 5 kolumner. Som du kan se skulle det vara opraktiskt att försöka använda formlerna ovan.

I Excel väljer du först den kolumn du vill separera. Sedan fortsätt och klicka på Data fliken och klicka sedan på Text till kolumner.

Detta kommer att hämta Guiden Text till kolumner. I steg 1 väljer du om fältet är avgränsat eller fast bredd. I vårt fall väljer vi avgränsad.

På nästa skärm väljer du avgränsaren. Du kan välja från flik, semikolon, komma, mellanslag eller skriv in en anpassad en i.

Slutligen väljer du dataformatet för kolumnen. I vanliga fall, Allmän kommer att fungera bra för de flesta typer av data. Om du har något specifikt som datum väljer du det formatet.

Klick Avsluta och se hur dina data är magiskt separerade i kolumner. Som du kan se blev en rad till fem kolumner och den andra i fyra kolumner. Funktionen Text till kolumner är mycket kraftfull och kan göra ditt liv mycket enklare.

Om du har problem med att skilja namn inte i det format som jag har ovan, skriv en kommentar med dina data och jag försöker hjälpa. Njut av!