Varför behöver du formler och funktioner?

Den här How-To Geek School-klassen är avsedd för personer som använder Excel, eller försöker använda Excel, men skrämmas av begreppet formler och funktioner. Dess mål är att göra dig till en Excel-proffs eller åtminstone en kompetent amatör på bara några lektioner.

SCHOOL NAVIGATION

1. Varför behöver du formler och funktioner?
2. Definiera och skapa en formel
3. Relativ och Absolut Cellreferens och Formatering
4. Användbara funktioner du bör lära känna
5. Sökningar, diagram, statistik och pivottabeller

Notera: För uninitiated är detta den allra första lektionen i den första serien för How-To Geek School. Vi kommer att köra en ny lektion varje vardag, måndag till fredag, från och med nu tills vi har täckt varje ämne. Så håll dig uppdaterad för mer, och vi kommer att göra ett formellt meddelande om hur det fungerar nästa vecka.

Vad är Excel och varför behöver vi det?

Om du är kontorsadministratör använder du förmodligen Excel. Ditto om du är en säljare. Om du är en finansanalytiker, förstås du behöver Excel. För dessa och många andra yrken är arbetet med kalkylblad ett viktigt verktyg i den dagliga rutinen.

Människor som är matematikguider kommer antagligen att omedelbart ta till Excel och använda den som en naturlig förlängning av sina beräkningsprocesser. De flesta av oss ... behöver nog lite hjälp i den avdelningen.

Om du inte uppmärksammade i högskolealgebraklassen, var inte orolig! Allt du behöver göra är att lära dig några grundläggande kunskaper om formler och funktioner från denna How-To Geek School-serien och tillämpa dem på ditt arbete.

Om du inte vet om du behöver Microsoft Excel, har du förmodligen inte visat vad den kan göra. När du väl vet kan du hitta sätt att använda det i ditt arbete för att göra komplicerade och tråkiga uppgifter enklare.

Microsoft Excel är mer än bara ett program för att skriva in namn och nummer. Om du till exempel bara vill lista namnen på elever i din klass kan du bara skapa ett Word-dokument. Word är bra för att skriva essäer och göra listor men att göra beräkningar, du behöver Excels formler och funktioner.

En kort rundtur i Excel-gränssnittet

Innan vi dyker in, låt oss bara korta granska Excel-gränssnittet. Du kanske redan vet alla dessa saker, men det gör aldrig ont för att granska.

När du öppnar ett tomt Excel-kalkylblad är det känt som en "arbetsbok" eller "bok" och varje kalkylblad i en bok är känt som ett "kalkylblad" eller "ark".

Toppet på appen domineras av "bandet" (grått), som delas in i "flikar" (röda), som sedan vidare indelas i "sektioner" (blå).

Nedan är bandet "namnlåda" som låter dig byta namn på "celler" och sedan till höger om det är ett område som låter dig skapa alla viktiga "formler". Om du sveper över varje ikon kan du se Syftet med varje knapp, men det vi är mest bekymrade över är det brett område där våra formler och funktioner kommer att visas.

Slutligen är arbetsbladet ordnat i "kolumner" (betecknade med bokstäver) och "rader" (anges med siffror). Varje plats är en "cell" och en grupp av celler är känd som ett "intervall". Om du har flera ark i en bok kan du snabbt bläddra igenom dem med hjälp av flikarna som ses under arket. Nedanför kan du justera sidvisningarna och zoomnivån i den grå statusfältet.

Det är det, ganska enkelt, och bara en kort översikt över några av terminologin du kommer att stöta på i HTG-skolan.

Vad är en funktion?

En funktion är en beräkning eller operation som returnerar ett resultat. Inmatningarna i en funktion heter "argumenter".

Alla funktioner börjar med ett lika tecken [=]. På så sätt kan Excel inte behandla argumenten som text. Till exempel = AVERAGE (2,4) är en funktion men AVERAGE (2,4) är bara en textsträng. Utan en lika tecken, kommer Excel inte att beräkna ett resultat. Argumenten i denna funktion är 2 och 4.

Obs! Excel använder stora bokstäver till listfunktioner, men du kan använda små eller stora bokstäver när du skriver dem.

I Excel kan "Funktionsbiblioteket" hittas på fliken "Formler".

Det finns 13 kategorier av funktioner, varav några är:

• Matematisk: AVERAGE () - beräknar medelvärdet av en serie siffror.
• Datum och tid: DATEVALUE () - konverterar en textsträng som "30 november 2013" till ett nummer så att du kan använda det här numret i andra datum- och tidsfunktioner. Du kan inte göra matte med datum om du inte konverterar dem till nummer först. Vi förklarar detta i detalj i lektion 4.
• Text: LEN () - returnerar längden på en sträng. Till exempel = LEN ("Excel") är 5.
• Logisk: IF () - IF () funktionen är skriven som = IF (, sedan A, annars B). Så, om "test" är sant, är resultatet A; om "test" inte är sant, då B.
• Lookup och referens: Dessa behövs för att söka upp värden på annat håll i kalkylbladet. Till exempel ser VLOOKUP i en tabell med värden för att hitta en cell.

Hur kan du använda den här sista? Tja, för att få veckodagen i text från en datumfunktion. Du kan använda VLOOKUP för att skanna ett bord för att ändra detta nummer till något lättare att förstå, som "onsdag".

Det finns också specialfunktioner för ekonomi, teknik och statistik som listas separat på menyn "Fler funktioner".

Vad är en formel?

En formel är kombination av "operatörer", "operander" och "funktioner".

Till exempel lägger funktionen = SUM en lista med nummer (den används så ofta, som anges på den första menyn i Excel, förkortad av den grekiska bokstaven Sigma (Σ), vilken är den notation som matematiker använder för att summera en serie ).

Du använder en formel som att göra en beräkning för hand. Till exempel kan du sätta din familj budget till en formel som denna:

Återstående pengar = (4 * vecko lön) - inteckning - mat - verktyg

Operatörerna multipliceras [*] och subtraherar [-]. Operandorna är värdena "veckolön", "inteckning", "mat" och "verktyg". Resultatet är "återstående pengar".

Namn och adresser

Värdena för "mat" och de andra operanderna är namn som du definierar i Excel. Utan ett "namn" skulle du behöva använda "adressen".

Adressen till en cell skrivs med kolumnnotation. Raderna ges siffror och kolumnerna, bokstäverna. Den första cellen i kalkylbladet är A1. När du har nått slutet av alfabetet är raderna numrerade AA, AB, BA, BB, och så vidare.

Formler kan vara mer komplicerade än familjebudgeten. I gymnasieskolan lärde du dig att omkretsen är radius gånger pi kvadrat eller πr².

I Excel kan du skriva detta med formeln = PI () * radie ^ 2.

Här är PI () den fungera som returnerar numret 3.14 och "radie" är ett "namn" som vi har gett till en cell som innehåller radieen; "Operatörerna" är exponent (^) och multiplikatorn (*).

Order och förekomst

Parentes används för att indikera order och prioritet i beräkningarna.

Området i en cirkel kan vi också skriva πrr men inte (πr)², så du måste förstå ordning och prioritet för att få rätt svar. Exponenter utvärderas före multiplikation, så parenteser behövs inte i detta fall. Funktionen kvadrerar radien först och multiplicerar den med Pi.

Om du vill eliminera eventuella tvivel kan du vara explicit och skriv = Pi * (radie ^ 2).

Vi kommer att utforska order och prioritet ytterligare i lektion 2.

Kommer härnäst…

För återstoden av denna serie kommer vi att koncentrera oss på fyra nyckelområden:

Lektion 2: Definiera och skapa formuleringar

För att komma igång är det första objektet att utforska hur man skapar formler och förstår de grundläggande reglerna:

• Så här skapar du en formel
• Beräkningsoperatörer
• Order och förrang
• Visa hur en funktion används inom en formel

Lektion 3: Cellreferens och formatering

I den här lektionen diskuterar vi de tre typerna av cellreferens (relativ, absolut och blandad), formatering, hur man flyttar eller kopierar och formel och cirkulära referenser.

Antag att du har en formel i cell B1 som säger = A1 * 2. Om du kopierar den här formeln till cell B2 (en cell till höger) ändras också cellreferensen.

Den nya formeln säger B1 * 2. Du kan använda dollarteckenet ($) för att förankra cellreferensen så att kopiering det inte ändras där den pekar (oroa dig inte, vi täcker det här lite).

Lektion 4: Användbara funktioner du bör lära känna

Denna lektion förklarar några av de mest använda funktionerna och hur vi kan tillämpa dem i användbara beräkningar och hur man "nestar" funktioner.

Att boa en funktion innebär att en funktion placeras inuti en annan. Om du till exempel vill veta vilken dag idag är, skriv = WEEKDAY (NU ()).

NU () ger dagens datum och WEEKDAY () förvandlas till ett nummer från 1 till 7. NU () är "nestad" inom WEEKDAY ().

Lektion 5: Avancerade funktioner: Om, Nested-If och Lookups

Om du vill skapa komplexa modeller eller algoritmer måste du veta hur man kombinerar logik- och uppslagsfunktioner, inklusive IF och nestade IF-uttalanden och sökningar inklusive VLOOKUP och HLOOKUP.

Ett exempel på uppslagningsfunktionen skulle vara = COLUMN (). Detta ger kolonnnumret för en cellreferens, exempelvis A = KOLUMN (A1).

Vi täcker också korta pivottabeller. Ett pivottabell används för att extrahera mening från data. Till exempel kan du ta en lista över försäljning och gruppera dem efter region eller säljare för att ge dig summan för varje.