6 tips mot att inte ha meningslösa möten
Oavsett om det var ad hoc eller en schemalagd, verkar de flesta möten inte hjälpa till alls när det gäller att få jobb. Du skulle tro att få alla som är involverade i projektet att sitta ner och prata genom problemen som uppskötts, då brainstorming för sätt att lösa dem med, skulle vara till hjälp på ett eller annat sätt. Tja, dessa killar på WebEx säger att möten är meningslösa. Och jag är helt säker på att de flesta är överens om att någon gick och gjorde det här: en kalkylator för att ta reda på hur mycket pengar som slösades bort, bara genom att ha möten!
Skämt åt sidan, ett dåligt hanterat möte tar anställda bort från vad de betalas att göra, lämnar telefoner obevakad, e-post obesvarade. Och värst av allt, folk kommer oftast bort från mötet med mer att göra än uppnått - bra, precis vad jag behövde, fler saker att göra. Men det är inte att säga att möten borde tas helt ut ur arbetsplatsen. Här är några förslag som hjälper till att snabba på saker i ett möte.
1. Gång på sextio minuter
Det borde vara ett brott för möten för att vara längre än en timme. Heck, det borde vara a synd för planerad möten för att vara så långa. Logiken är enkel: Vad är meningen med att ta dina anställda bort från sitt arbete så att de kan prata om vad de gör?
(Bildkälla: Fotolia)
Om det bara är en rapport, kan de alltid skicka ett förslag, eller få det gjort med en 23 kb e-postbilaga. Om allt du vill ska hållas i slingan, ta avdelningschefen till ditt kontor eller ta en cuppa med honom eller henne efter jobbet, få den information du behöver och släpp dem tillbaka i naturen 15 minuter senare.
Veckovisa framstegsmöten kan knappast vara till hjälp, eftersom det mesta jobbet behöver längre än en vecka att komma till växt, och det skulle vara dumt att bara sitta och stirra på varandra om vi inte har något att rapportera.
Poängen är: Möten bör öka produktiviteten, inte fördröja processer. Gör varje mötesfråga och låt dem räkna.
2. Nod-ders, håll ut
Det finns många möten där det var främst en person som pratar och alla andra håller med om Taler. Om möten var där bara för att höra folk echo stöd, kan du lika bra placera en inspelning av talaren i mötesrummet för att alla ska kunna nöja sig.
(Bildkälla: Fotolia)
För att åtgärda detta har du bara beslutsfattare i rummet. Och du vill ha de som inte är rädda för att tala sina tankar. Du vill ha den verkställande som kommer att kämpa för din avdelnings bit av budgeten där inne. Du vill ha chefen som kan avhjälpa extra och irrelevant arbetsbelastning på dina vägnar. Du vill ha den modiga handledaren av din för att berätta för din chef, "Nej, pappa. Vi är inte får dig en ny bil. Laget vill åka till Bangkok i år, och vi ska dricka champagne i flygningen! "
Poängen är: Om du kommer att sitta fast i ett möte skulle det vara värt din timme att ha lite mångfald i de beslut som fattades.
3. Vad pratar vi om igen?
Hur många gånger under ett möte, har en av dina kamrater fråga din chef något irrelevant till ämnet till hands, och de spenderar åtminstone en annan timme som försöker lista ut det medan du lurar med telefonen och försöker att inte se sig irriterad?
Det är inte ovanligt att få tankens tåg avspärras av en plötslig fråga, men om man genom att svara på den frågan och alla andra frågor på listan över dagordningen går obesvarad, kommer detta att påverka produktiviteten hos övriga anställda.
(Bildkälla: Fotolia)
Gör det till en punkt att ha a begränsad antal dagordningar som ska uppnås genom varje möte och se till att den som stolen möter uppnår de förinställda dagordningarna; inte mer inte mindre. Använd sextio minuters mark som drivkraft för att få agendorna rensade ut så snart som möjligt. Om det finns andra saker att vara med och om det bara är mellan några få personer snarare än hela laget som sitter inne i mötesrummet, be dem att ta det ut, före eller efter mötet.
Poängen är: Håll dig på rätt väg för att göra dina möten värda.
4. Idéerna är billiga; komma med lösningar
Inget stavar en dålig slut på ett möte än att ha deltagare som kommer med ett tomt sinne. Numera kommer tomma förslag bara inte att skära det. Bosses vill ha track records. Cheferna vill ha avkastning. Ledare vill ha genomförbarhet. Och de vill inte bara tända glödlampor, de vill bevisa att en idé kan och kommer arbete. För att få det beviset bör du först göra din forskning.
(Bildkälla: Fotolia)
När du inte gör det händer detta.
Ashkin Fureit: Du vet vad jag tycker att vi ska försöka byta till en ny leverantör.Du: Vem har du i åtanke?Ashkin Fureit: Åh, jag känner inte till några nya leverantörer. Jag trodde bara att det skulle vara en bra idé att byta till en ny eftersom den här alltid är sen.
Gruppen börjar gå över bollen och slösa ytterligare 15 minuter innan de hoppa till nästa agenda. Vid nästa möte används samma leverantör fortfarande.
Om Ashkin redan hade i sina händer kontaktar alternativa leverantörer, deras citat och deras föreslagna leveransdatum, kunde laget bestämma var och då vilken ny leverantör att ta. Detta problem skulle ha lösts på mindre än fem minuter.
Poängen är: Ta ägandet av dina idéer och börja med det. Sluta föreslå lysande idéer bara för att vänta på att någon annan ska utföra den.
5. Kristallklar kan bara klippa den
Hur ofta kommer du ut ur ett möte och tänker på att din chef hade sagt en sak men det var inte det du hörde? Få allt klart upp innan du rensar ut. Om kommunikation är ett bestående problem är det en bra idé att få din chef att upprepa sig själv medan du har andra vittnen i rummet.
(Bildkälla: Fotolia)
Poängen är: Förtydliga ditt lags mål innan du börjar starta på olika målposter.
Om det inte fungerar kan du prova nästa tips.
6. Ge mig en minut
Mötesminuter är bra verktyg för att få saker att köra om du vet hur man gör dem rätt. Till att börja med borde det ha ett antal saker: vad har bestämts vad behöver man göra och vem har ansvaret för att göra det och tidsfristerna för det. Det första skulle säkerställa att mötet verkligen var användbart för någonting, den andra säkerställer att alla har tilldelats sina respektive roller, och den tredje gör dem svett.
(Bildkälla: Fotolia)
Om du kommer ut utan att veta vad som just hänt i mötesrummet, kommer minuten att hjälpa dig och alla andra får din lagring rätt. Annars, vad är möten för?
Poängen är: Ingen lurar sig när saker blir inkedda.
Slutsats
Man vet bättre än att generalisera, varför jag skulle vilja veta dina synpunkter på möten: arbetar de? Är de nödvändiga på dagens arbetsplats? Har ditt kontor försvunnit den stressiga veckovisa eller månatliga ritualen som är kontorsmötet? Dela dina tankar i kommentarfältet nedan.
