Håller reda på förändringar gjorda till ett dokument

Nu när du har installerat mallen för ditt dokument i lektion 1 och det första utkastet till ditt dokument har skrivits, är det redigeringstid. Om du har flera personer som samarbetar på dokumentet kan du använda funktionen Spårändringar i Word för att veta vilka ändringar som gjorts och vem gjorde dem.

SCHOOL NAVIGATION

1. Använda mallar för att säkerställa vanlig layout och formatering
2. Håller reda på förändringar gjorda till ett dokument
3. Använda kommentarer för att ange ändringar i ett dokument
4. Begränsa och skydda dokument och mallar
5. Versioning, jämförelse och kombinering av dokument

När du ändrar ett dokument med "Spårändringar" aktiverat visas alla ändringar du gör i dokumentet som en färgad markering, varje granskare har tilldelats en annan färg.

Den borttagna texten försvinner inte - den är korsad och textdisplayer är understrukna. Detta låter dig se alla ändringar i dokumentet innan du gör dem permanenta och väljer att acceptera eller avvisa varje ändring. Vi visar hur du accepterar och avvisar ändringar senare i den här lektionen.

I den här lektionen visar vi hur du aktiverar funktionen Spårändringar och använder de olika vyerna. För att se till att andra granskare spårar deras ändringar kan du låsa "Spårändringar" -funktionen på. När alla ändringar har gjorts måste varje ändring ses över. Vi visar hur du accepterar och avvisar ändringar. Anpassa "Track Changes" -funktionen med de många tillgängliga alternativen.

Slå på spårändringar

För att aktivera "Spåra ändringar" klickar du på fliken Granskning och klickar på "Spåra ändringar."

När "Track Changes" är på visas knappen med en blå bakgrund.

Nu visas alla ändringar du gör i dokumentet som färgade markeringar.

Ändra Markup Visa och dölj bana ändringar

När du slår på "Spåra ändringar" finns det olika sätt att visa uppmärkningen. Visningen "All Markup" visar alla faktiska revisioner i ditt dokument, som visas ovan. Detta är standardvyn för dokument som öppnas med "Spårändringar" på. Om du har många ändringar i dokumentet kan det dock bli förvirrande att läsa det med alla revisioner som visas.

För att förbättra läsbarheten för ditt dokument kan du använda "Enkel markering" -vy, som döljer komplexa markeringar. Observera att varje ändring markeras med en vertikal streck till vänster om texten. Klicka på den här fältet för att växla från "All Markup" -vy till "Simple Markup" -vy.

OBS! Byta markupvyer påverkar alla spårade ändringar i dokumentet, inte bara den där du klickade på den vertikala streck.

Visningen "Enkel markering" döljer de spårade ändringarna i texten och kollapsar kommentarer (diskuteras i lektion 3) i små ballonger och de vertikala streck som visar spårade ändringar visas i rött. Klicka på fältet igen för att växla till "All Markup" -vyn och se alla inline-spårade ändringar.

Du kan också ändra markupvyer med hjälp av rullgardinsmenyn "Visa för granskning" i avsnittet "Spårning" på fliken "Granskning"..

Förutom "Enkel uppmärkning" och "All Markup" -vyer kan du också välja "No Markup" för att se den slutliga versionen av dokumentet, som om alla spårade ändringar godkändes (vi diskuterar att acceptera och avvisa ändringar senare i den här lektionen) eller "Original" för att visa originalversionen av dokumentet. Alternativen "Ingen markering" och "Original" döljer både inline-markeringen.

OBS! Alternativen "No Markup" och "Original" hjälper också vid utskrift av ett dokument som har markerat ändringar i det. Om du döljer de spårade ändringarna skrivs de inte ut.

Visa revisioner i ballonger snarare än Inline

Som standard visas de flesta revisionerna inline, med själva texten markerad. Du kan dock välja att visa revisionerna i ballonger, vilket flyttar de flesta revisionerna till rätt marginal. Detta kan göra dokumentet enklare att läsa och ballongerna ger mer detaljerad information om vissa markeringar.

För att visa revisioner i ballonger, klicka på fliken "Granska" och klicka sedan på "Visa markering" i avsnittet "Spårning". Välj "Ballonger" och sedan "Visa revideringar i ballonger" från rullgardinsmenyn.

De flesta ändringar visas i "Markup Area" i den högra marginalen. En viss tillagd text visas dock fortfarande inline.

Om du vill visa markeringarna inline igen väljer du Ballonger från rullgardinsmenyn "Visa markering" igen och väljer sedan antingen "Visa alla revisioner inline" eller "Visa endast kommentarer och formatering i ballonger".

OBS: Att dölja de spårade ändringarna blir inte av med dem. Du måste godkänna eller avvisa varje ändring för att ta bort dem helt innan du distribuerar ditt slutliga dokument. Vi diskuterar att acceptera och avvisa ändringar lite senare i denna lektion.