Bilagor, signaturer och säkerhet

I den här lektionen fokuserar vi på bilagor och hur du kan spruce upp dina e-postmeddelanden med en personlig signatur.

SCHOOL NAVIGATION

1. Lär känna Gmail
2. Mobilapp, Komponera e-post och Samtal
3. Inkorgen och etiketter
4. Mailfilter och Star System
5. Bilagor, signaturer och säkerhet
6. Inbjudningar och Vacation Responders
7. Använd Gmail som en uppgiftslista
8. Flera konton, tangentbordsgenvägar och fjärransluten signout
9. Använd ditt Gmail-konto för att komma åt andra konton
10. Power Tips och Gmail Labs

Vi avslutar saker med information om hur du bäst skyddar dina kontodata och säkerhetskopierar dina uppgifter lokalt så att du alltid har det, även om du tar bort ditt konto.

bilagor

Att lägga till en bilaga till ett e-postmeddelande i Gmail är enkelt. Bäst av allt, med Gmail kan du undvika förlägenhet att skicka ett uppföljningsemail om du glömmer att bifoga en fil.

OBS! Gmail-meddelanden kan vara upp till 25 megabyte (MB) i storlek. Om du behöver skicka bilagor i meddelandet som får det att vara större än 25 MB kan du istället lägga in filer från Google Drive. Det finns ingen gräns för antalet bifogade filer per meddelande, så länge du inte överskrider 25 MB storleksgränsen.

Ett sätt är att klicka på "Bifoga filer" längst ner i fönstret "Komponera".

Välj dina filer som ska bifogas meddelandet i dialogrutan "Öppna". Du kan bifoga flera filer i taget genom att välja flera filer på samma sätt som du vill i Utforskaren. Klicka på "Öppna" för att bifoga de valda filerna.

Framstegen i bilagans bifogad fil visas längst ner i meddelandet.

Nu, vad om du glömmer att bifoga dina filer? Gmail låter dig inte glömma. Gmail känner igen när du har skrivit vissa fraser i meddelandets kropp, och innan det skickar meddelandet visas ett påminnelsemeddelande.

Klicka på "Avbryt" och bifoga filerna innan du skickar meddelandet.

Några av följande fraser leder till att påminnelsen om anknytning visas.

• se bifogad
• se bifogat
• se det bifogade
• bifogas denna e-postadress
• Jag har bifogat
• Jag har bifogat
• Jag har med
• Jag har inkluderat
• bifogad fil

Använd Dra och släpp för att bifoga filer

Du kan också dra och släppa filer på ett meddelande du komponerar för att bifoga dem. Dra bara en fil från ett Explorer-fönster till meddelandet du komponerar.

Ställ in en e-post signatur i Gmail Mobile

Med en e-post signatur kan du automatiskt ta med några rader av kontaktuppgifter (eller annan information) längst ner i varje utgående e-postmeddelande, så att du enkelt kan annonsera ditt företag eller dig själv.

Med Gmail kan du skapa en signatur för att inkludera i meddelanden du skriver.

För att skapa en signatur som automatiskt läggs till i e-postmeddelanden som du skriver i Gmail, klicka på inställningsväxeln och välj "Inställningar" i rullgardinsmenyn. Håll dig på fliken "Allmänt", rulla ner till "Signatur" och välj alternativet nedan "Ingen signatur" för att aktivera funktionen.

Ange texten som du vill använda som din signatur. Om du har en logotyp kan du infoga det som en bild med din text eller på egen hand. Du kan också lägga till hyperlänkar till text i din signatur genom att välja texten för länken och klicka på länken på verktygsfältet.

OBS! Om du vill lägga till en bild i din signatur måste du använda en bild som är tillgänglig offentligt på webben. Till exempel, för att använda företagets logotyp kan du kanske hitta den på företagets webbplats och kopiera URL-adressen därifrån. Du behöver en webbadress för att inkludera en bild i din signatur. Om bilden du vill använda inte redan är tillgänglig på webben kan du använda webbplatser som Blogger och Google Sites för att skapa en enkel webbplats och ladda upp din bild till den. Eller du kan använda en bild värdtjänst.

Under "Länk till" anger du om länken är till en "Webadress" eller en "E-postadress". Ange webbadressen eller e-postadressen i rutan "Till vilken webbadress ska den här länken gå?" Om du vill testa länken för att säkerställa att den fungerar klickar du på "Testa den här länken." När du är nöjd klickar du på "OK".

Länken är infogad. När markören är på någon av länkad text visas ytterligare alternativ. Du kan "Gå till [länken]," Ändra "länken eller" Ta bort "länken. För att dölja dessa alternativ, antingen klicka på "X" på höger sida av rutan, eller klicka på någon annan icke-länkad text i signaturen.

Gmail infogar automatiskt två streck (-) ovanför din signatur, vilket skiljer det från meddelandets kropp, som visas nedan.

Du kan välja att lämna ut bindestreck. För att göra det, välj "Infoga denna signatur före citerad text i svar och ta bort rutan" - "som föregår den" kryssrutan. Observera att det här alternativet också sätter in din signatur innan citerad text i svaren.

Klicka på "Spara ändringar".

Du kan redigera eller radera signaturen manuellt när den är infogad i ett nytt meddelande.

Ställ in en e-post signatur i Gmail Mobile

Med Gmail-appen kan du skapa en signatur för användning i appen som skiljer sig från signaturen du konfigurerar i Gmail i en webbläsare.

Vi visar dig hur du gör en signatur på en Android-telefon. Om du vill lägga till en signatur i Gmail-appen på en Android-telefon klickar du på telefonens menyknapp och väljer "Inställningar" från popupmenyn.

På skärmen "Inställningar" trycker du på e-postadressen för det konto som du vill konfigurera en signatur för.

Tryck på alternativet "Signatur" på skärmen "Inställningar".

Ange din signatur i dialogrutan "Signatur" och tryck på "OK".

OBS! Du kan trycka på "Enter" i signaturen för att lägga din signaturtext på flera linjer, men du kan inte lägga till hyperlänkar till texten i din signatur i Gmail-appen.

Signaturen visas under alternativet "Signatur" på skärmen "Inställningar".

Tryck på knappen "Tillbaka" på din telefon två gånger för att återgå till din inkorg. Tryck på "Komponera" -knappen.

Den signatur du definierade läggs automatiskt till i det nya e-postmeddelandet.

Ställ in flera signaturer

Du kan bara lägga till en signatur i Gmail. Det finns dock en väg kring denna begränsning i webbläsaren. Om du behöver flera signaturer i Gmail kan du skapa ytterligare sådana med funktionen "Innehållsansvar" i Gmail Labs.

Vi kommer att täcka den här funktionen i lektion 10 när vi pratar om avancerade funktioner i Gmail Labs.

Håll ditt konto och datasäker

Vi vill byta växlar lite under resten av denna lektion för att fokusera på kontosäkerhet och säkerhetskopiera dina data. Eftersom du kommer att hålla så mycket av ditt liv i (kontakter, kalendrar, uppgifter osv.) Ditt Gmail-konto är det absolut nödvändigt att du vet hur du håller den säker, säker och vid behov hur du återställer dina data , till exempel, bestämmer du någonsin att du vill radera ditt konto.

Säkra dina data med hjälp av Google-kontoinställningar

Du kan ändra ditt lösenord, alternativ för kontoåterställning och meddelanden i avsnittet "Säkerhet" i avsnittet "Konton".

För att komma åt skärmen "Konton" klickar du på knappen "Inställningar" och väljer "Inställningar" i rullgardinsmenyn. Klicka på "Konton" överst på skärmen "Inställningar".

I avsnittet "Ändra kontoinställningar" kan du ändra ditt lösenord, ändra alternativen för återställning av lösenord och komma åt andra "Google-kontoinställningar".

Ändra ditt Gmail-lösenord

Det är en bra idé att ändra dina lösenord varje gång för att förhindra obehörig åtkomst till dina onlinekonton, inklusive Gmail. Om du misstänker att någon kanske har fått tillgång till ditt Gmail-konto, bör du omedelbart ändra ditt lösenord.

För att ändra ditt lösenord, öppna huvudskärmen "Konton" enligt ovan. Klicka på länken "Ändra lösenord" i avsnittet "Ändra kontoinställningar".

På skärmen "Ändra ditt lösenord" anger du ditt "Aktuella lösenord" och anger sedan ett "Nytt lösenord" igen i "Bekräfta nytt lösenord" och klicka på "Ändra lösenord" för att acceptera ändringen.

Återställ eller återställ ditt Gmail-lösenord om du har glömt det

Om du har glömt ditt Gmail-lösenord finns det några sätt att återställa eller återställa det.

Gå till avsnittet "Konton" på skärmen "Inställningar", som diskuterats tidigare. Klicka på länken "Ändra lösenordsåterställning" i "Ändra kontoinställningar".

Använd skärmen "Återställningsalternativ för konto" för att ytterligare säkra ditt Google-konto och för att ge sätt att få åtkomst till konto om du glömmer ditt lösenord.

Du kan tillhandahålla ett "Mobiltelefonnummer" för att skydda ditt konto, en "Återställ e-postadress" som tillåter Google att kontakta dig om ändringar i ditt konto och en "Alternativ e-postadress", som ger en annan återställningsadress, såväl som En annan metod för att logga in på ditt Google-konto.

Du kan också tilldela en "säkerhetsfråga" till ditt konto för att ytterligare fastställa att detta verkligen är ditt konto när du kontaktar Google om det.

Gör några ändringar du vill ha för dina återställningsalternativ för konton och klicka på "Spara" när du är klar.

Få ett extra säkerhetslager med 2-stegs verifiering

I avsnittet "Säkerhet" på skärmen "Konton" kan du också använda 2-stegs verifiering till ditt konto för att ge ett extra säkerhetslager med din mobiltelefon.

När du väljer att lägga till 2-stegs verifiering till ditt Google-konto, kommer du, när du anger ditt lösenord, sedan att skriva en numerisk kod till din mobiltelefon. Därefter verifierar du din identitet genom att ange koden på nästa skärm, dvs andra steg.

Se vår artikel om hur du säkrar ditt Google-konto med 2-stegs verifiering för detaljerad information om hur du konfigurerar den här funktionen.

Skydda din integritet med alternativen Extern bild

Hittills har Gmail alltid frågat dig innan bilder visas i e-postmeddelanden. Vissa avsändare kan försöka använda bilder för att leverera virus eller skadlig kod till din dator eller mobilenhet, vilket äventyrar säkerheten.

Från och med december 2013 ändrade Google hur Gmail hanterar bilder i e-post. I din webbläsare kommer Gmail automatiskt att visa bilder i dina meddelanden. Denna ändring kommer att rulla ut till Gmail för Android och iOS "i början av 2014."

Gmail meddelanden fortsätter dock vara säkra. Normalt serveras bilder direkt från de ursprungliga externa värdservrarna. Men nu serverar Gmail alla bilder via Googles egna säkra proxyservrar. Detta skyddar dig på följande sätt:

• Avsändare kan inte använda bildhämtning för att få information som din IP-adress eller -plats.
• Sändare kan inte ställa in eller läsa cookies i din webbläsare.
• Gmail kontrollerar dina bilder för kända virus eller skadlig kod.

Gmail fortsätter att skanna varje meddelande för misstänkt innehåll och om Gmail anser att en avsändare eller ett meddelande misstänkt eller potentiellt skadligt kommer bilderna inte att visas och du kommer att bli ombedd om du vill se bilderna.

Så, Google kommer fortfarande att ansvara för säkerheten för bilder som tas emot via Gmail. Enligt Google är "din e-post nu säkrare, snabbare och vackrare än någonsin."

Välj Om du vill visa bilder automatiskt i inställningarna

Om du inte vill att bilder ska visas automatiskt kan du fortfarande välja att visa bilder per meddelande.

Se vår artikel om How-To Geek om du vill veta mer om den här funktionen och om hur du ändrar inställningarna så att du kan bestämma att visa bilder för varje meddelande separat.

Säkerhetskopiera dina data

Du har alltid lärt dig att det är en bra idé att säkerhetskopiera dina data, till exempel dokument, anteckningar, etc., och detsamma gäller e-post, kalenderdata och kontakter.

Du har nu möjlighet att exportera en kopia av dina data från olika Google-produkter, till exempel Kalender och Kontakter, och du kan snart exportera en kopia av dina Gmail-meddelanden.

Varje Google-tjänst arkiveras i ett annat format. Information om var och en av de format som är tillgängliga för de olika tjänsterna finns på Googles hjälpsida.

För att arkivera din Google-data klickar du på knappen "Inställningar" och väljer "Inställningar" i rullgardinsmenyn och klickar på fliken "Konton" på skärmen "Inställningar"..

I avsnittet "Ändra kontoinställningar" på skärmen "Konton" klickar du på länken "Google-kontoinställningar".

Klicka på "Ladda ner data" under "Konto" på skärmen "Konton".

Klicka på "Skapa ett arkiv" på skärmen "Hämta en kopia av dina data".

På nästa skärm kan du välja de Google-produkter som du vill ladda ner data för. Följ anvisningarna på skärmarna för att skapa ditt arkiv.

Du kan också klicka på länken "Mina arkiv" i övre högra hörnet för att komma åt dina arkiv och hämta dem till din dator.

Säkerhetskopiera ditt Gmail-konto med andra metoder

Du kan också använda ett open source-verktyg som heter GMVault för att ladda ner en säkerhetskopia av ditt Gmail-konto. Detta är ett kommandoradsverktyg som kan användas i Windows, Linux och Mac OS X.

Om du inte är bekväm med ett kommandoradsverktyg kan du använda den gratis e-postklienten Thunderbird för att ladda ner och säkerhetskopiera din e-post från ditt Gmail-konto.

Om du använder Ubuntu har vi beskrivit hur du använder ett program som heter Getmail för att säkerhetskopiera ditt Gmail-konto.

Du kan även säkerhetskopiera dina Gmail-meddelanden genom att automatiskt vidarebefordra dem till en annan e-postadress. Google Hjälp beskriver hur du gör det här. Observera att den här metoden endast säkerhetskopierar e-postmeddelandet du mottar, inte ditt skickade mail.

Kommer härnäst…

Lägga till bilagor till Gmail-meddelanden är en snap och bäst av allt, om du är den glömska typen, kommer systemet att påminna dig. Det är bra nyheter, speciellt om du har lagt till en snygg professionell utseende, och du vill inte skämma bort dig själv genom att glömma att inkludera en fil.

Ännu viktigare är att du nu har en bättre förståelse för de säkerhetsalternativ som är tillgängliga för dig och hur du bäst kan behålla ditt konto samtidigt som du behåller dina värdefulla data.

Nästa lektion kommer att diskutera inbjudningar och semesterreaktörer så att du aldrig kommer att sakna en viktig händelse och du kan låta folk snabbt veta när du är ute av kontoret och när du kommer tillbaka.