10 tips för att fakturera dina frilans klienter professionellt

Låt oss möta det, medan du får pengar kan vara mycket beroendeframkallande, fakturering är en total mardröm för frilansare, speciellt designers med konstnärlig talang. Men sanningssidan om frilansverksamheten är att du inte bara behöver din designkunskap för att lyckas, men noggrant och klokt hantering av fakturering för att hålla din verksamhet slät utan problem från den finansiella sidan eller frustration från klientsidan.

Vi pratar om professionalism, men faktiskt allt du behöver är att göra det rätt. Välja rätt faktureringsprogramvara, implementera rätt policy och debiteringsmetod, fråga om rätt betalningsmetod, hantera fakturapostret, den här artikeln handlar om att dela rätt tips för att du ska kunna göra rätt fakturering. Så lära av tipsen rätt, så är du på rätt sätt att göra rätt och viktigast, professionell fakturering. Fullständig detalj efter hopp!

1. Använda god fakturering programvara

Det första du behöver göra när du förbereder fakturor för dina kunder är att välj bra faktureringsprogram. Det finns gott om faktureringsprogram på marknaden som hjälper dig att skapa övertygande fakturor, så du behöver nog inte oroa dig för att välja rätt.

Det är bättre att använda en online fakturering programvara eftersom det hjälper dig att enkelt spåra dina kunder och hur mycket pengar du är skyldig. Några av faktureringsprogrammen betalas service medan andra är gratis. Oavsett vilken programvara du väljer att använda, se till det uppfyller alla dina behov med de funktioner du behöver.

Nedan följer några bra rekommendationer:

Freshbooks
LessAccounting
BlinkSale

Alternativt kan du kolla in våra detaljerade postfaktura och bokföringstjänster för Frilansdesigners.

2. Komma upp med dina policyer

Det är normalt att man vill betala efter att ha arbetat för en kund. Men i den verkliga världen Inte alla kunder betalar i tid. Som en frilans grafisk formgivare kommer du att stöta på envisa kunder som betalar hälften av beloppet, försvinner sedan. Vissa av dina kunder kommer även att vägra att betala dig. För att minimera händelserna i sådana fall måste du komma överens med betalningssätt.

(Bildkälla: Fotolia)

Som en del av din arbetspolicy bör du överväga följande faktorer:

Vilket betalningssätt använder du - kontanter, checkar eller kreditkort?
Hur mycket ska kunden betala som en betalning?
Kommer du att börja jobbet utan några betalningar?
Hur många dagar kommer du att vänta innan kunden betalar?
Ska du ålägga straff för sena betalningar?
När kommer klienten att få det slutliga arbetet - före eller efter betalning?

Tänk på att dessa policyer inte är skrivna i sten utan bara fungera som riktlinje. Det kommer att finnas tillfällen där du kommer att bli tvungen att vara flexibel och ändra dina policyer för att tillgodose en klient.

3. hålla fast vid dina policyer

Kunder gillar inte överraskningar. Låt kunderna veta om dina policyer, inklusive din prissättning. De bör också informeras om eventuella ändringar görs på policyn.

(Bildkälla: CodyYoung)

Kunderna kan vägra betala eller kan vara benägna att göra sena betalningar om de är förvånad över alla uppgifter på dina fakturor. Som en frilans grafisk formgivare behöver du utveckla ett förtroende med dina kunder, vilket gör allt kristallklart på din policy kommer inte bara att ge dig mer förtroende för kunderna utan också fler jobb till dig.

4. Tänk på dina avgifter

Du har hört den första regeln om prissättning är aldrig att underlätta. Det här är så sant. Dina priser måste vara i linje med dina konkurrenters. Tör inte att citera lägre priser för att locka kunder.

(Bildkälla: Fotolia)

Anledningen är att om du prissätter dina tjänster, är du mer benägna att locka till billiga kunder som ger dig långa och tråkiga jobb och sedan försvinna utan att ens betala en cent. Också bestämmer din prissättningsmetod. Bestäm om du ska fixa din prissättning utifrån jobbet eller timmen, informera kunden så att de inte har några tvivel om hur du tar betalt.

5. Inkludera tjänster och avgifter

Alla dina fakturor ska tydligt ange vilka tjänster som utförts och den Belopp som tas ut. Det gör det enkelt för kunderna att förstå vad de blir ombedda att betala för. Detta kommer också att hjälpa dig och kunden övervaka vad som redan har betalats och det utestående beloppet, vilket ger en uppdaterad rekord över betalningar och avslutade uppgifter.

(Bildkälla: Fotolia)

Observera dessutom att flertalet frilansare grafiska designers föredrar sina kunder att betala på förhand innan de börjar projekt. Således, när du skapar en faktura tydligt Ange om betalningen gäller för hela eller delar av projektet.

6. Godkända betalningsmetoder

Det är viktigt för kunderna att klart vilka betalningstjänster har gjorts. Vissa av dina kunder kan vara bekväma att betala kontant, medan andra kan vara villiga att skriva checkar eller göra kreditkortsbetalningar. Det är okej så länge du väljer en metod som är acceptabel för dig och dina kunder.

Några av alternativen du kan överväga är:

PayPal
MoneyBookers
AlertPay

För de flesta designers är PayPal deras favoritval eftersom det är bekvämt, snabbt och säkert. Här är en artikel som du kanske är intresserad av - 10 mest frågade frågor om PayPal.

7. När är betalningarna förfallna?

Många frilans grafiska designers misslyckas med att få betalt för projekt som görs eftersom de inte informerar sina kunder om betalningar är förfallen. Se till att inkludera ett förfallodatum på varje faktura du skickar för att minska förekomsten av sena betalningar.

Observera att inklusive inlämningsdatum på faktura är till hjälp även om dina kunder alltid gör sina betalningar i tid, pratar om säkerhet.

8. Inkludera dina kontaktuppgifter

När du utformar din faktura, glöm inte att Ange ditt fullständiga namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Några av de fakturor du skickar kommer att passera genom flera personer innan man får betalt. Det är mycket lättare om den person som tar emot fakturan vet varifrån den är. Dessutom kan de behöva klargörande På några få saker och med din kontaktinformation blir det lättare för dem att nå dig.

(Bildkälla: Fotolia)

Underlåtenhet att inkludera dina kontaktuppgifter på fakturan kan leda till förseningar av betalningar. Klienter kan också behöva din kontaktinformation som en del av sin registerhållningspolicy.

9. Nummera dina fakturor

Som frilansare måste du hantera många kunder och i processen skickar du ut massor av fakturor. Således måste du komma överens med ett sätt att övervaka och organisera dina fakturor.

(Bildkälla: Fotolia)

Huvuddelen av faktureringsprogrammet som nämns ovan inkluderar a numreringssystem, som du kan använda för att hålla reda på betalningar. Ett bra numreringssystem gör att du kan övervaka betalningar och hålla reda på sena betalningar eller klienter som har defaulted. Det sparar helt enkelt dig tid och arbete som söker här och där, eller slutade faktureringsklienter som redan har betalat.

10. Bevaka faktura

Kom alltid ihåg det backup är frälsaren av alla affärsproblem. Det är så viktigt att om du misslyckas med att göra det och du har tappat bort dina fakturor, kommer det inte att finnas något sätt att spåra vilka kunder som har fakturerats och vilka inte är.

(Bildkälla: Fotolia)

Växa en vana, alltid säkerhetskopiera din fakturapost. Du kan kopiera dem, skriva ut dem eller hämta dem i datorns lokala lagring, så länge du har en kopia av dem. Spara alla e-postmeddelanden och brev relaterade till fakturan så när något händer, har du alltid en extra referens, och du kommer tacka dig för att behålla dem bra.

Bonus: Gör Följ Ups

Inte alla dina kunder kommer att svara på dina fakturor i tid. När förfallodagen närmar sig, fråga snällt från kunderna oavsett om de har skickat sina betalningar eller inte. Ja, vara artig när man följer upp, eftersom vissa kunder är villiga att betala, kunde de helt enkelt ha glömt betalningarna.

(Bildkälla: Fotolia)

Slutligen måste du vara systematisk när du arbetar med fakturering problem som upptagits av dina kunder. Att reagera i tid för din kunds betänkligheter visar din professionalism och ökar sannolikheten för att de ger dig fler projekt.

Redaktörens anteckning: Det här inlägget är skrivet av Kevin Harter för Hongkiat.com. Kevin är grafisk formgivare, vanlig bloggare och ägare av Crystalint Media. När han inte vrider sin hjärna med ny grafisk designteknik, kan han hitta desperat försök att skriva en dikt!