Mailfilter och Star System

Dagens Geek School-lektion kommer att bredda vår diskussion av etiketter i Gmail för att inkludera filter och sedan gå vidare till spårning av viktiga e-postmeddelanden med stjärnor.

SCHOOL NAVIGATION

1. Lär känna Gmail
2. Mobilapp, Komponera e-post och Samtal
3. Inkorgen och etiketter
4. Mailfilter och Star System
5. Bilagor, signaturer och säkerhet
6. Inbjudningar och Vacation Responders
7. Använd Gmail som en uppgiftslista
8. Flera konton, tangentbordsgenvägar och fjärransluten signout
9. Använd ditt Gmail-konto för att komma åt andra konton
10. Power Tips och Gmail Labs

Etiketter är bra men de kan användas mycket mer effektivt genom att integrera filter, så meddelanden som anländer uppfyller vissa kriterier, har automatiskt en etikett eller etiketter applicerade. Detta hjälper mycket med organisationen och kan kraftigt minska inkorgen kaos.

Skapa ett nytt filter med hjälp av sökrutan

För att skapa ett nytt filter ska vi ange sökalternativ i rutan "Sök" och skapa ett filter från sökningen. För att göra detta klickar du på nedåtpilen i rutan "Sök".

Ange dina sökkriterier i sökrutan. Du kan välja att söka efter meddelanden från en viss person eller en hel domän (@ example.com), med vissa ord i ämnet, samt andra villkor.

För att skapa ett filter baserat på den här sökningen, klicka på länken "Skapa filter med den här sökningen".

Filteralternativen visas. Markera kryssrutorna som anger vad du vill göra med meddelanden som matchar sökkriterierna.

Till exempel valde vi att alltid markera meddelanden som kommer in från den angivna e-postadressen med "HTG School" -iketten och att alltid markera dessa meddelanden som "viktig". Vi bestämde oss även att tillämpa filtret på alla befintliga e-postmeddelanden från den här personen.

OBS! Om du vill att dina etiketter ska fungera som mappar kan du välja "Hoppa över inkorgen (arkivera den)" för att automatiskt flytta e-postmeddelanden till etiketter när de anländer. Detta håller dina e-postmeddelanden mer organiserad, men du kan riskera att missa ett viktigt meddelande eftersom det inte kommer att visas automatiskt i din inkorg.

När du har angett dina filterkriterier klickar du på "Skapa filter".

OBS! När du väljer att vidarebefordra ett meddelande som en åtgärd i ett filter kommer endast nya meddelanden att påverkas. Eventuella befintliga meddelanden som filtret gäller gäller inte vidarebefordras.

Ett meddelande visar att ditt filter har skapats. Observera i den skärmdumpen, alla meddelanden från den personen är märkta med "HTG School" -iketten.

Meddelandena märktes också som viktiga automatiskt (etikettikonen till vänster om avsändarna fylls i med gult).

Skapa ett nytt filter med inställningsskärmen

Du kan även skapa ett filter i "Inställningar".

Öppna skärmen "Inställningar" som beskrivits ovan och klicka på länken "Filters" längst upp.

Klicka på länken "Skapa ett nytt filter".

Ange dina sök- och filterkriterier på samma sätt som i föregående metod och klicka på "Skapa filter" i dialogrutan för filteralternativ.

I stället för att hamna i din inkorg, returneras du till skärmen "Filters" och ditt nya filter är listat. Du kan redigera, ta bort eller markera den som ska exporteras (exporterande filter kommer att diskuteras senare i den här lektionen).

Klicka på "Inkorg" -iketten för att återgå till din inkorg.

Använd ett specifikt meddelande för att skapa ett nytt filter

Du kan även skapa ett filter baserat på ett befintligt meddelande. För att göra detta, välj ett meddelande i din meddelandelista eller i en etikett.

Klicka på "More" -knappen och välj "Filtrera meddelanden som dessa" i rullgardinsmenyn.

Observera att fältet "Från" i dialogrutan "Filter" fylls i automatiskt. Ange eventuella andra filterkriterier du vill ha och klicka på "Skapa filter med den här sökningen."

Ange dina filterkriterier genom att välja filteralternativ i nästa dialog som beskrivits tidigare.

OBS! Du kan använda den här metoden för att ställa in filter för att automatiskt ta bort oönskade e-postmeddelanden när du mottar dem.

Applicera samma filter på många avsändare

Du kan använda ett filter för att hantera meddelanden från ett antal olika e-postadresser. Till exempel kan vi ange att märka meddelanden från flera personer med "HTG School" -iketten. För att göra detta, öppna dialogrutan sökalternativ med nedåtpilen i rutan "Sök".

Lägg till varje e-postadress i fältet "Från", separerad med ordet "ELLER" och klicka på "Skapa filter med den här sökningen".

Om du vill använda samma etikett på meddelanden från någon av dessa e-postadresser markerar du kryssrutan "Använd etiketten" och väljer önskad etikett från popuplistan. Applicera andra åtgärder för detta filter och klicka på "Skapa filter".

OBS! Kom ihåg att markera kryssrutan "Applicera filter för matchande konversationer" om du vill tillämpa det här filtret på meddelanden som du redan har fått från dessa två e-postadresser.

Exportera och importera filter

Nu när du har lärt dig hur du konfigurerar filter har du förmodligen skapat några mycket användbara filter som du kanske vill använda i andra Gmail-konton. Du kan exportera filter från ett konto och importera dem till ett annat.

Exportera ett filter

För att exportera ett filter, öppna först "Filters" -skärmen på skärmen "Inställningar" (med växelknappen "Inställningar"). Välj sedan det filter du vill exportera i listan och klicka på "Exportera".

OBS: Du kan välja flera filter som ska exporteras samtidigt.

I dialogrutan "Spara som", navigera där du vill spara filtret. Filtret sparas som en XML-fil med ett standardnamn som du kan ändra om du vill, var noga med att lämna förlängningen som .xml och klicka på "Spara".

Nu har du en fil som du kan säkerhetskopiera, överföra till en annan dator, dela med en vän eller importera till ett annat Gmail-konto.

Importera ett filter

För att importera ett filter till ditt Gmail-konto, gå till "Filters" på skärmen "Inställningar" och klicka på länken "Importera filter".

Under "Importera filter" klickar du på "Välj fil".

OBS! Om du ändrar dig om att importera filtret, klicka på länken "Avbryt import".

I dialogrutan "Öppna", navigera till den plats där du sparade ditt exporterade filter. Välj filen och klicka på "Öppna".

Filnamnet är listat bredvid knappen "Välj fil". Klicka på "Öppna fil" för att öppna filen och importera filerna i den.

Ett meddelande visas under rutan "Sök" medan filterfilen öppnas. Det kan ta en stund, beroende på hur många filter som finns i filen.

Alla filter i den valda filen anges under "Importera filter". Välj de filter du vill importera. Om du vill tillämpa de importerade filerna på befintliga e-postmeddelanden (precis som du skulle när du skapade ett nytt filter) markerar du kryssrutan "Anmäl nya filter till befintlig mail" och klickar på "Skapa filter".

En dialogruta visar hur framstegen i filtreringsskapet har utvecklats. Du kan avbryta skapandet av filtren genom att klicka på "Stopp".

När filtren har skapats visas de i din lista på skärmen "Filters".

Håll reda på viktiga e-postmeddelanden med Star System

Med Gmails stjärnsystem kan du markera dina viktigaste e-postmeddelanden så att du enkelt kan hitta dem senare. Som standard är stjärnmärkta meddelanden märkta med en gul stjärna, men du kan lägga till andra färger och typer av stjärnor.

Stjärnor visas till vänster om avsändarens namn i din inkorg.

Lägg till en stjärna i ett meddelande

Om du vill lägga till en stjärna i ett meddelande i din inkorg, klicka på stjärnikonen bredvid avsändarens namn, enligt bilden ovan.

Du kan också lägga till en stjärna i ett meddelande när det är öppet. För att göra detta klickar du på stjärnikonen i det övre högra hörnet av meddelandet till höger om datumet. I samtal kommer det att vara till höger om det första meddelandet högst upp i samtalet.

Om du vill lägga till en stjärna i ett meddelande du komponerar klickar du på pilen "Fler alternativ" i nedre högra hörnet av fönstret "Komponera"..

Flytta musen över alternativet "Label" och välj sedan "Add star" från undermenyn.

I meddelandet "Skickat brev" har meddelandet som du skickade spelats in med stjärnan.

Använd Multiple Star Designs på dina meddelanden

Med Gmail kan du använda flera färger och typer av "stjärnor" för att differentiera meddelanden från varandra.

Den här funktionen är användbar om du vill markera flera meddelanden med varierande nivåer av betydelse. Du kan till exempel använda en lila stjärna för meddelanden som du vill läsa igen och en röd utropstext för meddelanden som du behöver följa upp på.

Klicka på knappen "Inställningar" och välj "Inställningar" i rullgardinsmenyn. På fliken "Allmänt", bläddra ner till "Stjärnor" sektionen. Dra ikoner från avsnittet "Ej i bruk" till avsnittet "Använd" för att lägga till olika typer av stjärnor. Om du har mer än en typ av stjärna i bruk, klickar du på stjärnikonen bredvid ett e-postmeddelande genom alla stjärnor som används. Om du stärker ett meddelande medan det är öppet tillämpas bara den första stjärntypen.

Hitta stjärnrad meddelanden

Om du vill se alla dina stjärnmärkta meddelanden klickar du på etiketten "Starred" på vänster sida i Gmail-huvudfönstret. Du kan också söka efter stjärnmärkta meddelanden genom att skriva "är: stjärnmärkt" i rutan "Sök".

Hitta meddelanden med en viss typ av stjärna

Om du har använt flera olika typer av stjärnor för att markera dina meddelanden kan du söka efter en viss typ av stjärna. För att göra detta, sök med "har:" med stjärnans namn (t ex "har: red-bang").

För att få reda på namnet på en viss stjärna, gå till fliken "Allmänt" på skärmen "Inställningar" och sväng musen över önskad stjärntyp. Stjärnans namn visas i en popup.

Det finns också en lista över stjärnnamn i hjälphantering för avancerad sökning i hjälp av Gmail.

Håll stjärnmärkta meddelanden ur den primära fliken

Om du organiserar din inkorg med hjälp av de konfigurerbara flikar som nämnts tidigare i den här lektionen ingår även meddelanden från andra flikar som är markerade med en stjärna i fliken "Primär". Om du inte vill se stjärnmärkta meddelanden från de andra flikarna på fliken "Primär" kan du stänga av det här.

Klicka på "+" -ikonen till höger om flikarna.

I dialogrutan "Välj flikar för att aktivera", avmarkera kryssrutan Inkludera stjärnan i primär och klicka på "Spara".

Kommer härnäst…

Vi är här nu i slutet av lektionen 4 men redan är du väl på väg till att vara en Gmail-proffs! På bara fyra korta dagar vet du nu så mycket som du behöver veta för att verkligen skapa din inkorg, och meddelanden kommer nu automatiskt att hitta sig till sina angivna etiketter utan att fylla i inkorgen.

.