Sök Outlook Email via avsändare, datum, sökord, storlek och mer

Att söka via Outlook-e-post kan visa sig vara en svår uppgift om du är någon som jag med flera PST-filer och tiotusentals e-postmeddelanden som spänner över årtionden. De flesta företagsmiljöer använder Outlook för e-post och många människor hamnar i affärs- och personliga e-postmeddelanden som lagras i Outlook.

I äldre versioner av Outlook behövde du tillägg från tredje part som Xobni för att snabbt söka efter din e-post. Tack vare Office 2010 har Microsoft skapat en användbar sökfunktion som faktiskt fungerar och låter dig hitta e-postmeddelanden snabbt med hjälp av ett brett utbud av filter. Du kan söka efter text, adresser, bilagor, avsändare, etc och du kan filtrera efter datum, storlek, ämne, vikt och mer.

I den här artikeln ska jag visa dig hur du ser till att alla dina e-postmeddelanden indexeras av Windows och sedan hur du utför olika typer av sökningar beroende på vad du letar efter.

Observera att den här artikeln förutsätter att du arbetar på Office 2010, 2013 eller 2016 eftersom dessa versioner är bäst för sökning.

Aktivera indexering

Innan du kan utföra blixtsnabba sökningar i Outlook måste du se till att alla dina e-postmeddelanden har indexerats. För att kontrollera detta, fortsätt och klicka i sökrutan som du ser högst upp i din e-postbrevlåda.

När du klickar i sökrutan ser du Sökverktyg Fliken visas i bandet. Höger till höger klickar du på Sökverktyg och klicka sedan på Sökmöjligheter.

Under källor, Klicka på Indexeringsalternativ knapp.

Detta tar dig till Windows Indexeringsalternativ skärm där du kan välja och välja de olika platser du vill ha indexerat. Om du inte ser Microsoft Outlook i listan måste du klicka på Ändra knapp.

Fortsätt, kolla Microsoft Outlook och klicka sedan på OK.

Windows börjar indexera e-postmeddelandena omedelbart och du kan kontrollera om det är gjort genom att klicka på Indexstatus under Sökverktyg som visas ovan.

Du får se ett meddelande som anger hur många poster som ska vara indexerade och när det är klart, det säger att Outlook har slutat indexera alla dina objekt. Låt oss nu lära oss att söka i Outlook.

Utföra sökningar i Outlook

För att komma igång med att söka i Outlook klickar du på Inkorg eller klicka på en specifik mapp. Om du klickar på Inkorgen märker du att rutan kommer att ha Sök nuvarande brevlåda listade. Du kan klicka på den lilla rullgardinsmenyn till höger och välja bland andra alternativ som Nuvarande mapp, mappar, och Alla Outlook-objekt.

När du klickar på Inkorgen, Nuvarande brevlåda väljs automatiskt. Detta kommer att söka efter all mail i hela brevlådan inklusive allt under Inkorgen, Skickade objekt, Raderade objekt, Utkorgen, etc. Om du klickar på en specifik mapp kommer sökrutan som standard att Nuvarande mapp, som endast söker efter e-postmeddelandet i den specifika mappen, inte inklusive undermappar.

Om du har en mapp med undermappar, se till att du väljer mappar från rullgardinsmenyn för att söka endast undermappar.

Nu när vi förstår det, låt oss lära oss hur du utför olika typer av sökningar i Outlook. Det finns två sätt att hantera: Använd sökbandet eller använd synkroniseringen för sökfrågan. Som du kanske kan berätta är det senare alternativet mer tekniskt, men låter dig skapa några komplicerade sökningar.

Använda sökverktygen i Outlook

Låt oss börja med den enklare metoden som fungerar bra för de flesta. Klicka i sökrutan när du har valt Inkorgen eller en mapp och klicka sedan på Sökverktyg i bandet. Låt oss ta en titt på alla olika alternativ.

Längst till vänster är Omfattning, vilket är detsamma som rullgardinsmenyn som jag nämnde ovan. Nästa är Resultat, som inte kommer att vara aktiv förrän du utför en sökning. Som standard visar Outlook bara de senaste objekten som matchar en sökning och får inte visa alla resultat. Du kan klicka Inkludera äldre resultat för att visa alla resultat eller bläddra ner till botten av sökresultaten och välj Visa mer.

Förfina är där vi verkligen borrar ner och hittar exakt vad vi letar efter. För det första, hur går vi på att leta efter exakt text i Outlook? Låt oss säga att du vill hitta alla e-postmeddelanden med ditt SSN eller med ett visst ord. I dessa fall använder du bara dubbla citat.

Ovan jag sökte efter ordet sherlock genom att placera den inuti dubbla citat. Om ordet är i ämnesraden markeras det i gult. När du klickar på någon av e-postmeddelandena ser du också ordet som är markerat för dig, vilket är bekvämt.

Det är en av de vanligaste söktyperna. En annan vanlig sökning är av avsändare. Det här är väldigt lätt att göra i Outlook. Klicka bara på Från knappen i bandet och börja skriva i namnet på personen eller e-postadressen.

Om du vill lägga till fler sökkriterier som bara att se e-postmeddelanden från en viss avsändare som har bifogade filer, skulle du helt enkelt klicka på Har bilagor knapp.

Du kan fortsätta lägga till fler filter för att minska resultatuppsättningen med e-postmeddelanden. De flesta andra alternativ är ganska självförklarande som olästa, flaggade, viktiga etc. Om du vill söka efter datum kan du klicka på den här veckan och du får ett par alternativ som denna vecka, denna månad År osv, men det handlar om det.

Om du vill söka efter datum eller göra något liknande att hitta de äldsta e-postmeddelandena i Outlook, måste du använda alternativet Avancerat sök eller synkroniseringsfrågan. Låt oss börja med Advanced Find. För att komma till det måste du klicka på Sökverktyg igen och välja Avancerad Sök.

Observera att den här sökningen endast söker efter den aktuella mappen som du har valt som standard. Om du vill söka allt måste du klicka på Bläddra knappen längst upp till höger.

Om du vill söka allt väljer du Inkorgen och markerar sedan Sök undermappar rutan längst ner.

Nu på huvudsökskärmen ser du Tid längst ner, men det ger dig bara samma alternativ som dropdown i bandet. För att göra en mer avancerad sökning måste du klicka på Avancerad flik.

Här måste du bygga dina egna sökkriterier. Klicka på Fält,sedan gå till Datum / Tidfält och välj Mottagen. Klicka nu på Tillstånd och rulla ner till botten tills du ser andra alternativ som på eller efter, på eller innan, och mellan.

Om du väljer mellan, då kan du skriva in datum som 01/01/2005 och 12/31/2005 och klicka sedan på Lägg till i lista. Här är vad min sökning ser ut.

Observera att du kan fortsätta lägga till fler kriterier i listan för att begränsa resultaten. I mitt exempel ovan kommer jag bara att få alla e-postmeddelanden i det datumintervallet, vilket förmodligen kommer att vara för många.

Om du vill hitta det äldsta e-postmeddelandet i Outlook väljer du på eller innan villkor och skriv bara in ett datum som du tycker är ganska gammalt.

Justera datumet beroende på hur många e-postmeddelanden du får. Det ska vara ganska lätt att hitta den äldsta e-postmeddelandet i hela din Outlook-fil med den här sökningen.

En annan populär sökning är att leta efter den största e-posten i din PST-fil. För att göra detta klickar du på Fler val fliken i Avancerad sökning och du får se ett alternativ för storlek längst ner. Välja större än och skriv sedan in ett värde i kilobyte. Om du vill hitta e-postmeddelanden som är större än 5 MB, skriver du till exempel 5000.

Det här är bara några av de sökningar du kan utföra med Avancerad sökning. Dessutom kan du skriva allt detta i sökrutan med hjälp av söksyntax och få samma resultat. Till exempel kan jag helt enkelt skriva in MESSAGE:> 5 MB och få samma resultat.

Jag kommer inte att gå igenom alla olika sökalternativ i det här inlägget eftersom Microsoft har en sida som listar ut alla olika söksyntaxalternativ. Förhoppningsvis, med hjälp av verktygen ovan kommer du att kunna hitta det e-postmeddelande du letade efter. Njut av!