28 tips för digital avveckling och organisation

De flesta av oss spenderar mycket tid på digitala utrymmen Inuti våra datorer och mobiler, och precis som vårt riktiga utrymme krävs digitalt utrymme städar, organisation, och till och med någon form av förnyelse från tid till annan för att den ska fungera fullt ut.

Så, i den här artikeln delar jag en massa tips om hur du kan effektivt declutter och hantera ditt digitala utrymme.

1. Kram inte arbetet till en enda dag

Ta inte din digitala rymdfärg, det kan vara så bra som en källare. Så, innan du trott i verksamheten att städa upp, ta en fågelperspektiv av vad det än är du vill declutter eller organisera.

Oavsett om det är en e-postkorg eller mappen Downloads, Undvik att underskatta mängden arbete att göra och den tid du behöver. Om du har tillräckligt med ledig tid att lägga upp allt arbete på en dag - det är bra, annars, ta det lugnt istället för att sylt-packa allt i en enda session, eftersom det kommer att göra mer skada än bra.

2. Etikett eller fil e-post med hjälp av filter

För varje e-postmeddelande som kommer från någon får du ofta e-post från, t.ex. kollegor eller verktygsföretag, Skapa ett lämpligt filter att märka, eller fil det automatiskt, till exempel i “Arbete” eller “Sedlar”.

Detta håller dina e-postmeddelanden organiserade och när du måste se en uppsättning relaterade e-postmeddelanden, säg att du vill se alla räkningar du har fått i en månad, kan du helt enkelt leta efter lämplig etikett. Alla e-posttjänster och appar följer med filterinställningar (Gmail, Yahoo, iCloud, Microsoft Outlook).

3. Låt webbläsaren fråga var du ska spara nerladdningar

I din webbläsare, aktivera det alternativ som låter dig välja var att spara en nedladdad fil (Chrome, Firefox, Opera, IE) om det inte redan är aktiverat. När som helst du hämtar en fil istället för att låta den gå direkt till mappen Downloads, skapa en relevant undermapp och spara det där.

Om du hämtar filer relaterade till ett projekt, lägg till namnet på projektet till den nya mappen. På det här sättet, när du behöver en fil (eller en grupp relaterade filer) och du kommer inte ihåg sitt namn, åtminstone vet du var det kan hittas.

Radera filer från mappen Hämtningar är också lättare på detta sätt. När du är klar med ett projekt eller om du bara inte behöver en viss uppsättning relaterade filer längre kan du bara ta bort mappen.

4. Ta inte bort filer, arkivera dem

I namn av decluttering, du behöver inte radera varje fil det behövs inte för tillfället. Om de är delvis nedladdade eller tillfälliga filer eller liknande, radera dem. Om de kan användas senare, organisera dem därefter.

Med många alternativ som molnlagring, extern hårddisk etc. kan du spara filer utan att behöva oroa sig för att gå ur minne.

5. Sortera efter datum under organisationen

Sortera alla dina filer efter datum först innan du går igenom gänget. Chansen är att du hittar de filer som skapats eller hämtades samma dag tillhör samma projekt / kategori, vilket gör att de blir enklare att organisera.

6. Använd snabbsökning för mobilappar

Om du har för många appar på din telefon (och telefonen hanterar fortfarande det bra) kanske du behöver en snabbsökningsfunktion att hitta och öppna appar (leta efter snabbsökningsapps i Google Play).

När du har för många appar, ingen mängd organisationer kommer att göra att leta efter en app i sjön av appar lättare än en snabbsökning. Stör inte att skapa mappar om varje mapp fortfarande kommer att innehålla många apper. Om du har Siri eller Ok Google aktiverat kan du även använda dem för att starta appar.

7. Organisera appar efter färg

Om du har en ett litet antal appar på din telefon, och med små menar jag ett antal appar som kan fylla en eller två hemskärmar, och du vill att de ska vara lite mer organiserade för att lättare hitta dem, sortera dem efter färg.

Om du inte vill spendera tid sortera dessa färger exakt, bara separera ikonerna enligt varma och kalla färger, och ge varje en egen hemskärm.

8. Använd symboler och emojis

Långa överflödiga ord för mappnamn eller etiketter kan ibland också lägga till visuell rubbning. Använd emojis och symboler där det är tillämpligt på krympa namnen.

9. Koppla bort onödiga tjänster

I alla e-post och sociala konton du håller, leta efter någon inställning som kommer att lista alla tjänster eller appar som är kopplade till det kontot. Om du hittar en tjänst eller app som du inte längre använder koppla bort det från ditt konto.

Detta kan minska oönskade e-postmeddelanden, meddelanden och annonser och skydda dina kontouppgifter från appar från tredje part som du inte längre behöver. Ta en titt på följande länkar för att leta efter anslutna appinställningar i Google, Yahoo, Facebook och Twitter.

10. Använd inte kalendrar för dosering och noteringar

Att använda kalendrar för att hålla sig organiserad är stor och nästan alla kalendrar har alternativen Lägg till händelser, att göra saker och anteckningar till en dag. Om något behöver göras på en viss dag det är en händelse och bör markeras så i kalendern.

Att göra saker, dock, variera varje dag och borde vara granskas dagligen. Att skilja kalendrar från att göra saker och anteckningar ger en mindre överväldigande och överdriven översikt över din tid.

11. Ladda inte filer till arkivet

I stället för att ladda ner filer till din dator för arkivering, öppna ditt molnlagring och spara det där. Om ditt molnlagringsprogram levereras med ett alternativ att spara filer direkt via webbadresser, använd det eller prova webbläsaretillägg eller tjänster från tredje part det låter dig göra detsamma.

12. Hyr eller ström istället för att köpa eller ladda ner

Ladda inte filmer, låtar, e-böcker och om du är inte säker på att de är klassiker att du kommer att återvända till mycket ofta. Detta sparar utrymme och håller ditt bibliotek mer hanterbart.

13. Prenumerera inte, skaffa flöden

Prenumerera inte på e-post från webbplatser, istället, välj att få flöden. Det finns gott om RSS-läsartjänster, som Feedly, som håller dig uppdaterad med innehållet på webbplatser som du vill bli informerad om regelbundet.

14. Spara i processfiler, inte export

Om du har planerat att arkivera (lagra) en fil och det filen har en processfil, till exempel en Word-fil i en PDF-fil som exporteras från den, eller en Photoshop-fil med en PNG-bild som exporteras från den, spara filprocessen och inte slutprodukten (om inte du kommer att behöva exporten ganska ofta).

Detta säkerställer att du varje gång du behöver den slutliga versionen få den mest aktuella exporten av dina processfiler, samtidigt som du sparar lite utrymme på hårddisken.

15. Tilldela ett utskriftsfönster

Låt oss vara ärliga, inget tal kan hindra någon från att kolla Facebook och Twitter medan du arbetar. Om du kommer att förhalas på sociala medier öppna dessa konton i ett separat webbläsarfönster och behåll din “arbetssätt” fönster fri från distraktioner, vilket gör det lättare för dina ögon att låsa ner på en flik när du behöver det.

Bonus: du måste stäng bara ett fönster och det stänger alla dina sociala medier sidor.

16. Planera dina säkerhetskopior och lagring

Det är en bra sak att Har ett lagringsutrymme för en enhet, men bara på hur många ställen? Med en mängd moln och externa lager finns det det lätt att bli oorganiserad På så sätt: vissa filer i Dropbox, vissa i Google Drive, några i Amazon, några på pennstationer ... du får kärnan.

Så planera din lagring av en enhet i förväg. Det är bra att separera arbets- och personliga filer. För arbete kanske du vill välja en lagringsmetod som används främst på din arbetsplats.

Välj ett lagringssystem som är mångsidig, vilket gör det enkelt att dela eller överföra filer till andra system. Ibland är fysisk lagring obligatorisk, till exempel en start-CD. I dessa fall gör några verklig organisation.

17. Spara lösenord innan du använder

Det är många lösenordshanteringsapp tillgänglig online, eller om du är gammal-skolan få en anteckningsbok att notera alla lösenord. Hantering av lösenord kommer därför inte att vara ett problem om varje gång du registrerar dig för ett nytt konto kommer du ihåg att notera lösenordet och kontoinformationen in i ditt huvudlösenordsvalv.

Om du är glömlig om detta försök att utveckla vanan med Spara ditt lösenord först i ditt valv och skapa sedan kontot. På det här sättet kommer du att ha alla dina konton information och lösenord ordnade i ditt valv utan att misslyckas.

Men om du av någon anledning inte kan komma åt ditt lösenord valv och du kan inte skjuta upp kontot skapande tills du gör det, Ange en påminnelse att lägga till lösenordet och kontoinformationen till valvet.

18. Kontrollera om mobila webbplatser är lika bra som appar

Idag är många webbplatser mycket optimerade för mobila användare, så mycket att vissa av dem är lika bra som deras mobil app motsvarighet. Så om du hittar en tjänst som är lätt att använda och tillräckligt snabb i den mobila webbläsaren lika mycket som den mobila appen motsvarar ta bort appen från din telefon och börja använda webbplatsen.

19. Separata e-post-ID

Om du har en webbplats eller om du är en del av ett företag, är chansen att du har en motsvarande arbetsuppgifter. Men om det inte är fallet borde du skapa en. en separat e-post för arbete och personligt bruk är ganska snyggt.

Det hjälper dig att hantera dina e-postmeddelanden bättre; mindre spam kommer att störa dina arbetsuppgifter eftersom du kommer att ge bort din personliga e-post för abonnemang och sådant.

Om du är en social media-entusiast ett e-post-ID bara för dina sociala konton Det är inte heller en dålig idé.

20. Använd fler prylar, få mer utrymme

Om offline lagring av låtar, videor, e-böcker och foton i telefonen är viktigt och du är ofta slut på minne, varför försök inte använder separata prylar av särskilda skäl?

Det här tipset är antagligen inte lämpligt för dem som inte gillar att bära extra bagage runt. Om det inte är det här kan det vara den bästa lösningen för dig: a musikspelare, en e-läsare, en kamera, en mini videospelare, eller a hybrid av några av dessa.

Du kan också lagra dina filer i externa hårddiskar som fungerar med din mobiltelefon (via portar, adaptrar eller WiFi), och lagra och använd filer därifrån.

21. Inga filer på skrivbordet

Jag förstår det skrivbordsutrymme finns för snabb åtkomst av filer du jobbar med, och jag har också verkligen inget mot en skrivbordsskärm som är täckt med filer och appar, så länge det fungerar för dig. Men om skrivbordsskärmen är en av dina problematiska digitala utrymmen, så skulle mitt råd vara spara inte något på skrivbordet.

Samma som för mobilappar, bry dig inte om att skapa undermappar eller arrangera ikoner av något system. Det finns en stor synlig skillnad när du ser filer på en skrivbordsskärm och inuti en mapp. På skrivbordet är det för visuellt och distraherande, medan det i en mapp är mindre visuellt, mer textbaserat och därmed lite lättare att bearbeta.

22. Försök skapa ett nytt socialt mediakonto

Jag skulle rekommendera den vanliga borren av ofullständiga konton du inte längre vill ha för att se uppdateringar från och omkonfigurerar din anmälan, sekretess och annonsinställningar i sociala medier för att tämja dem, men för vissa är det lättare sagt än gjort.

Om din sociala medier är överväldigande svårt att hantera du kan börja på nytt; Det är en praktisk lösning. Du kan antingen skapa ett nytt konto, Vänligen vänta med dina vänner / följare från gammal konto lite efter en och sedan när du är nöjd, ta bort ditt gamla konto.

Eller, Ta bort ditt konto först, Vänta tills det raderas från socialmediaservern och registrera dig med samma användarnamn. Men om det är ett nytt konto eller en gammal, regelbundet underhåll av foder är viktigt.

23. Förbättra dina telefonkontakter

Låt inte telefonens kontaktapplikation vara ditt kontaktarkiv. Spara kontakter i din dator-fortsätt och lagra så många som du vill ha där och behåll dem så länge du vill och lägg till alla detaljer som du kan tänka på för dem.

Men i din telefon, behåll endast relevanta, senaste och nödvändiga kontakter. Detta effektiviserar automatiskt de kontakter som visas i dina mobilappar och dig kommer inte att få onödiga konto rekommendationer.

24. Organisera bilder i kronologisk ordning

jag är inte helt mot lagring av bilder på en enhet. Om du ofta bläddrar igenom gamla bilder eller om du är den personen som håller skrivbordsunderlägg för bildspel, bör du hålla dina foton på din enhet och rena filer till rymden någon annanstans.

Även om, oavsett var du lagrar dina foton finns det bara ett rätt sätt att organisera dem, bara en-kronologisk.

Foton är associerade med minnen som i sin tur är förknippade med tiden, så se till att du skapar mappar för alla bilder från enskilda händelser, lägg sedan alla händelsemappar i en mapp som heter efter en månad eller ett år. Den sista mappen (mest övre nivå) ska alltid vara ett år.

25. Tänk tre gånger innan du installerar något

Jag vet att om du har för många applikationer kan du alltid “avinstallera” dem och jag rekommenderar använder en avinstalleringsapp det rensar upp alla överblivna filer från en mjukvara. Men i de flesta fall, filer kommer vara lämnat bakom sig efter en avinstallation. Det är inte mycket att oroa sig för men över tiden (år, det är) kan de också lägga till.

Om du är tekniskt kunnig snorkar du efter för kvarvarande filer och rensa dem manuellt (vilket är bättre än vad många appar kan göra IMO) men om du är obekväma med det då undvik onödiga installationer i första hand, särskilt på mobiltelefoner.

26. Prova inbyggda appar först

Även om jag sa att ha en bra avinstallatör skulle vara trevligt, i de flesta fall skulle jag säga första användningsapplikationer som är redan tillgänglig i ditt operativsystem.

Nästan alla operativsystem levereras med skiv- och minnesrengöringsverktyg; använd dem till rensa tillfälliga filer och cacheminne. Dessutom har alla operativsystem, inklusive mobila enheter, appar som listar löpande tjänster i din enhet, använder dem till stoppa oönskade bakgrundstjänster och frigöra RAM.

27. Tona ner på produktivitetsprogram

Här är min hundratals ansvarsfriskrivning; Jag hävdar inte att alla produktivitetsprogram där ute är onödiga, faktiskt så många alternativ på marknaden gör det lättare för oss att hitta något som nästan uteslutande är anpassat för oss.

Men om du använder för många produktivitetsprogram du är ganska vara produktiv när man försöker vara produktiv än faktiskt vara produktiv.

En kalender och en att göra-lista kommer att göra. Gör inte både offline och online (om inte off-line planering är terapeutisk för dig), använd antingen en och hålla sig till det religiöst.

28. Få hjälp

Om du läser det här långt in i det här inlägget har du tålamod att göra en framgångsrik avvecklingskup.

Någon som är lite mer messig med sitt offlineutrymme troligtvis vara densamma i sitt digitala utrymme. Och i verkligheten lever såväl organiserade som oorganiserade människor idag, så en digital organisationsramp är ännu inte i varje självproklamerad oorganiserad persons schema.

Men, när ett visst tröskelvärde är korsat kan det orsaka stress, och den desorganisationen kommer reflektera i alla aspekter av ditt liv, inklusive digital.

Så, precis som du ibland skulle be om någon hjälp i realtidssamarbete, gör det digitala decluttering med någon, för. Jag är säker på att en oavbruten spree i Facebook med dina IRL-vänner kommer att vara uppfriskande.