Så här delar du eller samarbetar på ett Word-dokument med andra

Letar du efter ett sätt att samarbeta med andra på ett Word-dokument? Om så är fallet kan du göra det mycket enkelt i Word själv. Funktionen har funnits för ett par versioner av Office och det fungerar även om mottagaren inte har Word installerat på deras system.

Observera att för att komma igång med dokumentdelning i Word måste du spara dina dokument till molnet. Inte alla dina dokument, men åtminstone den som ska delas. Det betyder att du måste konfigurera ett OneDrive-konto först och logga in på ditt Microsoft-konto från Word.

Dela Word Doc

När du har OneDrive-inställningen ordentligt i Word, fortsätt och klicka på Dela med sig knappen längst upp till höger på skärmen.

Detta kommer att ge upp en ruta på höger sida av skärmen. Om dokumentet inte har sparats i molnet än, måste du klicka på Spara i moln knapp.

Detta kommer att föra upp Spara som dialogrutan, som redan bör vara inställd på OneDrive. Ge din fil ett namn och spara det.

När det har sparats och laddat upp till molnet, gå tillbaka till Dela med sig dialog och du kan nu bjuda in folk att gå med. Skriv in en e-postadress, välj om de kan redigera den eller bara visa den och sedan inkludera ett valfritt meddelande.

I mottagningsänden kommer ett mail att komma fram som innehåller en länk till dokumentet som lagrats i den sändande partens OneDrive-konto:

När användaren klickar på länken tar den dem till en webbläsareversion av Word som heter Word Online, där dokumentet kan redigeras.

Klicka på Redigera i webbläsaren knappen och du får det välkända bandgränssnittet på skrivbordet Word-programmet. Användaren kan redigera dokumentet utan att behöva installera Word eller behöva ha ett OneDrive-konto.

Dokumentet sparar automatiskt, så användaren behöver inte oroa sig för att försöka spara dokumentet själv. I slutet kommer ett meddelande att dyka upp och säga att andra personer redigerar dokumentet och frågar om du vill dela automatiskt ändringar när de händer. Jag rekommenderar att klicka Ja här.

Observera att du inte kommer se ändringarna från andra användare tills du sparar dokumentet. Om du klickar på Fil visas ett nytt meddelande på fliken Info som säger Dokumentuppdateringar tillgängliga.

Gå vidare och spara ditt dokument och du får ett annat meddelande som förklarar att nya ändringar som gjorts av andra kommer att visas med ett grönt överlagring.

Klicka på OK och bläddra igenom ditt dokument. Något i grönt är vad som har ändrats eller lagts till av någon annan. Vid testningen, om någon raderade något från dokumentet, visade det inte något i grönt.

Observera att när du har sparat dokumentet försvinner den gröna höjdpunkten tills nya ändringar görs. Om du vill hålla reda på vilka ändringar som görs ska du aktivera Spåra ändringar på dokumentet innan du delar det, annars är det svårt att berätta vad som händer, särskilt om flera personer redigerar dokumentet.

Ovan har jag aktiverat Spåra ändringar på Recension fliken och nu förutom den gröna markerade texten har jag också de röda vertikala streck i vänstra kolumnen. Eftersom raderingar inte visas i grönt kan du bara se dem genom att spåra ändringar. Klicka på den röda raden och det visar dig det raderade innehållet i strejk.

Sammantaget är Word ett bra verktyg för att samarbeta i realtid med flera författare eller redaktörer och synkroniseringsaspekten fungerar väldigt bra. En egenskap som jag märkte är att när någon annan redigerar en viss paragraf, förhindrar den andra från att redigera den delen tills den första personen är klar. Detta säkerställer att människor inte skriver över samma avsnitt samtidigt. Om du har några frågor, var god att kommentera. Njut av!