Så här använder du Sparklines i Excel

Har du någonsin haft ett arbetsblad med data i Excel och snabbt ville se trenden i data? Kanske har du några testresultat för dina elever eller intäkter från ditt företag under de senaste 5 åren och istället för att skapa ett diagram i Excel, vilket tar tid och slutar äta upp ett helt arbetsblad, skulle några små mini-diagram i en enda cell bli bättre.

Excel 2010, 2013 och 2016 har en cool funktion som heter sparklines som i grunden låter dig skapa mini-diagram i en enda Excel-cell. Du kan lägga till sparklines till vilken cell som helst och behålla det bredvid dina data. På så sätt kan du snabbt visualisera data i rad för rad. Det är bara ett annat bra sätt att analysera data i Excel.

Innan vi börjar, låt oss ta en titt på ett snabbt exempel på vad jag menar. I nedanstående data har jag intäkter från tio butiker under de senaste sex kvartalen. Med hjälp av sparklines kan jag snabbt se vilka butiker som ökar intäkterna och vilka butiker som fungerar dåligt.

Självklart måste du vara försiktig när du tittar på data med hjälp av sparklines eftersom det kan vara vilseledande beroende på vilka nummer du analyserar. Om du till exempel tittar på butik 1 ser du att intäkterna gick från $ 56K till cirka $ 98 och trendlinjen går rakt upp.

Men om du tittar på butik 8 är trendlinjen mycket liknande, men intäkterna gick bara från $ 38K till $ 44K. Så sparklistor låter dig inte se data i absoluta termer. Graferna som skapas är bara i förhållande till data i den raden, vilket är mycket viktigt att förstå.

För jämförelseändamål gick jag vidare och skapade ett vanligt Excel-diagram med samma data och här kan du tydligt se hur varje butik utför i förhållande till de andra.

I det här diagrammet är butik 8 ganska platt linje jämfört med butik 1, vilket fortfarande är en trendlinje. Så du kan se hur samma data kan tolkas på olika sätt beroende på hur du väljer att visa den. Med regelbundna kartor kan du se trender mellan många rader eller data och gnistlinjer gör att du kan se trender inom en rad data.

Jag bör notera att det också finns ett sätt att justera alternativen så att sparklisten kan jämföras med varandra också. Jag kommer att nämna hur man gör det här nedanför.

Skapa en Sparkline

Så, hur går det att skapa en sparkline? I Excel är det väldigt enkelt att göra. Klicka först i cellen bredvid dina datapunkter och klicka sedan på Föra in och välj sedan mellan Linje, Kolumn, och Win / Förlust under Miniatyr.

Välj från någon av de tre alternativen beroende på hur du vill att uppgifterna ska visas. Du kan alltid ändra stilen senare, så oroa dig inte om du inte är säker på vilken som kommer att fungera bäst för dina data. De Win / Förlust typ kommer bara att vara meningsfullt för data som har positiva och negativa värden. Ett fönster ska dyka upp och frågar dig om du vill välja dataintervallet.

Klicka på den lilla knappen till höger och välj sedan en rad data. När du väl valt sortimentet, fortsätt och klicka på knappen igen.

Klicka nu på OK och din sparkline eller det lilla diagrammet ska visas i den ena cellen. För att applicera sparkline till alla andra rader, ta bara den nedre högra kanten och dra den ner som om du skulle ha en cell med en formel i den.

Anpassa Sparklines

Nu när vi har våra sparklines, låt oss anpassa dem! För det första kan du alltid öka storleken på cellerna så att graferna är större. Som standard är de ganska små och kan vara svåra att se korrekt. Nu fortsätt och klicka i vilken cell som helst med en sparkline och klicka sedan på Design fliken under Sparkline Tools.

Från vänster kan du redigera data om du vill inkludera fler kolumner eller mindre. Under Typ, Du kan ändra vilken typ av mini-diagram du vill ha. Återigen är Win / Loss menat för data med positiva och negativa tal. Under Show, Du kan lägga till markörer i graferna som Hög punkt, Låg punkt, Negativa poäng, Först & Sista Punkt och markörer (markör för varje datapunkt).

Under Stil, du kan ändra stilen för grafen. I grund och botten ändras detta bara färgerna på raden eller kolumnerna och låter dig välja färgerna för markörerna. Till höger om det kan du justera färgerna för sparklinjen och markörerna individuellt.

Den enda andra viktiga aspekten av sparklines är Axel alternativ. Om du klickar på den knappen ser du några alternativ som heter Vertikala axelminimumvärdesalternativ och Vertikalaxel Maximalvärdesalternativ.

Om du vill göra sparklisten i förhållande till alla andra rader istället för bara en egen rad, välj Samma för alla Sparklines under båda rubrikerna. Nu när du tittar på data ser du att du kan jämföra diagrammen i absoluta värden. Jag har också funnit att visning av diagrammen i kolumnform gör det enklare att se data när man jämför alla sparklinor.

Som du kan se nu är kolumnerna i butik 1 mycket högre än kolumnerna för butik 8, som hade en liten uppåtgående trend men med ett mycket mindre intäktsvärde. De ljusblå kolumnerna är låga och höga poäng eftersom jag kollade dessa alternativ.

Det handlar om allt som finns att veta om sparklines. Om du vill göra ett snyggt Excel-kalkylblad för din chef är det här sättet att göra det. Om du har några frågor, skriv gärna en kommentar. Njut av!